Quy trình làm việc tự động hóa các công việc hàng ngày. Chúng giúp việc phê duyệt các tài liệu trong công ty, giao tiếp với khách hàng và kiểm soát việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể định cấu hình phê duyệt hóa đơn tự động, gửi thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng của họ hoặc tự động tạo nhiệm vụ cho nhân viên.
đi đến Tự động hóa trang - Quy trình làm việc - Quy trình làm việc .
Các trường để kiểm soát quy trình công việc
Danh sách chứa thông tin chính về quy trình làm việc: ngày thực hiện hoạt động cuối cùng, nhân viên phê duyệt quy trình, trạng thái và thời gian thực hiện.
Hoạt động . Ngày và giờ của thay đổi cuối cùng trong quy trình làm việc. Có hai loại bộ đếm trong trường Hoạt động:
- Màu đỏ - để hoàn thành bài tập
- Màu xanh lá cây — để đọc nhận xét trong biểu mẫu quy trình làm việc
Ví dụ: một nhân viên đã bắt đầu Chuyến công tác quy trình làm việc và để lại nhận xét. Người chịu trách nhiệm sẽ nhìn thấy cả hai quầy: đỏ và xanh.
các Quy trình làm việc phần hiển thị tổng số của cả bộ đếm màu đỏ và màu xanh lá cây.
Người tham gia . Cột hiển thị những người tham gia quy trình công việc và tổng thời gian họ đã dành.
Thời gian thực hiện của mỗi bước được làm tròn theo quy tắc toán học. Khoảng thời gian chỉ có thể chỉ định một đơn vị thời gian: một giây, một phút, một giờ, một ngày hoặc một tháng. Hãy xem xét các ví dụ:
- Quá trình kéo dài 11 phút 15 giây - cột sẽ hiển thị 11 phút.
- Quá trình này kéo dài 57 giây—- đây là một đơn vị thời gian nên cột sẽ hiển thị 57 giây.
Trạng thái . Cột chứa các nút để thực hiện quá trình. Nếu quy trình công việc đã bị từ chối, hoãn lại hoặc hoàn thành thì trạng thái của nó sẽ được hiển thị.
thời gian . Tổng thời gian của quy trình làm việc và nhật ký.
Chỉ có thể chỉ định một đơn vị thời gian trong cột: một giây, một phút, một giờ, một ngày hoặc một tháng. Thời gian chỉ được làm tròn lên trên. Ví dụ: quá trình này kéo dài một giờ một phút - cột sẽ hiển thị hai giờ.
Nhật ký ghi lại tất cả các hoạt động, người tham gia và hiệu quả. Có một số ước tính hiệu quả:
- Không có số liệu thống kê - Không xác định được thời gian thực hiện quy trình công việc trung bình vì không có quy trình công việc tương tự nào được hoàn thành.
- Tốt - Thời gian trung bình được sử dụng ít hơn so với các quy trình công việc thuộc loại này thường mất.
- Cần chú ý — Thời gian thực hiện bằng thời gian trung bình hoặc dài hơn ba ngày.
- Quá chậm — Thời gian thực hiện dài hơn trung bình bốn ngày.
Độ chính xác của thời gian trung bình tăng theo số lượng quy trình công việc đã hoàn thành. Thời gian hoàn thành của mỗi quy trình công việc được tự động tính toán và hiển thị dưới dạng mức trung bình của toàn công ty.
Tối ưu hóa thời gian thực hiện quy trình làm việc
Thời gian thực hiện trong nhật ký được tính từ khi bắt đầu dòng công việc cho đến khi hoàn thành. Nó được làm tròn xuống và có thể khác với tổng thời gian trong danh sách quy trình làm việc.
Cách hoàn thành nhiệm vụ trong quy trình làm việc
Nhiệm vụ là các hành động được thực hiện trong một quy trình làm việc và chúng có thể tuần tự hoặc song song. Ví dụ: khi tổ chức một sự kiện, trước tiên bạn phê duyệt ý tưởng và sau đó thống nhất chương trình. Trong khi đó, các nhiệm vụ như lựa chọn địa điểm và phê duyệt tài liệu tiếp thị có thể được thực hiện đồng thời.
Quy trình công việc đã hoàn thành vẫn có thể xuất hiện trong Đang tiến hành lọc nếu có bình luận chưa đọc. Để xóa chúng khỏi danh sách, hãy mở biểu mẫu quy trình làm việc và đọc nhận xét.
Bài tập tuần tự . Hoàn thành những điều này trực tiếp từ biểu mẫu quy trình công việc. Mở biểu mẫu, xem lại bài tập, hoàn thành rồi chuyển sang bài tập tiếp theo.
Bài tập song song . Hoàn thành những điều này từ biểu mẫu quy trình làm việc hoặc nhật ký. Để bắt đầu một bài tập cụ thể, hãy mở nhật ký, chọn nó và nhấp vào Bắt đầu . Nếu thứ tự không quan trọng, hãy sử dụng biểu mẫu quy trình công việc như cách bạn làm đối với các nhiệm vụ tuần tự.
