Giới thiệu bot nhân sự trong Bitrix24 e-Signature dành cho nhân sự. Nhiệm vụ chính của bot là tự động hóa việc ký các tài liệu nhân sự.

Bot nhân sự sẽ thông báo cho bạn khi:

• Một tài liệu mới cần ký
• Trạng thái xử lý của tài liệu thay đổi

Bot chạy tự động và không cần cài đặt. Sau khi bạn gửi tài liệu để ký, nó sẽ gửi tin nhắn trong cuộc trò chuyện Bitrix24 tới mọi người có liên quan. Điều này bao gồm người khởi xướng, người phê duyệt, người biên tập, đại diện công ty và nhân viên ký tài liệu bất cứ khi nào hành động của họ được yêu cầu.

Ví dụ: cả người khởi xướng và nhân viên ký sẽ nhận được tin nhắn khi tài liệu được ký. Tuy nhiên, chỉ người khởi xướng mới được thông báo nếu việc ký kết bị hủy bỏ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy những thông báo chính mà bot có thể gửi.

Các loại tin nhắn từ bot nhân sự

Phê duyệt tài liệu . Người phê duyệt, thường là người giám sát, xem xét tài liệu và phê duyệt nó. Sau đó, tài liệu sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo, chỉnh sửa trường hoặc đến đại diện công ty của bạn để ký. Bot sẽ thông báo cho họ trong cuộc trò chuyện Bitrix24.

Xem xét và hoàn thiện tài liệu . Người quản lý nhân sự điền vào tài liệu, chẳng hạn như nhập dữ liệu cá nhân của nhân viên. Sau đó, đại diện công ty, giống như Giám đốc điều hành, ký vào đó. Bot sẽ thông báo cho người đại diện trong cuộc trò chuyện Bitrix24.

Ký văn bản . Đại diện công ty nhận được tin nhắn đầu tiên. Sau khi họ ký tài liệu, bot nhân sự sẽ thông báo cho nhân viên ký.

Nhân viên sẽ nhận được tin nhắn từ bot trong cuộc trò chuyện Bitrix24, cho phép họ mở, đọc và ký vào tài liệu.

Văn bản đã ký . Khi cả hai bên ký vào văn bản, người khởi xướng và nhân viên sẽ nhận được thông báo.

Người khởi xướng có thể tải tài liệu xuống dưới Kho tiền công ty . Nhân viên có thể tải nó xuống từ Văn bản đã ký phần trong hồ sơ của họ.
Xem và tải xuống các tài liệu đã ký

Việc ký kết tài liệu có thể được dừng lại. Bot nhân sự sẽ thông báo cho bạn nếu:

• Người phê duyệt, biên tập viên hoặc đại diện công ty hủy việc ký vì bất kỳ lý do gì.
• Nhân viên ký tên chọn không ký vào tài liệu.

Việc ký kết đã bị hủy . Khi người phê duyệt, biên tập viên hoặc đại diện công ty hủy việc ký, bot nhân sự sẽ thông báo cho người khởi xướng trong cuộc trò chuyện Bitrix24. Bot sẽ cung cấp tên người hủy chữ ký và tên tài liệu.

Nhân viên từ chối ký văn bản . Nếu nhân viên quyết định không ký vào tài liệu, người khởi xướng sẽ nhận được tin nhắn trực tiếp từ nhân viên chứ không phải bot. các Nhân viên từ chối ký văn bản tin nhắn sẽ được gửi đến trò chuyện Bitrix24.

Để tìm hiểu lý do tài liệu không được ký, hãy liên hệ với nhân viên có tên trong tin nhắn hoặc chuyên gia nhân sự.

Tùy chỉnh bot nhân sự

Để liên kết bot nhân sự với công ty của bạn, bạn có thể tùy chỉnh hồ sơ của nó bằng cách thay đổi hình đại diện, tên và vị trí của nó. Chỉ quản trị viên Bitrix24 mới có thể thực hiện việc này.

1. Nhấp vào tên của bot nhân sự trong cuộc trò chuyện để mở hồ sơ của nó.
2. Điền vào các trường hồ sơ, chẳng hạn như tên, họ và chức vụ.
3. Di con trỏ lên hình đại diện và nhấp vào Tải ảnh lên > Tải lên .
4. Chọn một ảnh hoặc hình ảnh mới và nhấp vào Lưu .