Tự động hợp nhất các bản sao giúp cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót.

Trong bài viết này:

• Cách hoạt động của tính năng hợp nhất trùng lặp tự động
• Cách bắt đầu hợp nhất bản sao tự động
• Cách định cấu hình hợp nhất trùng lặp tự động

Cách hoạt động của tính năng hợp nhất trùng lặp tự động

Các mục CRM tự động hợp nhất nếu:

• Tất cả các trường trong biểu mẫu đều có giá trị trùng khớp. Ví dụ: có hai liên hệ có cùng tên, họ và số điện thoại. Nếu có ít nhất một giá trị trường khác nhau, CRM sẽ đề xuất hợp nhất các mục theo cách thủ công.
• Cùng một nhân viên chịu trách nhiệm về các hạng mục CRM.
• Khách hàng tiềm năng ở cùng giai đoạn Kanban. Nếu khách hàng tiềm năng ở các giai đoạn khác nhau nhưng có cùng thông tin liên hệ trong biểu mẫu thì họ cần được hợp nhất theo cách thủ công.

Các trường được CRM sử dụng để kiểm tra trùng lặp:

• Đối với khách hàng tiềm năng: tên đầy đủ, tên công ty, số điện thoại và email.
• Đối với người liên hệ: họ tên, số điện thoại, email.
• Đối với công ty: tên công ty, số điện thoại và email.

Hãy xem xét một số ví dụ:

Tự động sáp nhập. Có hai người liên hệ: Paul và Paul Smith. Các số điện thoại giống nhau và các giá trị trường khác khớp nhau. Các liên hệ sẽ tự động hợp nhất.

Hợp nhất thủ công. Có hai người liên hệ: Paul và Paul Smith. Số điện thoại giống nhau nhưng chức vụ trong công ty lại khác nhau. Trong trường hợp này, các liên hệ cần được hợp nhất theo cách thủ công.

Cách bắt đầu hợp nhất bản sao tự động

Theo mặc định, việc kiểm tra trùng lặp sẽ tự động bắt đầu nhưng bạn có thể chạy quy trình này theo cách thủ công.

Để bắt đầu hợp nhất bản sao tự động:

1. Đi tới CRM phần.
2. Chọn tab mục CRM. Ví dụ, Khách hàng > Danh bạ .
3. nhấp chuột Cài đặt (⚙️).
4. chọn Kiểm soát trùng lặp .
5. nhấp chuột Thay đổi .
6. Chọn các trường để kiểm tra trùng lặp và nhấp vào Lưu.
7. nhấp chuột Bắt đầu quét .

Nếu tất cả các giá trị trường khớp nhau, các bản sao sẽ tự động hợp nhất. Nếu có ít nhất một giá trị trường khác nhau, CRM sẽ đề xuất hợp nhất các biểu mẫu theo cách thủ công. Bạn có thể chọn các mục để hợp nhất hoặc bỏ qua nếu không cần xử lý.

Để hợp nhất các bản sao theo cách thủ công:

1. Chọn bản ghi chính bạn muốn giữ trong CRM. Các bản sao khác sẽ bị loại bỏ. Nếu bản ghi thực sự không phải là bản sao, hãy nhấp vào Không phải là bản sao . Hệ thống sẽ không tự động đề xuất hợp nhất lại những thứ này nhưng người dùng khác vẫn có thể hợp nhất chúng sau nếu cần.

2. Xem lại các giá trị trường trong tất cả các bản ghi. Nếu các giá trị trường khớp nhau, chúng sẽ được giữ tự động. Nếu các giá trị khác nhau, hãy chọn những giá trị bạn muốn lưu. Đối với các trường cho phép nhập nhiều mục, chẳng hạn như nhiều số điện thoại và địa chỉ email, bạn có thể giữ lại tất cả.

   Ở bên trái, bạn sẽ thấy bản xem trước của kết quả hợp nhất.

3. Chọn một trong các tùy chọn sau:

• Hợp nhất - hoàn tất quá trình.
• Hợp nhất và chỉnh sửa — hợp nhất rồi mở biểu mẫu để xem lại.
• Sau này - hãy hủy việc hợp nhất ngay bây giờ.

Sau khi hợp nhất tự động, biểu mẫu được tạo trước đó sẽ vẫn còn và các biểu mẫu khác sẽ bị xóa. Bạn có thể kiểm tra những mục nào đã bị xóa trong Lịch sử tab. Nếu cần, chúng có thể được khôi phục từ CRM Thùng rác .

Cách định cấu hình hợp nhất trùng lặp tự động

Theo mặc định, CRM kiểm tra các bản sao mỗi ngày một lần. Bạn có thể thay đổi tần suất kiểm tra trong cài đặt.

1. Đi tới CRM phần.
2. Chọn tab mục CRM. Ví dụ, Khách hàng > Danh bạ .
3. nhấp chuột Cài đặt (⚙️).
4. chọn Tìm và hợp nhất các bản sao.
5. Đặt tần suất kiểm tra. Nếu bạn muốn tắt tìm kiếm tự động, hãy chọn không bao giờ .
6. nhấp chuột Lưu.