Mỗi tài khoản Bitrix24 đều có sẵn các mẫu hóa đơn, báo giá và các tài liệu khác được tạo sẵn. Nếu mẫu tiêu chuẩn không phù hợp với nhu cầu của công ty bạn hoặc thiếu một số dữ liệu, bạn có thể chỉnh sửa hoặc tạo mẫu của riêng mình.

Cách mã tượng trưng hoạt động

Mọi mẫu tài liệu trong Bitrix24 đều được tạo thành từ các mã tượng trưng. Các mã này trỏ đến các trường cụ thể trong biểu mẫu mục CRM.

Mã tượng trưng cho CRM biết trường nào cần lấy từ biểu mẫu mục và tự động chèn vào tài liệu. Bạn không cần phải tìm kiếm bất cứ thứ gì một cách thủ công—Bitrix24 sẽ làm việc đó cho bạn.

Để xem danh sách các mã tượng trưng:

1. Mở mẫu mục và nhấp vào tài liệu .
2. chọn Thêm mẫu mới .
3. Bấm vào biểu tượng cài đặt (⚙️) và chọn Trường .

Bạn sẽ thấy một bảng có tất cả các mã tượng trưng có sẵn. Tên trong bảng khớp với tên trường trong mục. Bạn có thể sao chép mã bạn cần và dán vào mẫu.

Vì có nhiều mã tượng trưng nên việc sử dụng bộ lọc để tìm mã phù hợp sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu bạn cần mã cho một trường trong giao dịch, hãy chọn thỏa thuận trong Nguồn lĩnh vực.

Tùy thuộc vào nguồn bạn chọn, CRM có thể yêu cầu bạn điền thêm một hoặc hai trường để thu hẹp tìm kiếm.

Ví dụ: đây là cách tìm mã chi tiết khách hàng:

1. Vì tài liệu được tạo từ một giao dịch, hãy chọn thỏa thuận trong Nguồn lĩnh vực.
2. Nếu khách hàng được lưu trong Bitrix24 dưới dạng công ty, hãy chọn Công ty trong thỏa thuận lĩnh vực.
3. Sau đó chọn Chi tiết khách hàng .

Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy các trường phù hợp. Ví dụ: bạn có thể sao chép mã cho tên đầy đủ của khách hàng và tên đầy đủ của công ty rồi chèn chúng vào mẫu của bạn.

Cùng một trường có thể có mã khác nhau tùy thuộc vào mục CRM.

Nếu bạn muốn thêm mô tả sản phẩm vào tài liệu:

1. Đặt Nguồn để thỏa thuận vì tài liệu được tạo từ một giao dịch.
2. trong thỏa thuận trường, chọn Sản phẩm vì trường này ở dạng sản phẩm.
3. Sao chép mã cho Mô tả trường: {ProductsProductDescription}.

Cách chỉnh sửa mẫu tài liệu chuẩn

Bây giờ hãy sử dụng mã tượng trưng để cập nhật mẫu mặc định.

1. Mở mẫu mục và nhấp vào tài liệu .
2. chọn Thêm mẫu mới .
3. Chọn mẫu bạn muốn chỉnh sửa và tải xuống.

Tệp sẽ ở định dạng DOCX và bạn có thể mở tệp trong Microsoft Office hoặc trình chỉnh sửa LibreOffice miễn phí.

1. Xóa các mã bạn không cần.
2. Thêm mã bạn muốn xuất hiện trong tài liệu.
3. Lưu tệp ở định dạng DOCX. Kích thước không được lớn hơn 2 MB.

Quay lại Bitrix24:

1. Mở danh sách mẫu, nhấp vào Menu (☰) và chọn Chỉnh sửa .
2. nhấp chuột Tải lên mới để thay thế mẫu cũ bằng mẫu mới.
3. Sau đó điều chỉnh các cài đặt như tên, quyền truy cập và ràng buộc phần.

Cuối cùng, kiểm tra xem mẫu có hoạt động không. Mở mẫu từ tài liệu tab và CRM sẽ ngay lập tức tạo tài liệu bằng phiên bản cập nhật của bạn.

Bạn có thể quản lý các trường khác theo cách tương tự—sắp xếp lại, xóa, thêm trường mới hoặc hiển thị chi tiết về khách hàng, sản phẩm và trường tùy chỉnh.