Nhiệm vụ trong Bitrix24 giúp bạn lập kế hoạch công việc, phân công trách nhiệm và theo dõi thời hạn. Để tạo một nhiệm vụ rõ ràng, hãy thêm tiêu đề, mô tả và người được giao. Bạn cũng có thể thêm các giai đoạn, đính kèm tệp hoặc liên kết nhiệm vụ với một dự án. Điều này giúp nhóm luôn thống nhất và tránh bỏ sót chi tiết.

Ví dụ: khi chuẩn bị chiến dịch tiếp thị, hãy tạo nhiệm vụ, đặt mô tả và thời hạn, đính kèm tài liệu và thêm danh sách kiểm tra. Sau đó, nhóm có thể thực hiện theo kế hoạch và theo dõi tiến độ cho từng bước.

Đặt thời hạn

Thời hạn giúp các thành viên trong nhóm lập kế hoạch cho công việc của họ và hiểu khi nào nhiệm vụ đến hạn. Trong cài đặt nâng cao, bạn có thể kiểm soát cách thức hoạt động của thời hạn. Ví dụ: bạn có thể cho phép hoặc hạn chế các thay đổi, đặt thời hạn mặc định cho các nhiệm vụ mới hoặc yêu cầu xem xét trước khi hoàn thành.

nhấp chuột Cài đặt (⚙️) bên cạnh thời hạn và kích hoạt các tùy chọn cần thiết.

Kiểm tra nhiệm vụ sau khi hoàn thành . Khi người được giao hoàn thành nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ được chuyển đến người tạo để xem xét. Người tạo có thể phê duyệt kết quả hoặc gửi lại nhiệm vụ để sửa đổi.
Kiểm tra nhiệm vụ sau khi hoàn thành

Đặt thời hạn mặc định cho tất cả nhiệm vụ mới . Xác định bao nhiêu ngày sau khi tạo một nhiệm vụ sẽ đến hạn. Điều này tự động áp dụng cho các nhiệm vụ mới. Hãy sử dụng điều này nếu nhóm của bạn thường xuyên làm việc với các mốc thời gian giống nhau.

Người được chuyển nhượng có thể thay đổi thời hạn . Cho phép người được chuyển nhượng cập nhật ngày đến hạn. Bạn có thể thêm điều khiển:

• Yêu cầu lý do cho sự thay đổi
• Giới hạn số lần hoặc thời hạn có thể di chuyển bao xa

Bỏ qua cuối tuần . Nếu thời hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hệ thống sẽ chuyển thời hạn đó sang ngày làm việc tiếp theo.

Tự động hoàn thành nhiệm vụ khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ phụ và ngược lại . Khi tất cả các nhiệm vụ phụ hoàn thành, nhiệm vụ chính sẽ tự động đóng lại. Hoàn thành nhiệm vụ chính cũng là hoàn thành tất cả các nhiệm vụ phụ.

Đính kèm tập tin và tài liệu

Sử dụng tác vụ để lưu trữ tất cả tài liệu liên quan, chẳng hạn như tài liệu, hướng dẫn hoặc tệp. Ví dụ: trong nhiệm vụ “Xem lại hợp đồng”, hãy đính kèm tệp để đồng đội có thể mở trực tiếp từ nhiệm vụ. Điều này giúp mọi người làm việc với phiên bản mới nhất.

Nhấp vào Tệp để tải tài liệu lên hoặc tạo tài liệu mới. Bất kỳ người tham gia nào cũng có thể thêm tập tin. Các tệp được tạo trong Bitrix24 đồng bộ hóa với Drive và dự án. Các thay đổi sẽ tự động cập nhật ở mọi nơi. Bạn cũng có thể chia sẻ tập tin với đồng đội hoặc người dùng bên ngoài.
Tài liệu trực tuyến: Bắt đầu

Đánh dấu một nhiệm vụ là quan trọng

Đánh dấu một nhiệm vụ là quan trọng khi nó cần được chú ý thêm. Ví dụ: cập nhật khẩn cấp hoặc yêu cầu nhạy cảm về thời gian.

Nhấp vào biểu tượng ưu tiên để đánh dấu nhiệm vụ. Nó sẽ nổi bật trong danh sách để người được giao có thể ưu tiên nó. Để chỉ xem các nhiệm vụ quan trọng, hãy sử dụng bộ lọc Ưu tiên.

Thêm danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra chia nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn và giúp theo dõi tiến độ. Chúng cho thấy những gì đã được thực hiện và những gì vẫn đang chờ xử lý.

• Công việc từng bước một. Ví dụ: cập nhật trang web: thu thập dữ liệu, chỉnh sửa nội dung, cập nhật hình ảnh và xem xét kết quả.
• Phân chia công việc giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ: chuẩn bị không gian làm việc: thiết lập thiết bị, cấp quyền truy cập và chuẩn bị tài liệu.

Nhấp vào Danh sách kiểm tra và thêm các mục.
Danh sách kiểm tra trong nhiệm vụ

Đặt lời nhắc

Lời nhắc giúp bạn luôn đúng tiến độ và tránh bỏ lỡ các bước. Bạn có thể đặt lời nhắc cho mỗi người tham gia.
Lời nhắc nhiệm vụ

Đối với người được giao, lời nhắc sẽ hiển thị thời điểm bắt đầu hoặc quay lại làm việc. Đối với người sáng tạo, họ báo hiệu thời điểm cần xem xét kết quả.

Bật theo dõi thời gian cho một nhiệm vụ

Sử dụng tính năng theo dõi thời gian để ghi lại thời gian làm việc. Bắt đầu hẹn giờ khi bạn bắt đầu làm việc và tạm dừng khi cần.

Tất cả các mục thời gian được lưu tự động trong nhiệm vụ. Điều này giúp theo dõi nỗ lực và đánh giá hiệu suất của nhóm.

Nhấp vào Theo dõi thời gian và đặt thời gian dự kiến. Sau đó, bạn có thể so sánh thời gian dự kiến ​​và thực tế.
Theo dõi thời gian trong nhiệm vụ

Ghi lại kết quả

Kết quả nắm bắt kết quả của một nhiệm vụ ở một nơi. Người được giao có thể thêm bản tóm tắt, đính kèm tệp hoặc mô tả công việc đã hoàn thành.

Nếu tóm tắt trạng thái nhiệm vụ được bật, người được giao phải thêm kết quả trước khi đóng nhiệm vụ. Điều này đảm bảo tài liệu rõ ràng và đơn giản hóa việc xem xét.

Bạn có thể thêm kết quả vào biểu mẫu nhiệm vụ hoặc trong cuộc trò chuyện bằng cách đánh dấu kết quả vào tin nhắn.
Tóm tắt trạng thái nhiệm vụ