Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa trong CRM giúp bạn tự động hóa quy trình công việc thường ngày. Quy tắc tự động hóa thực hiện các hành động như gửi email hoặc tin nhắn trò chuyện, tạo tác vụ và tạo tài liệu. Trình kích hoạt theo dõi hành động và thay đổi của khách hàng trong CRM, chẳng hạn như mở email, thanh toán hóa đơn hoặc cập nhật giá trị trường. Khi hành động được chỉ định xảy ra, trình kích hoạt sẽ chuyển mục CRM sang giai đoạn khác.
Quy tắc tự động hóa trong CRM
Trình kích hoạt trong CRM
Để thiết lập các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa, hãy đi tới phần CRM, chọn mục và mở Tự động hóa tab.
Thêm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa
Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa được nhóm theo trường hợp sử dụng. Dưới đây là Quản lý tác vụ nhóm.
Tạo nhiệm vụ
Khi một mục CRM đạt đến một giai đoạn cụ thể, quy tắc tự động hóa này sẽ tạo ra một nhiệm vụ. Nó đặt mô tả, người tham gia, thời hạn và các thông số khác.
Cài đặt “Tạo tác vụ”
Ví dụ: Tạo quy tắc trong giao dịch. Khi thỏa thuận đạt đến một giai đoạn nhất định, hệ thống sẽ tạo ra nhiệm vụ chuẩn bị dự án cho khách hàng.
Tên nhiệm vụ
Bao gồm các chi tiết chính từ mục CRM. Ví dụ: tên giao dịch, tên khách hàng hoặc ngày đặt hàng.
Mô tả nhiệm vụ
Thêm các chi tiết có liên quan như thông tin giao dịch hoặc số tiền.
Người được chuyển nhượng
Chọn nhân viên chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ.
thời hạn
Đặt thời điểm nhiệm vụ phải được hoàn thành.
Cài đặt thời gian trong quy tắc tự động hóa
Thêm
Cấu hình các tùy chọn bổ sung. Bạn có thể thêm người tham gia, danh sách kiểm tra, liên kết nhiệm vụ với nhóm làm việc, bật theo dõi thời gian hoặc gán nhiệm vụ đó cho một luồng.
Tạo một nhiệm vụ
Luồng Bitrix24: Bắt đầu
Khi một thỏa thuận đạt đến Mới giai đoạn, hệ thống sẽ tạo ra một nhiệm vụ. Bạn có thể mở nó từ dòng thời gian thỏa thuận. Người được giao được đặt dựa trên quy trình và tên giao dịch xuất hiện trong tiêu đề nhiệm vụ.
Người được giao nhiệm vụ được chọn dựa trên cài đặt quy trình và tên giao dịch sẽ tự động xuất hiện trong tên nhiệm vụ.
Theo dõi trạng thái nhiệm vụ
Trình kích hoạt này sẽ di chuyển mục CRM sang giai đoạn khác khi tác vụ được liên kết đạt đến trạng thái cụ thể.
Cài đặt kích hoạt "Theo dõi trạng thái tác vụ"
Tên kích hoạt
Đổi tên nó nếu bạn sử dụng nhiều trình kích hoạt. Điều này giúp bạn tìm thấy nó nhanh hơn.
Trạng thái
Chọn trạng thái nhiệm vụ sẽ kích hoạt thay đổi giai đoạn.
Trường nhiệm vụ
Đặt bộ lọc để chỉ áp dụng trình kích hoạt cho các tác vụ cụ thể. Ví dụ: nhiệm vụ có một số từ nhất định trong tiêu đề.
Thay đổi giai đoạn như
Chọn một người dùng. Hệ thống ghi lại sự thay đổi giai đoạn trong dòng thời gian thay mặt cho người dùng này.
Cho phép chuyển về trạng thái trước đó
Bật tùy chọn này để di chuyển các mục trở lại giai đoạn trước đó nếu cần.
Nhận thông tin nhiệm vụ
Quy tắc tự động hóa trợ giúp này lấy dữ liệu từ một tác vụ và chuyển nó sang các quy tắc tự động hóa khác.
Quy tắc tự động hóa trợ giúp
Cài đặt quy tắc tự động hóa "Nhận thông tin nhiệm vụ"
- Tạo nhiệm vụ - khi thỏa thuận đạt đến giai đoạn, quy tắc tự động hóa sẽ tạo nhiệm vụ cho luật sư chuẩn bị hợp đồng.
- Nhận thông tin nhiệm vụ - quy tắc tự động hóa sẽ nhận thông tin về thời hạn nhiệm vụ và chuyển nó tới quy tắc tự động hóa Sửa đổi chi tiết.
-
Sửa đổi chi tiết - quy tắc tự động hóa sẽ ghi lại thời hạn thực hiện nhiệm vụ trong trường giao dịch tùy chỉnh.
Quy tắc tự động hóa: Quản lý các mục quy trình công việc
ID nhiệm vụ . Chỉ định ID tác vụ đã được tạo trước đó bởi một quy tắc tự động hóa khác ở cùng giai đoạn.
Chọn trường . Kiểm tra các trường trong danh sách mà quy tắc tự động hóa sẽ nhận được thông tin.
Kết thúc nhiệm vụ
Quy tắc tự động hóa sẽ tự động hoàn thành các nhiệm vụ được tạo bởi các quy tắc tự động hóa khác. Ví dụ: khi giao dịch chuyển sang giai đoạn thành công, quy tắc tự động hóa sẽ hoàn thành các nhiệm vụ được tạo bởi quy tắc tự động hóa trong các giai đoạn khác.
Cài đặt quy tắc tự động hóa "Kết thúc nhiệm vụ"
Hoàn thành các nhiệm vụ được tạo trong đường ống . Chọn một đường ống giao dịch. Quy tắc tự động hóa sẽ hoàn thành các tác vụ được tạo bởi một quy tắc tự động hóa khác trong quy trình này.
Kết thúc các nhiệm vụ được tạo khi đang ở giai đoạn . Chọn giai đoạn giao dịch. Quy tắc tự động hóa sẽ hoàn thành các nhiệm vụ được tạo bởi quy tắc tự động hóa khác trong giai đoạn này.
