Quy tắc tự động hóa là công cụ giúp đơn giản hóa hoạt động tương tác của khách hàng và giúp tự động hóa các tác vụ thường ngày. Khi một mục CRM đạt đến một giai đoạn nhất định, các quy tắc tự động hóa có thể gửi email và tin nhắn SMS, tạo tài liệu, v.v.

Bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa trong:

• Khách hàng tiềm năng
• Ưu đãi
• ước tính
• Hóa đơn
• SPA

Thêm quy tắc tự động hóa

1. đi đến CRM .
2. Chọn loại mục, như Khách hàng tiềm năng hoặc Giao dịch.
3. Mở Quy tắc tự động hóa phần.
4. nhấp chuột Tạo .
5. Chọn giai đoạn mà bạn muốn quy tắc tự động hóa xuất hiện.
6. Bấm vào Lọc biểu tượng.
7. chọn Quy tắc tự động hóa Bitrix24 để chỉ hiển thị các quy tắc tự động hóa. Chúng được nhóm theo nhiệm vụ mà chúng giải quyết, như giao tiếp với khách hàng, bán hàng lặp lại, thông báo cho nhân viên, v.v.
8. nhấp chuột Thêm bên cạnh quy tắc. Để thêm nhiều quy tắc cùng một lúc, hãy giữ phím Ctrl (Cmd trên Mac) key và chọn những cái bạn cần.

Định cấu hình quy tắc tự động hóa

Sau khi thêm quy tắc tự động hóa, bạn sẽ cần định cấu hình quy tắc đó. Nếu bạn đã thêm nhiều quy tắc, chúng sẽ được đánh dấu màu vàng. Định cấu hình từng quy tắc riêng lẻ.

Sau khi thêm nhiều quy tắc tự động hóa, hãy định cấu hình từng quy tắc một.

Tất cả các quy tắc tự động hóa đều có một bộ cài đặt chung:

• Thực thi: Chọn xem quy tắc tự động hóa sẽ bắt đầu sau quy tắc trước đó hay chạy độc lập.

• Chạy: Quyết định xem quy tắc tự động hóa sẽ thực hiện hành động ngay lập tức hay tại một thời điểm cụ thể.

• Điều kiện: Đặt điều kiện để quy tắc tự động hóa chỉ áp dụng cho một số mục nhất định. Ví dụ: chỉ khi số tiền giao dịch vượt quá 50.000 USD.
  Điều kiện trong quy tắc tự động hóa

Bạn có thể chèn trạng thái mục CRM vào trường văn bản của quy tắc tự động hóa.

1. Bấm vào ba dấu chấm (...) .
2. Mở Trạng thái nhóm.
3. Chọn tham số bạn cần:

• Tên trạng thái: mục đến từ đâu. Ví dụ, Trò chuyện với khách hàng hoặc phi công phụ .
• Giá trị trạng thái: trạng thái hiện tại của mục. Ví dụ, Chưa đọc hoặc Các trường đã điền .

Điều này hữu ích khi quy tắc tự động hóa tạo mục mới hoặc gửi thông báo. Ví dụ: một quy tắc có thể sao chép một giao dịch và tên của bản sao sẽ tự động bao gồm Trò chuyện với khách hàng: Chưa đọc . Điều này cho phép người quản lý xem ngữ cảnh ngay trong chế độ xem Kanban của dự án mà không cần mở biểu mẫu.

Ngoài ra, mỗi quy tắc tự động hóa có các thông số duy nhất. Ví dụ, Thêm mục sản phẩm quy tắc yêu cầu bạn nhập ID sản phẩm, giá cả và số lượng.
Quy tắc tự động hóa: Sản phẩm

Khi bạn đã định cấu hình các quy tắc tự động hóa, hãy nhấp vào Lưu trong cửa sổ cài đặt quy tắc, sau đó lưu các thay đổi trên Tự động hóa bán hàng trang.

Kiểm tra hiệu suất quy tắc tự động hóa

Để xem quy tắc tự động hóa đã bắt đầu cho một mục CRM cụ thể hay chưa, hãy mở biểu mẫu mục, đi tới Tự động hóa tab và kiểm tra trạng thái của nó.

Mỗi trạng thái có màu nền và biểu tượng khác nhau.

• Quy tắc tự động hóa đã hoạt động thành công : nền xanh và dấu kiểm .

• Quy tắc tự động hóa không hoạt động vì đã xảy ra lỗi : nền xanh và biểu tượng chú ý . Di chuột qua biểu tượng để xem lý do đằng sau vấn đề.

• Quy tắc tự động hóa không hoạt động do có sự tạm dừng : nền trắng và biểu tượng vòng tròn quay . Quy tắc sẽ bắt đầu sau một thời gian đã đặt, giống như sau quy tắc trước đó.

• Quy tắc tự động hóa hoàn toàn không hoạt động : nền trắng không có biểu tượng. Đi tới cài đặt quy tắc và kiểm tra các điều kiện cũng như tham số thực thi của nó.

Để đảm bảo tất cả các cài đặt đều chính xác, hãy sử dụng Chế độ kiểm tra quy tắc tự động hóa . Nó giúp bạn kiểm tra cách các quy tắc tự động hóa hoạt động và sửa các lỗi có thể xảy ra.
Chế độ kiểm tra quy tắc tự động hóa

Chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc tự động hóa

1. Chuyển đến phần CRM được yêu cầu, chẳng hạn như Khách hàng tiềm năng hoặc Giao dịch.
2. Mở Quy tắc tự động hóa tab.
3. Chọn một hành động để thực hiện.

Xóa (x) : Xóa quy tắc tự động hóa nếu không còn cần thiết.

Chỉnh sửa : Sửa đổi cài đặt quy tắc tự động hóa. Ví dụ: thêm điều kiện mới hoặc thay đổi giá trị trường.

Sao chép : Sao chép quy tắc tự động hóa với các cài đặt của nó. Điều này hữu ích nếu bạn muốn sử dụng cùng một quy tắc ở một giai đoạn khác hoặc thực hiện những thay đổi nhỏ.
Sao chép và di chuyển các quy tắc tự động hóa

Vô hiệu hóa : Tạm thời tắt quy tắc tự động hóa nếu không cần thiết trong một thời gian. Bạn có thể kích hoạt lại nó bất kỳ lúc nào.

Dừng lại : Sử dụng tùy chọn này để làm gián đoạn chuỗi quy tắc tự động hóa ở một giai đoạn nhất định cho một mục CRM cụ thể.
Dừng quy tắc tự động hóa ở một giai đoạn nhất định

Xóa hoặc chỉnh sửa quy tắc tự động hóa

Sao chép hoặc tắt quy tắc tự động hóa

Khi bạn đã thực hiện tất cả các thay đổi đối với quy tắc tự động hóa, hãy nhấp vào Lưu .