Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa giúp bạn tự động hóa công việc thường ngày với nhân viên và khách hàng. Quy tắc tự động hóa xử lý các hành động như giao nhiệm vụ, gửi thông báo và tạo tài liệu. Trình kích hoạt theo dõi hành động của người dùng, chẳng hạn như mở email hoặc ký tài liệu. Khi một hành động cụ thể xảy ra, trình kích hoạt sẽ chuyển mục sang giai đoạn tiếp theo.
Quy tắc và kích hoạt tự động hóa trong Bitrix24
Bạn có thể sử dụng các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa để quản lý quá trình ký tài liệu.
Giải pháp tự động hóa: tự động hóa công việc của các bộ phận trong công ty
Trong bài viết này:
Thêm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa
- Đi tới Tự động hóa > Giải pháp tự động.
- Chọn giải pháp tự động hóa cần thiết và SPA.
- Nhấp vào Quy tắc tự động hóa > Tạo.
- Chọn giai đoạn mà bạn muốn thêm quy tắc.
- Nhấp vào Xử lý tài liệu.
- Chọn quy tắc hoặc kích hoạt bạn cần.
Thêm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa
Ký văn bản với nhân viên
Nó làm gì
Khi một mục đạt đến một giai đoạn cụ thể, quy tắc này sẽ tạo một tài liệu từ một mẫu. Đầu tiên nó sẽ gửi tài liệu đến đại diện công ty, sau đó đến nhân viên để ký.
Tại sao sử dụng nó
Sử dụng quy tắc này để tự động gửi tài liệu để ký. Ví dụ: thỏa thuận đào tạo hoặc hợp đồng làm việc từ xa.
Cài đặt quy tắc tự động hóa
Sử dụng quy tắc này để tự động gửi tài liệu để ký. Ví dụ: thỏa thuận đào tạo hoặc hợp đồng làm việc từ xa.
Làm thế nào để thiết lập nó
Thêm mẫu tài liệu làm sẵn hoặc tạo mẫu mới.
Chọn một tài liệu từ danh sách mẫu hoặc tạo một tài liệu mới.
Chữ ký điện tử cho nhân sự: Tạo mẫu tài liệu
Nhân viên ký kết
-
Mẫu tài liệu. Chọn một mẫu hiện có hoặc tạo một mẫu mới.
- Nhân viên ký kết.
- Bấm vào Chọn.
- Mở tab Vai trò.
- Chọn một vai trò được liên kết với trường nhân viên.
- Nếu cần, hãy tạo trường có loại ràng buộc Nhân viên trong cài đặt SPA.
Các trường tùy chỉnh trong hóa đơn và Tự động hóa quy trình thông minh
Hệ thống tự động điền người tham gia dựa trên mẫu đã chọn. Bạn có thể thay đổi chúng mà không cần chỉnh sửa mẫu.
Khi quy tắc chạy, biểu mẫu tài liệu sẽ xuất hiện trong phần Chữ ký điện tử cho nhân sự.
Trình kích hoạt phê duyệt tài liệu
Nó làm gì.
Di chuyển mục sang giai đoạn khác khi quá trình phê duyệt tài liệu bắt đầu.
Phê duyệt tài liệu trong Chữ ký điện tử Bitrix24 cho HR
Tại sao lại sử dụng nó. Giúp theo dõi thời điểm tài liệu đang được xem xét. Ví dụ: khi người quản lý phê duyệt đào tạo.
Trình kích hoạt hoàn thành tài liệu
Nó làm gì
Di chuyển mục khi quá trình hoàn thành tài liệu bắt đầu.
Điền tài liệu vào Bitrix24 e-Signature dành cho nhân sự
Tại sao sử dụng nó
Cho biết tài liệu đang được điền hoặc xác minh.
Kích hoạt ký tài liệu đã bắt đầu
Nó làm gì
Di chuyển hạng mục khi văn bản được gửi đến đại diện công ty để ký.
Tại sao sử dụng nó
Cho thấy quá trình ký đã bắt đầu.
Trình kích hoạt ký tài liệu đã hoàn tất
Nó làm gì
Di chuyển mục khi ký xong hoặc bị từ chối.
Tại sao sử dụng nó
Cho phép bạn theo dõi kết quả cuối cùng. Ví dụ: xác nhận rằng thỏa thuận đã được ký trước khi tiếp tục.
Tính năng
Chọn kết quả cần theo dõi: bất kỳ kết quả nào, đã ký hoặc bị hủy.
Tóm lại
- Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa giúp tự động hóa việc ký tài liệu với nhân viên.
- Tài liệu Ký với quy tắc nhân viên tạo và gửi tài liệu để ký.
- Khi quy tắc chạy, tài liệu sẽ xuất hiện trong phần Chữ ký điện tử cho nhân sự.
- Trình kích hoạt theo dõi các bước chính: phê duyệt, hoàn thành và ký.
