Quản lý hàng tồn kho trong Bitrix24 giúp bạn theo dõi mức tồn kho và sự di chuyển của sản phẩm. Để kiểm soát những gì nhân viên có thể làm, hãy đặt quyền truy cập. Ví dụ: một số thành viên trong nhóm có thể làm việc với tài liệu, trong khi những người khác giám sát hoạt động và xem báo cáo.

Xác định vai trò của nhân viên

Trước khi đặt quyền, hãy xem xét các nhiệm vụ mà nhân viên của bạn thực hiện và quyền truy cập mà họ cần. Ví dụ:

• Quản trị viên cửa hàng trực tuyến : Kiểm soát khoảng không quảng cáo và quyền. Yêu cầu quyền truy cập để định cấu hình các phần, chỉnh sửa kho, tùy chỉnh bố cục biểu mẫu, xem báo cáo và quản lý tất cả các loại tài liệu kiểm kê. Ví dụ: quản trị viên có thể sửa các tài liệu được xử lý do nhầm lẫn.

• Nhân viên cửa hàng trực tuyến : Quản lý lô hàng của khách hàng. Yêu cầu quyền truy cập vào các đơn đặt hàng, mức tồn kho trong kho, lựa chọn kho và đặt trước sản phẩm. Ví dụ: đại diện bán hàng có thể xử lý đơn đặt hàng và dự trữ sản phẩm cho đến khi nhận được thanh toán.

• Nhân viên kho : Thực hiện các nhiệm vụ của kho như nhận hàng, điều chỉnh, chuyển giao và xóa sổ. Yêu cầu quyền truy cập để xem khu vực Quản lý hàng tồn kho, chọn kho cũng như tạo và xử lý tài liệu kiểm kê nhưng không thể hủy hoặc xóa chúng. Ví dụ: nhân viên kho có thể ghi lại việc giao hàng và cập nhật hàng tồn kho.

Thiết lập vai trò và quyền

Đi tới CRM > Cài đặt > Quyền truy cập khoảng không quảng cáo . Vì quản lý hàng tồn kho hoạt động với danh mục sản phẩm nên hãy đảm bảo nhân viên cũng có quyền truy cập vào danh mục và CRM.
Quyền truy cập khoảng không quảng cáo
Quyền truy cập dựa trên vai trò trong CRM

Sử dụng vai trò tiêu chuẩn. Quản lý khoảng không quảng cáo bao gồm các vai trò đặt trước với các quyền được tích hợp sẵn. Các vai trò dành cho quản trị viên cửa hàng trực tuyến, nhân viên và nhân viên kho hàng đã sẵn sàng để sử dụng—chỉ cần phân công nhân viên vào đúng vai trò.

Quản trị viên có thể quản lý quyền truy cập, làm việc với tất cả tài liệu kiểm kê và xem báo cáo. Nhân viên xử lý các đơn đặt hàng và kiểm tra mức tồn kho trong kho mà họ có thể truy cập. Nhân viên kho xử lý việc nhận hàng, điều chỉnh, chuyển giao và xóa sổ kho cho kho được giao của họ.

Nếu cần, bạn có thể tùy chỉnh các vai trò này và bật hoặc tắt quyền bằng cách sử dụng nút bật/tắt.
Cách chọn vai trò tiêu chuẩn phù hợp

Tạo vai trò tùy chỉnh. Nếu vai trò tiêu chuẩn không phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy tạo vai trò tùy chỉnh. Đây là cách thực hiện:

1. Mở menu ba chấm (...).
2. chọn Thêm vai trò mới và đặt cho nó một cái tên.
3. Thêm nhân viên vào vai trò.
4. Đặt quyền bằng cách sử dụng nút chuyển đổi.

Đây là một tình huống phổ biến: đội ngũ bán hàng quản lý các giao dịch và lô hàng, nhân viên kho hàng quản lý hàng tồn kho và người giám sát sửa lỗi. Ví dụ: một công ty có hai kho—một kho dành cho cửa hàng trực tuyến và một kho khác dành cho doanh số bán lẻ. Đội ngũ bán hàng xử lý đơn đặt hàng, nhân viên kho làm việc tại địa điểm được chỉ định và người giám sát giám sát hoạt động và sửa lỗi khi cần thiết.

Để thiết lập tính năng này, hãy làm theo ba bước:

1. Tạo vai trò cho đội ngũ bán hàng.

Bật quyền cho:

• Xem danh mục sản phẩm
• Xem khu vực Quản lý hàng tồn kho
• Xem và chọn kho
• Dự trữ sản phẩm bên trong thỏa thuận

Đối với đơn đặt hàng bán hàng, kích hoạt:

• Xem
• Tạo và chỉnh sửa
• Xử lý đối tượng tồn kho

Bằng cách này, các thành viên trong nhóm bán hàng có thể chọn nhà kho trong giao dịch, dự trữ sản phẩm và xử lý các lô hàng.

2. Tạo vai trò riêng cho nhân viên kho.

Bật quyền cho:

• Xem danh mục sản phẩm
• Xem khu vực Quản lý hàng tồn kho
• Xem và chọn kho (chỉ chỉ định các kho mà họ làm việc cùng)

Đối với chứng từ kiểm kê, hãy bật:

• Xem
• Tạo và chỉnh sửa
• Xử lý đối tượng tồn kho

Tắt các quyền khác để nhân viên không thể hủy hoặc xóa tài liệu đã xử lý. Bằng cách này, nhân viên kho chỉ làm việc với kho được chỉ định và không truy cập thêm dữ liệu.

3. Tạo vai trò cho người giám sát bộ phận bán hàng.

Bật quyền cho:

• Xem danh mục sản phẩm
• Xem khu vực Quản lý hàng tồn kho
• Xem báo cáo
• Xem và chọn kho (chọn tất cả kho)

Đồng thời kích hoạt:

• Chỉnh sửa kho
• Chỉnh sửa biểu mẫu xem đối tượng hàng tồn kho

Đối với chứng từ kiểm kê, hãy bật Hủy xử lý .

Bằng cách này, người giám sát có thể giám sát hoạt động, sửa lỗi và giữ cho định dạng tài liệu nhất quán.