Nhiệm vụ định kỳ cho phép bạn tự động hóa công việc lặp lại. Bitrix24 tạo các nhiệm vụ theo lịch trình, do đó bạn không cần phải thiết lập chúng theo cách thủ công mỗi lần.

Thiết lập nhiệm vụ một lần. Thêm tiêu đề, mô tả, người được giao và lịch trình. Bitrix24 sẽ tạo các tác vụ mới dựa trên các cài đặt này. Ví dụ: một kế toán viên có thể nhận nhiệm vụ “Gửi báo cáo” hàng tháng. Nhà tiếp thị có thể nhận được lời nhắc hàng tuần để xem xét các chiến dịch.

Nhiệm vụ định kỳ dựa trên các mẫu. Bạn có thể cập nhật hoặc tạm dừng mẫu bất kỳ lúc nào.

Tạo một nhiệm vụ định kỳ

Để thực hiện một nhiệm vụ định kỳ, hãy tạo hoặc chỉnh sửa mẫu:

1. Đi đến Nhiệm vụ và dự án > Mẫu .
2. Mở một mẫu hiện có hoặc nhấp vào Tạo .
3. Điền vào các trường chính như tiêu đề, mô tả, người được giao và thời hạn.
4. Thêm các mục tùy chọn như tệp, danh sách kiểm tra hoặc lời nhắc.
5. Bật Nhiệm vụ định kỳ ở cuối biểu mẫu.

Một khối có cài đặt lặp lại sẽ xuất hiện.

Thiết lập nhiệm vụ lặp lại

Sử dụng cài đặt lặp lại để kiểm soát thời điểm và cách thức Bitrix24 tạo tác vụ mới.

Tạo nhiệm vụ theo mẫu
Chọn tần suất Bitrix24 sẽ tạo nhiệm vụ:

• hàng ngày: Sử dụng công cụ này cho các công việc bạn xử lý hàng ngày, chẳng hạn như xem xét báo cáo hoặc kiểm tra hàng tồn kho.
• hàng tuần: Chọn những ngày cụ thể trong tuần. Ví dụ: tạo một nhiệm vụ vào Thứ Ba hoặc Thứ Sáu hàng tuần.
• hàng tháng: Chọn một ngày hoặc một ngày trong tuần, chẳng hạn như ngày 15 hoặc thứ Hai thứ hai. Điều này hoạt động tốt cho các báo cáo hoặc hóa đơn.
• Hàng năm: Đặt ngày hoặc mẫu cụ thể cho các nhiệm vụ hàng năm như kiểm toán hoặc gia hạn.

Bắt đầu lặp lại
Xác định thời điểm Bitrix24 bắt đầu tạo nhiệm vụ. Theo mặc định, các tác vụ sẽ bắt đầu ngay sau khi bạn lưu cài đặt. Bạn có thể chọn ngày bắt đầu khác nếu cần.

Dừng tái phát
Kiểm soát thời điểm quá trình tạo tác vụ kết thúc. Chọn một trong các tùy chọn sau:

• Ngày chính xác: Dừng lại vào một ngày cụ thể.
• Sau ... chạy: Dừng lại sau một số nhiệm vụ nhất định.
• Bằng tay: Tiếp tục tạo nhiệm vụ cho đến khi bạn tắt lặp lại.

Tạo nhiệm vụ mới tại
Chọn thời điểm nhiệm vụ mới xuất hiện. Theo mặc định, Bitrix24 tạo nhiệm vụ vào đầu ngày làm việc dựa trên cài đặt tài khoản của bạn.

Tạo nhiệm vụ vào cuối tuần và ngày lễ
Quyết định điều gì sẽ xảy ra nếu nhiệm vụ rơi vào một ngày không làm việc. Theo mặc định, Bitrix24 sẽ tạo nhiệm vụ vào ngày đó. Để di chuyển nó sang ngày làm việc tiếp theo, hãy chọn Không . Tùy chọn này chỉ có sẵn cho hàng ngày thời kỳ tái phát.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu.

Chỉnh sửa hoặc dừng tác vụ định kỳ

Bạn có thể cập nhật hoặc tắt tính năng lặp lại bất kỳ lúc nào.

Những người dùng sau có thể thay đổi cài đặt lặp lại:

• Người tạo mẫu: Người tạo ra mẫu.
• Quản trị viên Bitrix24: Có quyền quản trị để quản lý các mẫu.
• Người dùng có toàn quyền truy cập vào mẫu: Có thể xem, chỉnh sửa và quản lý mẫu đầy đủ.

Người dùng có quyền truy cập chỉ xem không thể chỉnh sửa mẫu. Để cho phép chỉnh sửa, hãy bật quyền chỉnh sửa mẫu trong phần Nhiệm vụ và Dự án cho bộ phận của họ hoặc bộ phận khác.
Nhiệm vụ: Quyền truy cập

Để cập nhật hoặc loại bỏ sự lặp lại:

1. Đi đến Nhiệm vụ và dự án > Mẫu .
2. Sử dụng bộ lọc và chọn Định kỳ .
3. Mở mẫu bạn cần.
4. Nhấp vào quy tắc lặp lại để cập nhật cài đặt.
5. Để loại bỏ sự lặp lại, hãy nhấp vào chéo biểu tượng bên cạnh nó.

Sau khi bạn lưu các thay đổi, Bitrix24 sẽ tạo các tác vụ mới bằng cách sử dụng cài đặt đã cập nhật. Nếu bạn loại bỏ sự lặp lại, Bitrix24 sẽ ngừng tạo tác vụ mới.

Quản lý các tác vụ định kỳ

Sau khi thiết lập mẫu, bạn có thể theo dõi các tác vụ định kỳ và kiểm soát quyền truy cập.

Xem lịch sử nhiệm vụ

Mở Lịch sử để xem tất cả các tác vụ được tạo từ mẫu. Điều này giúp bạn kiểm tra thời điểm tác vụ cuối cùng được tạo và xác nhận rằng tác vụ lặp lại hoạt động như mong đợi.

Quản lý quyền truy cập

Kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa mẫu.

Những người dùng sau có thể chỉnh sửa mẫu:

• Người tạo mẫu: Người tạo ra mẫu.
• Quản trị viên Bitrix24: Có quyền quản trị để quản lý các mẫu.
• Người dùng có toàn quyền truy cập vào mẫu: Có thể xem, chỉnh sửa và quản lý mẫu đầy đủ.
• Người dùng có quyền chỉnh sửa mẫu cho bộ phận của họ hoặc các bộ phận khác: Có thể chỉnh sửa các mẫu trong Nhiệm vụ và dự án phần.

Người dùng có quyền truy cập chỉ xem có thể mở mẫu nhưng không thể thay đổi mẫu.
Mẫu nhiệm vụ