Trong Chữ ký điện tử Bitrix24, các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa giúp tự động hóa và hợp lý hóa việc ký tài liệu với khách hàng.

Quy tắc tự động hóa xử lý các tác vụ thông thường như gửi email cho khách hàng và thiết lập các tác vụ để chuẩn bị tài liệu. Trình kích hoạt giám sát hành động của khách hàng và những thay đổi trong các mục, chẳng hạn như khi tài liệu được công ty của bạn và khách hàng ký hoặc khi các trường được cập nhật. Khi một hành động xảy ra, trình kích hoạt sẽ di chuyển mục đó đến giai đoạn được chỉ định.

Ví dụ: sau khi bên của bạn ký một tài liệu, trình kích hoạt sẽ di chuyển mục đó đến Đã gửi giai đoạn và quy tắc tự động hóa sẽ gửi hợp đồng cho khách hàng ký kết.
Quy tắc và kích hoạt tự động hóa trong Bitrix24

Thêm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa

1. đi đến chữ ký điện tử phần.
2. Mở Quy tắc tự động hóa tab.
3. nhấp chuột Tạo .
4. Chọn giai đoạn mà bạn muốn thiết lập quy tắc hoặc trình kích hoạt tự động hóa.
5. Mở danh mục có liên quan vì các quy tắc và trình kích hoạt được nhóm lại để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể như giao tiếp với khách hàng, thủ tục giấy tờ, thanh toán, v.v.
6. nhấp chuột Thêm bên cạnh quy tắc hoặc trình kích hoạt tự động hóa. Để thêm nhiều quy tắc cùng một lúc, hãy giữ phím Ctrl chìa khóa ( Cmd trên Mac) và chọn những thứ bạn cần.

Trong Bitrix24 e-Signature, các nhóm quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa tương tự như trong CRM nhưng có ít công cụ hơn. Ví dụ, Thủ tục giấy tờ nhóm trong phần Chữ ký điện tử chỉ bao gồm trình kích hoạt, trong khi ở CRM, nó cung cấp cả quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa.
Quy tắc tự động hóa trong CRM: Thủ tục giấy tờ
Kích hoạt trong CRM: Thủ tục giấy tờ

Định cấu hình quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa

Sau khi thêm quy tắc hoặc trình kích hoạt tự động hóa, bạn sẽ cần định cấu hình quy tắc hoặc trình kích hoạt đó.

Cài đặt quy tắc tự động hóa. Tất cả các quy tắc tự động hóa đều có cài đặt tiêu chuẩn:

• Thực thi: Quy tắc có thể chạy sau các quy tắc trước hoặc độc lập.
• Thời gian: Quy tắc có thể bắt đầu ngay lập tức hoặc sau một thời gian đã đặt.
• Điều kiện: Quy tắc chỉ áp dụng cho các mục cụ thể, ví dụ: chỉ khi số tiền chứng từ vượt quá 50.000 USD.

Điều kiện trong quy tắc tự động hóa

Mỗi quy tắc tự động hóa cũng có các cài đặt riêng. Ví dụ, Gửi email cho khách hàng quy tắc yêu cầu các chi tiết như địa chỉ, chủ đề và nội dung tin nhắn của người gửi.

Khi một mặt hàng đạt đến một giai đoạn nhất định, quy tắc tự động hóa có thể gửi email cho khách hàng kèm theo hợp đồng, hóa đơn hoặc ước tính.
Quy tắc tự động hóa: Giao tiếp với khách hàng

Cài đặt kích hoạt . Trình kích hoạt có các trường tiêu chuẩn:

• Điều kiện: Trình kích hoạt chỉ kích hoạt đối với các mục cụ thể, ví dụ: chỉ đối với các tài liệu do một nhân viên nhất định quản lý.
• Tên trình kích hoạt: Đổi tên tên mặc định nếu bạn đặt nhiều trình kích hoạt để dễ dàng tìm thấy tên phù hợp.
• Thay đổi giai đoạn: Theo mặc định, trình kích hoạt sẽ thay đổi giai đoạn thay mặt nhân viên chịu trách nhiệm nhưng bạn có thể chọn một người dùng khác.
• Cho phép di chuyển về giai đoạn trước: Trigger có thể di chuyển mục về giai đoạn trước. Ví dụ: trả tài liệu từ giai đoạn cuối về giai đoạn đầu tiên.

Mỗi trình kích hoạt cũng có các cài đặt riêng.