trong chữ ký điện tử phần này, bạn có thể quản lý tài liệu trên bảng Kanban bằng các cột và thẻ. Mỗi thẻ đại diện cho một tài liệu và các cột hiển thị các giai đoạn xử lý tài liệu khác nhau, chẳng hạn như phê duyệt, ký, gửi cho khách hàng, v.v.

Chế độ xem Kanban hiển thị vị trí mỗi tài liệu đang được xử lý, do đó bạn có thể nhanh chóng xem tài liệu nào đang chờ phê duyệt hoặc ký.

Thiết lập chế độ xem Kanban

Trong chế độ xem Kanban, bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn, biểu mẫu tạo tài liệu và biểu mẫu xem tài liệu. Mỗi nhân viên có thể tự điều chỉnh các cài đặt này.

Các giai đoạn. Các giai đoạn giúp bạn theo dõi quá trình ký kết, từ bản thảo đầu tiên đến văn bản được tất cả các bên ký kết.

Để thiết lập các giai đoạn, hãy đi tới Chữ ký điện tử > Ký và quản lý > Kanban . Theo mặc định, chế độ xem Kanban bao gồm năm giai đoạn:

• Bản nháp: Mẫu tài liệu đã được tạo.
• Đang được xem xét: Tài liệu đang được xem xét, chẳng hạn như bởi người giám sát bộ phận.
• Đã gửi: Tài liệu đang chờ đại diện công ty bạn ký.
• Ký một phần: Người đại diện đã ký nhưng chữ ký của khách hàng vẫn đang chờ xử lý.
• Đã ký: Cả hai bên đã ký vào văn bản.

Bạn có thể sử dụng các giai đoạn này, chỉnh sửa chúng hoặc thêm giai đoạn mới.

Để đổi tên, thay đổi màu hoặc xóa giai đoạn, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì. Để thêm giai đoạn mới, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+).

Mẫu tạo tài liệu. Các biểu mẫu tài liệu có thể được thêm tự động, chẳng hạn như khi tạo tài liệu CRM hoặc theo cách thủ công ngay trong chế độ xem Kanban.
Tài liệu trong CRM: Tạo và gửi cho khách hàng

Để tạo nhanh tài liệu, hãy chọn các trường cần điền ngay, chẳng hạn như người chịu trách nhiệm, thông tin chi tiết về công ty của bạn và khách hàng. Bạn có thể hoàn thành các trường khác sau.

1. nhấp chuột Cài đặt (⚙️) .
2. Mở rộng Cài đặt Kanban .
3. chọn Định cấu hình tạo trường biểu mẫu .
4. Chọn các lĩnh vực bạn cần.
5. nhấp chuột Áp dụng .

Biểu mẫu xem tài liệu. Định cấu hình biểu mẫu xem tài liệu để chỉ hiển thị thông tin quan trọng nhất trên bảng Kanban. Ví dụ: người giám sát có thể cần xem ai đã tạo tài liệu, nó được tạo khi nào và người chịu trách nhiệm. Thông tin chi tiết bổ sung có sẵn bằng cách mở mẫu tài liệu đầy đủ.

1. nhấp chuột Cài đặt (⚙️) .
2. Mở rộng Cài đặt Kanban .
3. chọn Định cấu hình các trường biểu mẫu xem .
4. Chọn các lĩnh vực bạn cần.
5. nhấp chuột Áp dụng .

Làm việc với tài liệu ở chế độ xem Kanban

Di chuyển tài liệu qua các giai đoạn. Kéo tài liệu sang giai đoạn tiếp theo khi chúng chuyển qua quá trình ký. Ví dụ: khi bạn gửi một tài liệu cho đại diện của công ty bạn để ký, hãy chuyển nó từ Đang xem xét sân khấu đến Đã gửi sân khấu. Chỉ cần chọn tài liệu và kéo nó vào cột mong muốn.

Sử dụng bộ lọc và tìm kiếm. Bộ lọc và tìm kiếm giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tài liệu mình cần.

Bộ lọc tiêu chuẩn. Có ba bộ lọc mặc định:

• Mục của tôi: Hiển thị tất cả các tài liệu bạn chịu trách nhiệm.
• Đang tiến hành: Hiển thị tài liệu ở các giai đoạn ký khác nhau.
• Đã hoàn tất: Hiển thị các tài liệu không còn được xử lý, dù đã được ký hay chưa được ký.

Bộ lọc tùy chỉnh. Bạn có thể tạo bộ lọc của riêng mình để sắp xếp tài liệu theo các trường cụ thể, chẳng hạn như liên hệ hoặc số tiền.

1. nhấp chuột Thêm trường .
2. Chọn các trường bạn muốn lọc theo, chẳng hạn như Số tiền và Liên hệ .
3. nhấp chuột Áp dụng .
4. Nhập các giá trị trường, chẳng hạn như “Số tiền lớn hơn 2000”.
5. nhấp chuột Lưu bộ lọc .
6. Đặt tên cho bộ lọc của bạn và nhấp vào Lưu .

Tìm kiếm. Để tìm tài liệu, hãy nhập một từ hoặc một phần của từ, chẳng hạn như tên tài liệu hoặc tên khách hàng, vào thanh tìm kiếm.

Thiết lập các quy tắc và kích hoạt tự động hóa. Các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa giúp tăng tốc quá trình ký tài liệu. Ví dụ: khi người đại diện của công ty bạn ký một tài liệu, trình kích hoạt có thể chuyển nó đến Đã gửi cho khách hàng sân khấu. Sau đó, một quy tắc có thể tự động gửi tài liệu cho khách hàng để ký.

Quy tắc tự động hóa và kích hoạt trong Chữ ký điện tử Bitrix24