Mẫu đánh số tự động chỉ định một số duy nhất cho mỗi tài liệu. Các số có thể bao gồm chữ số, ngày tháng, tiền tố và các giá trị khác. Điều này giúp bạn tránh trùng lặp, tìm tài liệu nhanh hơn và giữ hồ sơ ngăn nắp.

Bạn có thể thiết lập đánh số riêng cho tài liệu, hóa đơn và ước tính. Khách hàng tiềm năng và giao dịch sử dụng định dạng đánh số mặc định mà bạn không thể thay đổi.

Trong bài viết này:

• Tạo mẫu đánh số tự động
• Định cấu hình mẫu đánh số tự động
• Chỉnh sửa hoặc xóa mẫu đánh số tự động
• Kiểm tra và thay đổi số tiếp theo
• Sửa lỗi đánh số

Tạo mẫu đánh số tự động

Bạn có thể tạo mẫu trong cài đặt CRM hoặc từ mẫu tài liệu.

Trong cài đặt CRM

1. Đi tới CRM > Thêm > Cài đặt > Cài đặt CRM > Mẫu đánh số tự động .
2. Chọn mục: chứng từ, hoá đơn hoặc dự toán.
3. nhấp chuột Tạo mẫu đánh số tự động .

Trong mẫu tài liệu

1. Đi tới CRM > Ưu đãi và mở bất kỳ giao dịch nào.
2. nhấp chuột Tài liệu > Thêm mẫu mới .
3. Chọn một mẫu và nhấp vào Chỉnh sửa .
4. nhấp chuột Tạo bên cạnh Sử dụng mẫu đánh số tự động .

Định cấu hình mẫu đánh số tự động

Thiết lập các thông số cơ bản. Đặt tên rõ ràng cho mẫu. Sau đó cộng và sắp xếp các phần tử bạn muốn trong số.

số tuần tự . Số thứ tự tăng theo mỗi tài liệu mới (1, 2, 3, v.v.). Hãy sử dụng nó khi bạn cần một hệ thống đánh số đơn giản dựa trên các tài liệu đặt hàng được tạo ra.

Cài đặt số thứ tự

Nếu bạn chọn số tuần tự trong một mẫu, hãy định cấu hình các tùy chọn sau:

Bắt đầu đánh số tuần tự với — Đặt số đầu tiên trong dãy (ví dụ: 101).

Tăng số thứ tự bằng — Đặt số lượng tăng lên bao nhiêu mỗi lần. Ví dụ: nếu bạn đặt thành 3 thì chuỗi sẽ là 101, 104, 107.

Độ dài số thứ tự - Đặt tổng số chữ số. Ví dụ: chiều dài có 3 định dạng số là 001, 002.

Ký tự đệm — Thêm ký tự đầu nếu số đó ngắn hơn độ dài đã đặt. Ví dụ: với độ dài là 2 và phần đệm được đặt thành 0, các số sẽ xuất hiện dưới dạng 01, 02, 03.

Khoảng thời gian hoạt động của mẫu đánh số tự động — Chọn thời điểm đặt lại đánh số: liên tục, hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.
Nếu bạn đặt lại số thường xuyên, hãy bao gồm ngày ( Ngày, tháng, năm hiện tại + số thứ tự ) để tránh trùng lặp.

Múi giờ — Theo mặc định, hệ thống sử dụng thời gian của máy chủ. Chọn múi giờ của bạn để kiểm soát thời điểm đặt lại đánh số và tránh trùng lặp.

Sử dụng đánh số liên tục trên tất cả các công ty của tôi — Kích hoạt tính năng này để chia sẻ một chuỗi trên tất cả các công ty. Vô hiệu hóa nó để giữ các chuỗi riêng biệt cho mỗi công ty.

Các yếu tố bổ sung

Bạn có thể kết hợp các số liên tiếp với các phần tử khác:

Ngày, tháng hoặc năm hiện tại — Thêm ngày tạo tài liệu. Sử dụng tính năng này để theo dõi thời điểm tài liệu được tạo.

Số ngẫu nhiên — Thêm một tổ hợp ngẫu nhiên các chữ số và chữ in hoa (ví dụ: 4C2FW). Sử dụng điều này khi bạn cần những con số ít dự đoán hơn.

Tiền tố — Thêm văn bản hoặc số vào đầu (ví dụ: DOC). Sử dụng nó để xác định các loại tài liệu, dự án hoặc phòng ban.

ID — Sử dụng ID của mục CRM có liên quan (chẳng hạn như giao dịch hoặc khách hàng tiềm năng). Điều này giúp liên kết tài liệu với các bản ghi cụ thể.

ID công ty của tôi - Thêm ID công ty của bạn. Hữu ích nếu bạn quản lý nhiều pháp nhân.
Thêm chi tiết công ty

ID khách hàng — Thêm ID của liên hệ hoặc công ty đã chọn. Sử dụng nó để nhanh chóng tìm thấy tài liệu cho một khách hàng cụ thể.

Chỉnh sửa hoặc xóa mẫu đánh số tự động

Bạn có thể quản lý các mẫu đánh số tự động trong cài đặt CRM. Để chỉnh sửa hoặc xóa mẫu, hãy chọn mẫu đó từ danh sách và nhấp vào Chỉnh sửa hoặc Xóa .

Trong mẫu tài liệu, bạn chỉ có thể chỉnh sửa mẫu:

1. Chọn mẫu từ danh sách.
2. nhấp chuột Cấu hình .

Kiểm tra và thay đổi số tiếp theo

Nếu bạn cần tiếp tục đánh số từ hệ thống khác hoặc đặt trình tự của riêng mình, bạn có thể cập nhật thủ công số tài liệu tiếp theo.

Đối với các mẫu được chia sẻ trên nhiều công ty:

1. Mở mẫu ở chế độ chỉnh sửa.
2. nhấp chuột Chỉnh sửa số hiện tại .

Một bảng điều khiển mở ra ở bên phải. Nó hiển thị số tiếp theo cho mỗi công ty.

các Phím mẫu đánh số cột hiển thị ID công ty:

• Công ty_ID_ — tài liệu không có công ty liên kết.
• Công ty_ID_1 - tài liệu cho công ty có ID 1.

Để cập nhật số tiếp theo:

1. Chọn một công ty.
2. nhấp chuột Chỉnh sửa .
3. Nhập số mới vào Số tiếp theo sẽ là cột.
4. Lưu các thay đổi.

Sửa lỗi đánh số tài liệu sai

Nếu bạn nhìn thấy những con số không mong muốn khi tạo tài liệu thì thiết lập đánh số có thể không chính xác.

Những lý do phổ biến

• Sử dụng đánh số liên tục trên tất cả các công ty của tôi không được kích hoạt.
• Bạn đã thêm một công ty sau khi thiết lập đánh số. Điều này đặt lại trình tự.
• Bạn đã chuyển người bán mặc định sang một công ty khác. Điều này cũng đặt lại việc đánh số.
• Bạn đã thêm một công ty và sau đó xóa nó.
• Bạn đã bật Sử dụng đánh số liên tục trên tất cả các công ty của tôi sau khi tạo mẫu.

Làm thế nào để sửa nó

Tạo mẫu mới, đặt số bắt đầu chính xác và bật Sử dụng đánh số liên tục trên tất cả các công ty của tôi nếu cần.