Kanban là một bảng có các cột và thẻ giúp bạn di chuyển khách hàng qua kênh bán hàng. Thẻ đại diện cho các mục CRM như khách hàng tiềm năng, giao dịch và hóa đơn. Các cột hiển thị các bước trong quy trình làm việc của bạn với khách hàng. Trong Bitrix24, các bước này được gọi là giai đoạn.

Trong giao dịch, bạn có thể theo dõi số lượng và tổng giá trị giao dịch ở từng giai đoạn, theo dõi khối lượng công việc của người quản lý và xem giao dịch nào chưa được chỉ định.

Định cấu hình Kanban cho giao dịch

Đi tới CRM > Ưu đãi > Kanban .

Cấu hình các giai đoạn

Các giai đoạn là các bước trong quy trình làm việc của bạn với khách hàng. Chúng giúp bạn theo dõi quá trình bán hàng từ lần liên hệ đầu tiên đến khi chốt giao dịch. Bạn có thể thiết lập các giai đoạn trực tiếp trong Kanban hoặc trong thư mục CRM.
Trạng thái và danh sách thả xuống trong CRM

Theo mặc định, giao dịch bao gồm một số giai đoạn. Bạn có thể giữ chúng, đổi tên hoặc tạo cái mới.

• Giai đoạn ban đầu: bước đầu tiên khi làm việc với khách hàng. Ưu đãi mới xuất hiện ở đây. Bạn không thể xóa giai đoạn ban đầu nhưng bạn có thể đổi tên nó.


• Các giai đoạn bổ sung: các bước như chuẩn bị tài liệu, gửi hóa đơn hoặc ký hợp đồng. Bạn có thể tạo bao nhiêu giai đoạn này tùy theo nhu cầu của bạn.


• Giai đoạn cuối cùng: kết quả thành công hoặc không thành công. Bạn có thể tạo một số giai đoạn không thành công để theo dõi lý do giao dịch bị mất.

nhấp chuột bút chì để đổi tên một giai đoạn, thay đổi màu sắc hoặc xóa nó.

Để thêm giai đoạn mới, hãy nhấp vào Cộng (+) .

Định cấu hình biểu mẫu tạo giao dịch

Các giao dịch có thể được tạo tự động, chẳng hạn như từ email đến của khách hàng hoặc thủ công trong Kanban. Để giúp người quản lý tạo giao dịch nhanh hơn, hãy chỉ chọn các trường họ cần điền. Họ có thể điền vào các trường khác sau.

1. nhấp chuột Cài đặt (⚙️) > Cài đặt Kanban > Định cấu hình tạo trường biểu mẫu .
2. Chọn các trường.
3. Lưu các thay đổi.

Để nhanh chóng tạo giao dịch, hãy nhấp vào Cộng (+) trong giai đoạn bạn cần. Điền vào các trường và nhấp vào Lưu .
Tổng quan về ưu đãi

Định cấu hình biểu mẫu xem giao dịch. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị thông tin chính trong Kanban, hãy thiết lập biểu mẫu xem. Mỗi nhân viên có thể tự cấu hình nó. Ví dụ: người quản lý có thể muốn xem tên khách hàng, số tiền giao dịch và trạng thái thanh toán. Để xem phần còn lại của chi tiết, hãy mở giao dịch.

1. nhấp chuột Cài đặt (⚙️) > Cài đặt Kanban > Định cấu hình các trường biểu mẫu xem .
2. Chọn các trường.
3. Lưu các thay đổi.

Hình ảnh của nhân viên trên các mẫu thỏa thuận. Theo mặc định, Kanban hiển thị ảnh của nhân viên chịu trách nhiệm về thỏa thuận. Khi công việc trong thỏa thuận tiếp tục, ảnh có thể tự động chuyển sang ảnh khác nếu nhân viên đó:

• đã để lại một bình luận trong Dòng thời gian
• chịu trách nhiệm về cuộc gọi đến hoặc cuộc gọi nhỡ, email đến hoặc cuộc trò chuyện
• chịu trách nhiệm về một hoạt động có lời nhắc tự động được kích hoạt.

Làm việc với các giao dịch ở Kanban

Di chuyển giao dịch giữa các giai đoạn. Di chuyển các giao dịch qua các giai đoạn khi công việc với khách hàng tiến triển. Ví dụ: khi bạn bắt đầu thực hiện một giao dịch, hãy chuyển nó từ Thỏa thuận mới để Đang tiến hành . Khi sản phẩm được bán, hãy chuyển nó đến Giao dịch đã thắng .
Để thực hiện việc này, hãy kéo thỏa thuận sang cột khác.

Lập kế hoạch hoạt động

Để tránh bỏ lỡ cơ hội theo dõi, hãy lên lịch cho một hoạt động: cuộc gọi, cuộc họp hoặc chuẩn bị hợp đồng.

1. nhấp chuột + Hoạt động .
2. Điền vào mẫu đơn.
3. nhấp chuột Lưu .

Hoạt động phổ quát trong CRM

Biểu mẫu thỏa thuận bao gồm một bộ đếm hoạt động. Con số cho thấy có bao nhiêu hoạt động sắp diễn ra và theo kế hoạch mà thỏa thuận có. Màu sắc cho thấy trạng thái của họ. Theo mặc định, bộ đếm chuyển sang màu đỏ 15 phút trước thời hạn hoạt động. Bạn có thể thay đổi lần này.
Cách bộ đếm hoạt động trong CRM

Để xem chi tiết hoạt động, hãy nhấp vào bộ đếm.

Liên hệ với một khách hàng. Di chuột qua tên khách hàng để xem nhanh chi tiết liên hệ. Một biểu mẫu mục CRM nhỏ sẽ mở ra với các chi tiết chính.

Hành động hàng loạt có sẵn trong Kanban

Hành động hàng loạt cho phép bạn làm việc với nhiều mục CRM cùng một lúc. Ví dụ: bạn có thể thay đổi người quản lý chịu trách nhiệm cho hai giao dịch hoặc khởi động lại quy tắc tự động hóa. Chọn các giao dịch bạn cần và thanh hành động sẽ xuất hiện ở trên cùng.
Hành động nhóm trong CRM

Xóa. Các mục đã xóa sẽ ở trong thùng rác trong 30 ngày. Chúng không được bao gồm trong báo cáo phân tích.

Thêm vào danh sách dừng. Liên hệ từ các mục đã chọn sẽ được thêm vào danh sách loại trừ. Khách hàng tiềm năng và giao dịch mới sẽ không còn được tạo tự động cho họ nữa. Điều này hữu ích khi dữ liệu không mong muốn liên tục xuất hiện trong CRM, chẳng hạn như email quảng cáo, cuộc gọi không nhắm mục tiêu hoặc thư rác.
Ngoại lệ trong CRM

Thay đổi giai đoạn. Hành động này sẽ chuyển các mục sang một giai đoạn khác, chẳng hạn như từ Đang tiến hành để Hóa đơn cuối cùng .

Phân công người chịu trách nhiệm. Cho phép bạn thay đổi nhân viên chịu trách nhiệm cho nhiều mục cùng một lúc. Điều này rất hữu ích khi phân phối lại khối lượng công việc.
Thay đổi người chịu trách nhiệm

Tạo nhiệm vụ. Hành động này tạo ra một nhiệm vụ được liên kết với các mục CRM đã chọn. Nó giúp điều phối công việc giữa các phòng ban. Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể giao cho kế toán một nhiệm vụ Chuẩn bị hóa đơn cho hai giao dịch.

Tạo danh sách cuộc gọi. Cho phép bạn lên lịch danh sách cuộc gọi cho nhiều giao dịch. Bạn có thể đặt chủ đề, hướng dẫn, thời gian và nhân viên chịu trách nhiệm.
Trình quay số tự động trong CRM

Hợp nhất. Hành động này hợp nhất các mục đã chọn thành một. Chọn biểu mẫu chính sẽ nhận tất cả dữ liệu. Nếu giá trị trường khác nhau giữa các biểu mẫu, hãy chọn những giá trị bạn muốn giữ trong biểu mẫu chính.
Hợp nhất các bản sao trong CRM

Khởi động lại các quy tắc tự động hóa. Quy tắc tự động hóa sẽ chạy lại trong các mục đã chọn và bản ghi của quy tắc đó sẽ xuất hiện trong biểu mẫu.
Quy tắc tự động hóa trong CRM