Quy tắc tự động hóa: Thông tin khách hàng

Tác giả: Stacy Smith

Cập nhật lần cuối: ngày 09 tháng 10 năm 2024.

Quy tắc tự động hóa cho phép bạn tự động hóa các tương tác của khách hàng. Bạn có thể gửi SMS để xác nhận đơn hàng, gửi email ước tính hoặc lên lịch cuộc gọi hoặc cuộc gặp với khách hàng.
Quy tắc tự động hóa trong CRM

Để định cấu hình quy tắc tự động hóa, hãy đi tới phần CRM, chọn mục mong muốn và mở Quy tắc tự động hóa tab.
Giao diện để thêm các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa

Các quy tắc tự động hóa được nhóm theo nhiệm vụ mà chúng giải quyết. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào Thông tin khách hàng nhóm:

Sửa đổi liên hệ
Sửa đổi công ty
Thêm khách hàng vào trường hợp ngoại lệ

Sửa đổi liên hệ

Quy tắc này thay đổi thông tin trong các trường của người liên hệ được liên kết với thực thể CRM. Ví dụ: nếu người chịu trách nhiệm cho một giao dịch thay đổi thì quy tắc cũng có thể thay đổi người chịu trách nhiệm cho người liên hệ.

Nếu có nhiều người liên hệ được liên kết với một giao dịch, quy tắc sẽ chỉ sửa đổi giá trị trường của người liên hệ đầu tiên trong danh sách.

Ví dụ : Nếu số tiền giao dịch lớn hơn 10.000 USD, chuyên gia chính phải chịu trách nhiệm về cả giao dịch và liên hệ.

Để phân công lại người chịu trách nhiệm, hãy tạo hai quy tắc tự động hóa tại Mới sân khấu.

Thay đổi người chịu trách nhiệm: Quy tắc chỉ định chuyên gia chính chịu trách nhiệm về giao dịch.
Sửa đổi người liên hệ: Quy tắc thay đổi người chịu trách nhiệm cho người liên hệ được liên kết với giao dịch.

Định cấu hình quy tắc tự động hóa "Thay đổi người chịu trách nhiệm" : Đặt điều kiện cho quy tắc và chọn người chịu trách nhiệm mới.
Quy tắc tự động hóa: Thay đổi người chịu trách nhiệm

Định cấu hình quy tắc tự động hóa "Sửa đổi liên hệ" : Đặt quy tắc để chạy sau Thay đổi người chịu trách nhiệm quy tắc và chỉ định điều kiện (ví dụ: số tiền giao dịch không ít hơn 10.000 USD).

Chọn trường : Chọn trường cần thay đổi và nhập giá trị mới. các Tên trường được chọn theo mặc định. Nếu bạn không cần thay đổi tên khách hàng, hãy xóa trường này và chọn tên cần thiết. Bạn có thể chọn nhiều trường.

Đừng ghi đè, thay vào đó hãy thêm vào nhiều trường : Khi quy tắc thay đổi một giá trị trong nhiều trường, hãy quyết định việc cần làm với các giá trị hiện có:

Có: Thêm giá trị mới vào giá trị hiện có.
Không: Thay thế các giá trị hiện có bằng các giá trị mới.
Chưa được cài đặt: Chọn tùy chọn này nếu trường không nhiều.

Thay đổi thay mặt : Quy tắc sẽ cập nhật giá trị trường thay mặt cho nhân viên được chỉ định.

Khi một thỏa thuận mới trị giá hơn 10.000 đô la xuất hiện, chuyên gia chính sẽ chịu trách nhiệm về cả thỏa thuận và liên hệ. Bạn có thể thấy sự thay đổi này trong Lịch sử tab của biểu mẫu thực thể CRM.

Sửa đổi công ty

Quy tắc này thay đổi thông tin trong các trường của công ty được liên kết với thực thể CRM. Ví dụ: nó có thể thay đổi người chịu trách nhiệm hoặc loại công ty liên quan đến giao dịch.

Ví dụ : Tạo quy tắc cho giao dịch tại Mới sân khấu. Nếu số tiền giao dịch lớn hơn 10.000 USD, hãy thay đổi loại công ty thành VIP .

Chọn trường : Chọn trường cần thay đổi và nhập giá trị mới. các Tên công ty trường được chọn theo mặc định. Nếu bạn không cần thay đổi tên, hãy xóa trường này và chọn tên cần thiết. Bạn có thể chọn nhiều trường.

Có: Thêm giá trị mới vào giá trị hiện có.
Không: Thay thế các giá trị hiện có bằng các giá trị mới.
Chưa được cài đặt: Chọn tùy chọn này nếu trường không nhiều.

Thay đổi thay mặt : Quy tắc sẽ cập nhật giá trị trường thay mặt cho nhân viên được chỉ định.

Khi một giao dịch lớn xuất hiện, quy tắc sẽ thay đổi loại công ty được liên kết. Bạn có thể thấy sự thay đổi này trong Lịch sử tab của biểu mẫu công ty.

Thêm khách hàng vào trường hợp ngoại lệ

Quy tắc này thêm số điện thoại và email của khách hàng vào các trường hợp ngoại lệ khi thực thể CRM đạt đến một giai đoạn nhất định.
Ngoại lệ

Khi quy tắc thêm khách hàng vào trường hợp ngoại lệ, giao dịch và người liên hệ sẽ bị xóa. Nếu người liên hệ có các giao dịch đang hoạt động khác thì người liên hệ đó sẽ được lưu.

Ví dụ : Khi thỏa thuận đạt đến Thư rác giai đoạn, thêm khách hàng vào các trường hợp ngoại lệ và xóa giao dịch cũng như liên hệ.

Tạo quy tắc cho giao dịch tại Thư rác sân khấu. Không có cài đặt bổ sung nào trong quy tắc, ngoại trừ các điều kiện.

Khi giao dịch đến giai đoạn này, quy tắc sẽ thêm khách hàng vào các trường hợp ngoại lệ và xóa giao dịch cũng như người liên hệ. Để xem các trường hợp ngoại lệ, hãy truy cập CRM > Cài đặt > Cài đặt CRM > Khác > Ngoại lệ .