Đặt chỗ là một công cụ để lên lịch các cuộc hẹn với chuyên gia, đặt trước thiết bị, v.v. Bạn có thể theo dõi tình trạng sẵn sàng của nhân viên, gửi cho khách hàng lời nhắc về cuộc hẹn của họ và lưu dữ liệu trong CRM. Bài viết này trả lời các câu hỏi thường gặp về đặt phòng.

Tại sao đặt phòng lại hữu ích

Đặt chỗ giúp tự động hóa quá trình xử lý yêu cầu. Khách hàng có thể chọn thời gian và dịch vụ thuận tiện thông qua biểu mẫu hoặc liên hệ với người quản lý để thêm lượt đặt chỗ vào lịch. Công ty xem lịch trình hiện tại, tránh chồng chéo và trống thời gian, đồng thời nhân viên được giải phóng khỏi các cuộc gọi thông thường.

Công cụ này phù hợp với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như:

• Trung tâm y tế - đặt lịch hẹn với bác sĩ, chẩn đoán và thủ tục.
• Thẩm mỹ viện - đặt dịch vụ cắt tóc, trang điểm và các dịch vụ khác.
• Cho thuê không gian - thuê không gian làm việc chung, studio ảnh, v.v.
• Cho thuê thiết bị - cho thuê ô tô và thiết bị chuyên dụng.
• Dịch vụ tư vấn - cung cấp tư vấn về pháp lý và các vấn đề khác.

Tài nguyên là gì

Nguồn lực là mọi thứ cần thiết để cung cấp dịch vụ, như chuyên gia, phòng, thiết bị, v.v. Bạn có thể chỉ định loại, lịch trình và thời gian đăng ký cho từng nguồn lực. Ví dụ: một tài nguyên có thể là:

• Trong một trung tâm y tế - một bác sĩ và một căn phòng có trang thiết bị.
• Trong câu lạc bộ thể hình - huấn luyện viên và phòng tập thể dục.
• Trong một cửa hàng sửa chữa ô tô - một khoang, một thợ cơ khí và một thang máy.
• Trong không gian làm việc chung - phòng họp.
• Trong dịch vụ cho thuê — ô tô và các phương tiện khác.

Thêm tài nguyên vào phần Đặt chỗ

Cách khách hàng có thể đặt dịch vụ

Khách hàng có thể đặt dịch vụ theo 2 cách:

Thông qua người quản lý . Nếu khách hàng gọi điện hoặc viết thư, người quản lý sẽ chọn thời gian và thêm lượt đặt chỗ vào lịch trình. Ví dụ: quản trị viên phòng khám lên lịch cho bệnh nhân với bác sĩ hoặc người quản lý sửa chữa ô tô đặt lịch sửa chữa.

Thông qua biểu mẫu CRM . Trong Bitrix24, bạn có thể định cấu hình biểu mẫu đặt chỗ để khách hàng có thể chọn thời gian thuận tiện và tự đặt dịch vụ. Có ba loại biểu mẫu CRM:

• Tự động lựa chọn — biểu mẫu tự động đề xuất thời gian và chuyên gia có sẵn gần nhất. Điều này hữu ích khi việc đặt chỗ càng sớm càng tốt là ưu tiên hàng đầu và nhân viên cụ thể không quan trọng. Ví dụ: một khách hàng bị đau răng có thể gặp bất kỳ nha sĩ trực nào có sẵn.
• Lựa chọn thời gian — khách hàng nhìn thấy tất cả các thời điểm có sẵn cho một ngày cụ thể và chọn một thời điểm thuận tiện. Điều này lý tưởng khi ngày và giờ quan trọng. Ví dụ: một cửa hàng sửa chữa ô tô có thể cung cấp chỗ để thay lốp.
• Lựa chọn chuyên gia — khách hàng chọn nhân viên, ngày và giờ. Tùy chọn này là cần thiết khi cần một chuyên gia cụ thể. Ví dụ, trong một thẩm mỹ viện, một khách hàng có thể muốn đặt chỗ với nhà tạo mẫu tóc ưa thích của họ.

Tạo biểu mẫu đăng ký tài nguyên

Những lời nhắc nào có thể được cấu hình

Bạn có thể thiết lập lời nhắc tự động cho cả khách hàng và người quản lý trong công cụ đặt lịch:

• Thông báo đặt chỗ mới — khách hàng nhận được tin nhắn có ngày, giờ và dịch vụ ngay sau khi đặt chỗ.
• Xác nhận cuộc hẹn — khách hàng nhận được liên kết để xác nhận việc đặt chỗ và người quản lý sẽ được thông báo nếu khách hàng không xác nhận.
• Nhắc nhở cuộc hẹn — khách hàng nhận được lời nhắc về việc đặt chỗ vào một thời điểm nhất định trước cuộc hẹn, chẳng hạn như vào buổi sáng của ngày đặt chỗ.
• Nếu khách hàng đến muộn — khách hàng nhận được tin nhắn và người quản lý nhận được lời nhắc nếu khách hàng đến muộn.

Điều này giúp giảm các cuộc hẹn bị bỏ lỡ và thời gian ngừng hoạt động. Khách hàng được nhắc nhở về việc đặt chỗ của họ và ít có khả năng quên, trong khi người quản lý có thể đoán trước việc hủy và phản hồi nhanh chóng.
Đặt chỗ: Mẫu tin nhắn khách hàng

Liệu nhiều khách hàng có thể đặt cùng một khoảng thời gian hay không

Công cụ đặt chỗ bao gồm tùy chọn đặt trước quá nhiều, cho phép hai khách hàng đặt cùng một khoảng thời gian. Nếu một người hủy bỏ hoặc lên lịch lại, người kia vẫn giữ nguyên lịch trình. Điều này rất hữu ích khi việc hủy bỏ diễn ra thường xuyên, đảm bảo lịch trình luôn kín, nhân viên vẫn bận rộn và công ty không bị mất thời gian hoặc khách hàng.
Thêm đặt phòng của khách hàng

Làm thế nào để đặt chỗ cho khách hàng nếu lịch trình đã đầy

Nếu tất cả các khoảng thời gian đã được đặt trước, hãy thêm khách hàng vào danh sách chờ. Khi ai đó hủy, người quản lý có thể cung cấp ngay thời gian mới có cho những người đã để lại yêu cầu và đang chờ đợi. Điều này giúp tránh các khoảng trống trong lịch trình và giữ chân khách hàng.

Ví dụ: một câu lạc bộ thể hình sử dụng danh sách chờ cho các buổi tập luyện cá nhân, trong khi một phòng khám sử dụng danh sách chờ cho các cuộc hẹn với bệnh nhân.
Bitrix24 Booking: đưa khách hàng vào danh sách chờ

Liệu khách hàng có thể được đặt trực tiếp từ CRM hay không

Khách hàng đã có trong CRM có thể được đặt dịch vụ theo hai cách.

Ở dạng CRM .

1. Đi đến CRM và chọn một mục CRM.
2. nhấp chuột Đặt chỗ trong dòng thời gian và chọn thời gian theo nguồn lực được yêu cầu.

Đặt chỗ trong CRM

Trong phần đặt phòng .

1. Khi tạo đặt chỗ mới, nhấp vào Khách hàng .
2. Bắt đầu nhập tên khách hàng vào Tên liên hệ lĩnh vực.
3. Việc đặt chỗ sẽ tự động liên kết với CRM và xuất hiện dưới dạng.