Chữ ký điện tử Bitrix24 cho phép bạn ký tài liệu với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác trực tiếp trong không gian làm việc của mình mà không cần sử dụng các công cụ bên ngoài. Nó giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: không cần in, scan và gửi tài liệu giấy.
- Giữ mọi thứ ngăn nắp: duy trì cơ sở dữ liệu tài liệu thống nhất và tự động hóa quy trình ký.
- Luôn kiểm soát: theo dõi từng giai đoạn ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
Công cụ Chữ ký điện tử là chữ ký điện tử, không phải chữ ký số. Mỗi quốc gia đều có luật và yêu cầu riêng về việc sử dụng chữ ký điện tử. Ở một số quốc gia, phải ký thỏa thuận đặc biệt với khách hàng để sử dụng chữ ký điện tử.
Ngoài ra, phương thức ký này không được phép đối với tất cả các loại tài liệu. Do đó, nếu bạn không chắc chắn liệu Chữ ký điện tử có phù hợp để ký vào tài liệu của mình hay không, hãy tham khảo ý kiến của luật sư. Việc tin tưởng vào những chữ ký này là trách nhiệm của cá nhân chấp nhận tài liệu.
Định cấu hình quyền truy cập
Trước khi bạn bắt đầu sử dụng Chữ ký điện tử Bitrix24, hãy thiết lập quyền truy cập. Ví dụ: chỉ định ai có thể tạo, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu.
Theo mặc định, quyền dành cho chữ ký điện tử phần này được quản lý bởi quản trị viên Bitrix24. Tuy nhiên, quản trị viên có thể ủy quyền trách nhiệm này cho các nhân viên khác. Để thực hiện việc này, hãy truy cập chữ ký điện tử > Quyền truy cập .
Định cấu hình quyền truy cập cho phần Chữ ký điện tử
Thiết lập Kanban
Sử dụng Kanban trong Bitrix24 e-Signature để quản lý tài liệu. Mỗi nhân viên có thể tùy chỉnh chế độ xem của riêng mình.
Trong Kanban, bạn có thể dễ dàng theo dõi giai đoạn hiện tại của từng tài liệu và xem những hành động nào là cần thiết, chẳng hạn như phê duyệt hoặc ký.
Để mở nó, hãy đi tới chữ ký điện tử > Ký và quản lý > Kanban .
Chế độ xem Kanban trong Chữ ký điện tử Bitrix24
Thêm các bên ký kết
Trong Bitrix24, các bên ký kết là nhà cung cấp, khách hàng và đối tác mà bạn ký tài liệu trong phần Chữ ký điện tử.
Thêm các bên ký kết vào:
- Giữ cơ sở dữ liệu liên lạc chung cho tất cả nhân viên
- Chọn nhanh người nhận khi tạo tài liệu
- Tự động điền thông tin liên lạc vào tài liệu
Các bên ký kết trong Chữ ký điện tử Bitrix24
Để thêm bên ký kết, hãy truy cập chữ ký điện tử > Danh bạ > Tạo .
Chuẩn bị văn bản để ký
Nhân viên có quyền phù hợp có thể tạo và gửi tài liệu để ký.
Quá trình này bao gồm các bước sau:
- Tạo một tài liệu trong phần Chữ ký điện tử. Tải lên tệp hiện có hoặc chọn một tệp từ các tài liệu được tạo gần đây.
- Chọn người sẽ ký tài liệu thay mặt cho công ty của bạn và bên kia.
- Chỉnh sửa tài liệu nếu cần.
- Chọn cách gửi liên kết ký—bằng SMS hoặc email.
- Xem lại tất cả các chi tiết và gửi tài liệu.
Ký một tài liệu
Quá trình ký kết là như nhau đối với cả hai bên. Giám đốc công ty hoặc bất kỳ nhân viên nào có quyền ký sẽ nhận được liên kết đến tài liệu và ký trực tuyến.
Ký tài liệu bằng Chữ ký điện tử Bitrix24
Ký một tài liệu điện tử với tư cách là khách hàng
Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu
Mỗi tài liệu đã ký bao gồm một chứng chỉ kỹ thuật số đảm bảo tệp không bị thay đổi sau khi ký. Ví dụ: nếu ai đó chỉnh sửa tài liệu, chẳng hạn như thay đổi số tiền trong hợp đồng, việc xác minh sẽ không thành công.
Chữ ký điện tử Bitrix24: Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu
Thêm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa
Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa trong Chữ ký điện tử Bitrix24 giúp tự động hóa quá trình xử lý tài liệu. Họ di chuyển tài liệu qua các giai đoạn và gửi chúng để ký tự động. Ví dụ: khi giám đốc công ty của bạn ký một tài liệu, trình kích hoạt sẽ chuyển tài liệu đó sang giai đoạn "Đã gửi cho khách hàng" và quy tắc tự động hóa sẽ gửi hợp đồng cho khách hàng để ký.
Quy tắc tự động hóa và trình kích hoạt trong Chữ ký điện tử Bitrix24
