Trong Bitrix24, bạn có thể tạo hóa đơn, hành vi, vận đơn và các tài liệu khác dựa trên dữ liệu từ các mặt hàng CRM và quản lý hàng tồn kho. Quyền truy cập xác định ai có thể xem tài liệu, sửa đổi chúng và chỉnh sửa mẫu.

Điều này giúp phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên. Ví dụ: người giám sát có thể chỉnh sửa mẫu, trong khi người quản lý chỉ có thể xem tài liệu.

Trong bài viết này:

• Chọn vai trò tiêu chuẩn
• Tạo vai trò tùy chỉnh
• Định cấu hình quyền truy cập

Để định cấu hình quyền, hãy mở biểu mẫu của bất kỳ mục CRM nào:

1. chọn Tài liệu > Thêm mẫu mới.
2. nhấp chuột Cài đặt (⚙️) > Quyền truy cập.

Chọn vai trò tiêu chuẩn

Vai trò là tập hợp các quyền truy cập được gán cho người dùng. Theo mặc định, có hai vai trò: Quản trị viên và Người quản lý. Cài đặt của họ cho phép nhân viên làm việc với tất cả tài liệu và quản lý các tham số truy cập.

Bạn có thể chỉ định nhân viên theo các vai trò tiêu chuẩn và định cấu hình quyền bằng cách sử dụng nút chuyển đổi. Điều này thuận tiện khi bạn cần cấp nhanh các quyền tương tự cho toàn bộ bộ phận.

Thiết lập vai trò tùy chỉnh

Ngoài các vai trò tiêu chuẩn, bạn có thể tạo các vai trò tùy chỉnh phù hợp với nhiệm vụ của nhóm mình. Quá trình thiết lập chung bao gồm:

1. Tạo một vai trò mới. nhấp chuột Ba dấu chấm (...) , chọn Vai trò mới , và đặt tên cho nó.
2. Thêm nhân viên vào vai trò.
3. Chọn bộ quyền thích hợp bằng cách sử dụng nút chuyển đổi.

Bạn có thể sao chép các quyền đã định cấu hình sang một vai trò mới và thay đổi thứ tự hiển thị của các vai trò.

• Vai trò sao chép - hành động này sao chép tất cả các quyền đã định cấu hình vào một vai trò mới. Hữu ích khi tạo vai trò tương tự với những thay đổi nhỏ.
• Hiển thị vai trò - cho phép bạn chỉ hiển thị những vai trò cần thiết trong danh sách trong khi ẩn những vai trò khác. Thuận tiện cho việc so sánh hoặc chỉnh sửa nhiều vai trò.

Để định cấu hình một vai trò cụ thể, hãy nhấp vào Ba dấu chấm (...) bên cạnh tên của nó và chọn:

• Chọn tất cả các quyền - cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các phần cho vai trò đã chọn.
• Bỏ chọn tất cả các quyền - từ chối quyền truy cập vào tất cả các phần.
• Đổi tên - thay đổi tên của vai trò.
• Bản sao - tạo bản sao của vai trò đã chọn.
• Xóa — xóa vai trò cùng với tất cả cài đặt của vai trò đó.

Chọn quyền truy cập

Quyền truy cập được chia thành ba khối. Họ xác định ai có thể quản lý cài đặt, mẫu và tài liệu.

Cài đặt. Quyền này cho phép thay đổi các tham số truy cập cho tài liệu và mẫu. Nó có thể được cấp cho quản trị viên hoặc người giám sát để định cấu hình vai trò và cấp quyền truy cập cho nhân viên và phòng ban. Ví dụ: trưởng bộ phận có thể cho phép nhóm của họ truy cập vào các mẫu tài liệu.

Mẫu. Quyền này xác định mẫu tài liệu nào nhân viên có thể sửa đổi hoặc xóa. Quyền truy cập có thể được giới hạn ở bốn cấp độ:

• Quyền truy cập bị từ chối — nhân viên không thể xem hoặc chỉnh sửa mẫu.
• Cá nhân - nhân viên chỉ có thể chỉnh sửa các mẫu họ đã tạo.
• Cá nhân và bộ phận — quyền truy cập bao gồm các mẫu của riêng họ và của các đồng nghiệp trong bộ phận.
• Bất kỳ — toàn quyền truy cập vào tất cả các mẫu trong công ty.

Tài liệu. Khối này xác định những hành động mà nhân viên có thể thực hiện với tài liệu.

• Chỉnh sửa - cho phép xem, tạo và chỉnh sửa tài liệu. Ví dụ: người quản lý có thể cập nhật thông tin chi tiết trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Xem - cho phép xem tài liệu mà không cần chỉnh sửa chúng. Ví dụ: nhân viên có thể kiểm tra vận đơn khi xuất hàng nhưng không thể sửa đổi vận đơn.