Mỗi tài khoản Bitrix24 có một bộ mẫu tài liệu tiêu chuẩn như hóa đơn và báo giá. Bạn có thể sử dụng chúng để tạo tài liệu chứa thông tin chi tiết về công ty và thông tin khách hàng từ CRM.

Tìm mẫu tài liệu

1. Mở bất kỳ biểu mẫu mục CRM nào.
2. Bấm vào tài liệu nút.
3. chọn Thêm mẫu mới .

Bạn sẽ thấy danh sách các mẫu có sẵn, hiển thị tên mẫu, ràng buộc phần và ngày sửa đổi theo mặc định.

Để tùy chỉnh các cột:

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (⚙️) ở góc trên cùng bên trái.
2. Chọn các trường mong muốn.
3. Áp dụng các thay đổi.

Chỉnh sửa cài đặt mẫu tài liệu

Trước khi sử dụng mẫu tiêu chuẩn, bạn có thể điều chỉnh cài đặt của mẫu đó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút menu (☰) bên cạnh tên mẫu và chọn Chỉnh sửa .

Tên . Thay đổi tên mẫu nếu cần.

Đang hoạt động . Tùy chọn này được bật theo mặc định khi bạn thêm mẫu mới, cho phép bạn tạo tài liệu từ mẫu đó. Nếu bạn ngừng sử dụng nó, hãy tắt tùy chọn này.

Có chữ ký và đóng dấu . Nếu bạn bật tính năng này, CRM sẽ thêm chữ ký và đóng dấu của công ty bạn vào tài liệu. Nếu không, tài liệu sẽ được tạo mà không có chúng.
Thêm chi tiết công ty

Để thêm chữ ký và hình ảnh đóng dấu vào biểu mẫu công ty của bạn:

1. nhấp chuột Chọn trường .
2. Chọn các hộp bên cạnh các trường.
3. nhấp chuột chọn .
4. Tải lên các hình ảnh.
5. Lưu các thay đổi.

Danh sách mặt hàng . Chọn xem tài liệu chỉ nên bao gồm sản phẩm, chỉ dịch vụ hay cả hai.
Danh sách mục trong mẫu tài liệu

Liên kết với các phần CRM . Nếu bạn có các quy trình bán hàng khác nhau, bạn có thể cần các mẫu khác nhau cho mỗi quy trình. Chọn đường ống để liên kết mẫu.
Đường ống bán hàng

Người dùng mẫu . Đặt ai có thể truy cập vào mẫu. Bạn có thể chọn nhân viên cụ thể hoặc toàn bộ bộ phận.

Ràng buộc với đất nước . Điều này ảnh hưởng đến định dạng ngày, giờ và tên. Nếu quốc gia bạn cần không được liệt kê, hãy thêm quốc gia đó bằng cách nhấp vào Tạo .

Sử dụng mẫu đánh số tự động . Chọn quy tắc cho Bitrix24 để tạo một số duy nhất cho tài liệu, như số thứ tự, ngày hoặc ID khách hàng.
Tự động đánh số tài liệu

Chi tiết thanh toán . Đây là nội dung khách hàng sẽ thấy trong tài liệu khi sử dụng các phương thức thanh toán cụ thể.

Để chỉ định chi tiết thanh toán:

1. Mở menu ba chấm (...) bên cạnh trường.
2. Chọn các biến, chẳng hạn như {Invoice: Số tiền} và {Hóa đơn: Phương thức thanh toán}.
3. Thêm văn bản tùy chỉnh nếu cần thiết. Ví dụ: Thanh toán {Invoice: Số tiền} sẽ được thực hiện qua {Invoice: Payment Method}.

Các biến có sẵn phụ thuộc vào các phần CRM được liên kết với mẫu tài liệu. Ví dụ: để sử dụng các biến từ giao dịch và hóa đơn, hãy liên kết mẫu với các phần này.

Lưu cài đặt và mẫu của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Cài đặt mẫu tài liệu cho các quốc gia khác

Mẫu tài liệu có thể khác nhau tùy theo quốc gia, vì vậy các mẫu dành cho Vương quốc Anh và Pháp sẽ trông khác nhau. Để tìm mẫu cho các quốc gia khác:

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (⚙️) ở góc trên cùng bên phải.
2. chọn Tải mẫu từ thư viện .
3. Chọn một quốc gia từ danh sách.
4. nhấp chuột cài đặt để thêm mẫu vào danh sách của bạn.

Sau khi cài đặt, hãy kiểm tra cài đặt mẫu. Nếu bạn muốn sử dụng nó trong một quy trình giao dịch cụ thể, hãy chọn nó trong Liên kết với các phần CRM .

Thay đổi cách sắp xếp mẫu tài liệu

Để sắp xếp và ưu tiên các mẫu được sử dụng thường xuyên:

1. Mở biểu mẫu mục CRM.
2. Bấm vào tài liệu nút.
3. chọn Thêm mẫu mới .
4. Thêm Sắp xếp trường trong cài đặt chế độ xem danh sách.
5. Đặt con trỏ trên một hàng, giữ nút chuột trái và kéo nó để sắp xếp lại.