Mẫu tác vụ cho phép bạn tạo tác vụ với cài đặt đặt trước. Các cài đặt này có thể bao gồm mô tả, thời hạn, người được giao, danh sách kiểm tra, v.v. Thiết lập mẫu một lần, sau đó sử dụng lại bất kỳ lúc nào.

Mẫu hoạt động tốt cho các nhiệm vụ định kỳ, chẳng hạn như đào tạo nhân viên mới hoặc chuẩn bị báo cáo hàng tháng. Bạn không cần phải nhập lại chi tiết mỗi lần. Người được giao nhận được một nhiệm vụ có cấu trúc rõ ràng với tất cả các bước được yêu cầu.

Tạo mẫu nhiệm vụ

Theo mặc định, tất cả nhân viên đều có thể tạo mẫu nhiệm vụ. Để hạn chế điều này, hãy cập nhật cài đặt quyền truy cập.

đi đến Nhiệm vụ và dự án > Thêm > Mẫu > Tạo . Thao tác này sẽ mở biểu mẫu mẫu.

Nhập tên . Nhập tên ngắn gọn, rõ ràng. Ví dụ: Chuẩn bị báo cáo bán hàng .

Thêm mô tả . Thêm hướng dẫn hoặc chi tiết cần thiết. Khi người dùng tạo một tác vụ từ mẫu, họ có thể chỉnh sửa mô tả mà không cần thay đổi mẫu.

Ví dụ: Trong một Chuẩn bị báo cáo hàng tháng mẫu, mô tả quy trình, liệt kê các số liệu cần thiết và xác định định dạng. Trong chính nhiệm vụ đó, người quản lý có thể thêm khoảng thời gian báo cáo và liên kết đến tệp.

Thêm người được giao . Chọn người sẽ hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể thay đổi người được giao khi tạo nhiệm vụ mà không cần chỉnh sửa mẫu.

Giao nhiệm vụ này cho tất cả người dùng mới . Bật tùy chọn này để tự động tạo nhiệm vụ từ mẫu này cho mọi nhân viên mới. Nhân viên mới trở thành người được giao.

Chỉ định chủ sở hữu tác vụ . Bạn có thể đặt chủ sở hữu tác vụ trong mẫu. Tuy nhiên, khi ai đó tạo một nhiệm vụ, chủ sở hữu nhiệm vụ đó sẽ trở thành người tạo ra nhiệm vụ đó.

Thêm người tham gia khác . Thêm người tham gia thực hiện nhiệm vụ. Thêm người quan sát theo dõi tiến trình nhưng không hành động.

Đặt thời hạn . Đặt thời gian thực hiện nhiệm vụ. Thời hạn này áp dụng cho mọi tác vụ được tạo từ mẫu. Bạn có thể chọn một giá trị hoặc nhập một giá trị tùy chỉnh.

Ví dụ: Nếu bạn đặt ba ngày, mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành trong vòng ba ngày.

Thêm nhiều lựa chọn hơn . Bạn cũng có thể thêm danh sách kiểm tra, tệp, theo dõi thời gian hoặc cài đặt tác vụ định kỳ. Các tùy chọn này giúp xác định các bước, đính kèm tài liệu, theo dõi thời gian và lặp lại các nhiệm vụ theo lịch trình.
Tạo một nhiệm vụ

Đặt quyền truy cập . Chọn người tạo nhiệm vụ từ mẫu này và ai chỉnh sửa nó.

1. Ở góc dưới bên phải của biểu mẫu, hãy bấm vào Quyền truy cập .
2. nhấp chuột Thêm và chọn người dùng hoặc nhóm: tất cả nhân viên, người dùng cụ thể, nhóm làm việc hoặc bộ phận.
3. Đặt cấp độ truy cập:

• Toàn quyền truy cập : Chỉnh sửa và xóa mẫu.
• Quyền truy cập chỉ đọc : Xem mẫu và tạo nhiệm vụ.

Sau khi bạn tạo mẫu, mẫu đó sẽ xuất hiện trong danh sách và sẵn sàng để sử dụng. Bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào.

Chỉnh sửa mẫu

1. đi đến Nhiệm vụ và dự án > Thêm > Mẫu .
2. Mở mẫu.
3. Cập nhật cài đặt tác vụ, chẳng hạn như tệp hoặc người quan sát.

Những thay đổi chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ mới. Các nhiệm vụ hiện tại không thay đổi.

Tạo một nhiệm vụ từ một mẫu

Người dùng có quyền truy cập có thể tạo tác vụ từ mẫu theo nhiều cách.

Từ phần Nhiệm vụ và Dự án . Bấm vào mũi tên bên cạnh Tạo , chọn Tác vụ sử dụng mẫu và chọn một mẫu.

Từ một biểu mẫu nhiệm vụ mới . trong Nhiệm vụ và dự án , bấm vào Tạo . Trong biểu mẫu nhiệm vụ, hãy chọn Biểu mẫu chi tiết . Ở phía dưới, mở Mẫu chặn và chọn một mẫu.

Từ một nhiệm vụ hiện có .

1. Mở một nhiệm vụ.
2. Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên nhiệm vụ.
3. chọn Tạo bằng cách sử dụng mẫu .
4. Chọn một mẫu và nhấp vào Thực đơn (≡) > Tạo bằng cách sử dụng mẫu .

Từ phần Mẫu .

1. đi đến Nhiệm vụ và dự án > Thêm > Mẫu .
2. Tìm mẫu theo tên hoặc sử dụng bộ lọc.
3. nhấp chuột Thực đơn (≡) > Tạo bằng cách sử dụng mẫu .
4. Nếu cần, hãy chỉnh sửa cài đặt tác vụ. Điều này sẽ không thay đổi mẫu.
5. nhấp chuột Tạo .

Tạo một nhiệm vụ với các nhiệm vụ phụ từ một mẫu

Thêm các mẫu nhiệm vụ phụ vào mẫu chính để xác định trước cấu trúc.

Ví dụ: Báo cáo bán hàng hàng năm làm mẫu chính và Báo cáo bán hàng hàng tháng dưới dạng mẫu nhiệm vụ phụ.

Đầu tiên, tạo một mẫu riêng cho nhiệm vụ phụ và liên kết nó với mẫu chính.

Tạo một mẫu nhiệm vụ phụ riêng biệt. Bạn có thể làm điều này theo hai cách:

• Trong danh sách mẫu, tìm mẫu chính và nhấp vào Menu (≡) > Thêm nhiệm vụ con cho mẫu .
• Trong biểu mẫu mẫu, nhấp vào ba dấu chấm và chọn Tạo nhiệm vụ con cho mẫu .

Điền vào mẫu nhiệm vụ phụ. Hệ thống tự động liên kết nó với mẫu chính. nhấp chuột Tạo .

Khi tạo một nhiệm vụ từ mẫu chính, bạn có thể tạo các nhiệm vụ phụ tự động hoặc thủ công.

Tự động tạo một nhiệm vụ con

1. Mở mẫu chính và nhấp vào Tạo nhiệm vụ .
2. Chỉnh sửa nhiệm vụ nếu cần thiết.
3. nhấp chuột Tạo .
4. Xác nhận rằng bạn muốn tạo nhiệm vụ phụ

Nếu mẫu bao gồm nhiều mẫu nhiệm vụ phụ thì hệ thống sẽ tạo tất cả các mẫu đó.

Tạo một nhiệm vụ con theo cách thủ công

1. Trong danh sách mẫu, tìm mẫu chính và nhấp vào Cộng (+) .
2. Chọn một mẫu nhiệm vụ phụ.
3. nhấp chuột Tạo nhiệm vụ .
4. Chỉnh sửa tác vụ nếu cần và nhấp vào Tạo .