Giờ đây, các nhóm thảo luận công việc trực tiếp trong cuộc trò chuyện thường xuyên hơn. Họ điều phối các nhiệm vụ, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo và nắm bắt các quyết định ở đó.
Chúng tôi đã thiết kế lại các tác vụ trong Bitrix24 để phù hợp với quy trình làm việc này. Nhiệm vụ không còn chỉ là một biểu mẫu với các trường và nhận xét. Giờ đây nó là một không gian làm việc duy nhất dành cho các cuộc thảo luận, hành động và kết quả. Trò chuyện nhiệm vụ hiện là nơi chính để liên lạc và quản lý quy trình. Các nhóm có thể gọi cho nhau, chia sẻ tệp và đưa ra quyết định mà không làm mất bối cảnh hoặc chuyển đổi công cụ.
Chúng tôi cũng đã thiết kế lại biểu mẫu nhiệm vụ cho cách làm việc mới này, trong đó giao tiếp là cách chính để hoàn thành công việc. Đây là những gì đã thay đổi và cách nó giúp nhóm của bạn tiến nhanh hơn.
Hình thức nhiệm vụ mới: mọi thứ ở một nơi
Biểu mẫu nhiệm vụ bây giờ sạch hơn và dễ sử dụng hơn. Thông tin được nhóm thành các phần như mô tả, người tham gia, tệp, danh sách kiểm tra, kết quả, v.v. Bố cục này giúp bạn hiểu nhanh nhiệm vụ, xem lại các chi tiết quan trọng và tập trung vào công việc.
Biểu mẫu hiện bao gồm một cuộc trò chuyện tích hợp giúp lưu giữ bối cảnh thảo luận đầy đủ. Bạn có thể xem lại những thay đổi gần đây, bắt đầu cuộc gọi, làm rõ chi tiết và đưa ra quyết định mà không cần rời khỏi nhiệm vụ.
Trò chuyện trong nhiệm vụ
Lợi ích của biểu mẫu nhiệm vụ mới:
- Tạo nhiệm vụ nhanh hơn. Chỉ thêm các trường bạn cần, chẳng hạn như mô tả, thời hạn, người được giao và danh sách kiểm tra. Các phần khác vẫn được ẩn nên biểu mẫu luôn nhỏ gọn và dễ sử dụng.
- Sử dụng bố cục tương tự khi tạo và xem nhiệm vụ. Biểu mẫu trông giống nhau trong cả hai trường hợp, do đó bạn mất ít thời gian hơn để tìm kiếm các trường.
- Giao tiếp và đưa ra quyết định nhanh hơn. Trò chuyện nhiệm vụ giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn. Nhóm của bạn có thể thảo luận các vấn đề giống như cách họ làm trong ứng dụng nhắn tin. Phản hồi đến nhanh hơn, quyết định diễn ra sớm hơn và công việc tiếp tục tiến triển.
- Làm việc với các tập tin cùng nhau. Mỗi tác vụ hiện có một khu vực dành riêng cho tài liệu. Tất cả người tham gia có thể đính kèm và xem tập tin ở đó. Không có gì bị mất và bạn có thể nhanh chóng tìm và mở bất kỳ tài liệu nào ngay trong tác vụ. Nếu bạn cần thảo luận nhanh, hãy gửi tệp đến cuộc trò chuyện nhiệm vụ.
- Giữ thời hạn trong tầm kiểm soát. Theo mặc định, nhiệm vụ mới có thời hạn là 5 ngày làm việc kể từ ngày tạo nên không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Người sáng tạo cũng có thể chọn người có thể thay đổi thời hạn và với những điều kiện nào, chẳng hạn như chặn việc trì hoãn hoặc yêu cầu lý do.
- Theo dõi kết quả và tiến độ. Nhiệm vụ bây giờ bao gồm một phần Kết quả chuyên dụng. Bạn có thể thêm kết quả cuối cùng và các mốc quan trọng tạm thời trong quá trình làm việc. Điều này giúp người giám sát và đồng đội theo dõi tiến độ và đưa ra phản hồi nhanh chóng.
Để nhanh chóng tìm thấy cuộc trò chuyện cho một nhiệm vụ cụ thể, hãy sử dụng thanh tìm kiếm.
- Nhấp vào thanh tìm kiếm phía trên danh sách trò chuyện và bắt đầu nhập tên tác vụ. Khi bạn nhập, kết quả phù hợp sẽ xuất hiện trong danh sách trò chuyện nhiệm vụ.
- Chọn cuộc trò chuyện mong muốn từ kết quả tìm kiếm.
Trò chuyện trong nhiệm vụ
Trò chuyện nhiệm vụ hiện là trung tâm của giao tiếp. Nhóm của bạn có thể thảo luận về công việc, xem xét kết quả, xem các thay đổi và lưu giữ toàn bộ lịch sử tương tác ở một nơi. Vì tính năng trò chuyện hoạt động giống như một trình nhắn tin quen thuộc nên nó giúp công việc được thực hiện nhanh hơn và dễ dàng hơn. Mọi thứ diễn ra trong một cửa sổ nên không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Trong cuộc trò chuyện nhiệm vụ, bạn có thể:
- Thảo luận chi tiết. Nói chuyện trực tiếp với đồng đội trong nhiệm vụ thay vì chuyển sang các cuộc trò chuyện hoặc tab riêng biệt. Đặt câu hỏi, nhận câu trả lời và thống nhất các quyết định trong thời gian thực.
-
Bắt đầu cuộc gọi. Khởi động cuộc gọi âm thanh hoặc video ngay từ cuộc trò chuyện nhiệm vụ để thảo luận các vấn đề và đưa ra quyết định nhanh chóng. Sau cuộc gọi, CoPilot Follow-Up sẽ tạo bản ghi và bản tóm tắt ngắn.
Theo dõi CoPilot: Phân tích giọng nói được hỗ trợ bởi AI cho cuộc gọi điện video - Chia sẻ tập tin. Gửi tài liệu, hình ảnh và các tệp khác để đồng đội có được thứ họ cần ngay lập tức.
- Theo dõi các thay đổi. Mọi cập nhật đều xuất hiện trong cuộc trò chuyện, bao gồm các thay đổi về thời hạn và cập nhật trạng thái. Điều này giúp bạn dễ dàng xem những gì đã thay đổi và nhiệm vụ đang ở đâu.
- Làm nổi bật thông tin quan trọng. Ghim các tin nhắn chính hoặc thêm chúng vào Mục ưa thích để bạn có thể quay lại nhanh chóng.
- Giữ bối cảnh. Toàn bộ lịch sử các cuộc thảo luận, hành động và cuộc gọi đều được lưu ở một nơi nên nhóm của bạn luôn có thông tin mới nhất.
Nhận xét từ biểu mẫu nhiệm vụ trước đó có sẵn trong cuộc trò chuyện ở chế độ chỉ đọc.
Tất cả các cuộc trò chuyện nhiệm vụ trong một danh sách
Chúng tôi đã thêm phần Trò chuyện nhiệm vụ mới. Nó không chỉ là một danh sách các cuộc trò chuyện. Đó là một cách đơn giản để giao tiếp và quản lý công việc trực tiếp từ Messenger.
- Làm việc theo bố cục tin nhắn quen thuộc. Danh sách các cuộc trò chuyện nhiệm vụ có tin nhắn mới nhất xuất hiện ở bên trái và cuộc trò chuyện đã chọn sẽ mở ra ở bên phải.
- Trả lời nhanh hơn. Thảo luận nhiệm vụ trực tiếp trong trò chuyện. Tin nhắn mới xuất hiện trong danh sách ngay lập tức nên bạn không cần phải mở mọi tác vụ để kiểm tra cập nhật.
- Tìm nhiệm vụ phù hợp một cách nhanh chóng. Tất cả các nhiệm vụ đang hoạt động mà bạn tham gia đều được tập hợp vào một danh sách. Các cuộc trò chuyện có tin nhắn mới sẽ chuyển lên trên cùng, giống như trong trình nhắn tin, vì vậy bạn có thể nhanh chóng biết được nơi nào cần chú ý.
- Theo dõi tiến độ. Người được phân công có thể theo dõi thông tin cập nhật, người giám sát có thể theo dõi nhiều cuộc thảo luận cùng một lúc và người quan sát có thể được thông báo về những thay đổi.
Bạn có thể mở danh sách trò chuyện nhiệm vụ trong Nhiệm vụ và Dự án > Trò chuyện nhiệm vụ và trong Messenger > Trò chuyện nhiệm vụ. Để mở tác vụ đó, hãy nhấp vào liên kết trong tiêu đề trò chuyện.
Trò chuyện nhiệm vụ trong phần Messenger
Trò chuyện trong phần Nhiệm vụ và Dự án
Bộ đếm và thông báo: luôn cập nhật các thay đổi
Hệ thống thông báo mới kết hợp bộ đếm tác vụ và thông báo trò chuyện. Nó giúp bạn theo dõi các sự kiện quan trọng như thư mới, thay đổi thời hạn, các mục trong danh sách kiểm tra đã hoàn thành, v.v.
Khi có điều gì đó thay đổi trong một nhiệm vụ:
- Một tin nhắn mới xuất hiện trong cuộc trò chuyện tác vụ và bạn nhận được thông báo như trong tin nhắn. Một bộ đếm cũng xuất hiện trong danh sách trò chuyện.
- Một bộ đếm xuất hiện trong Nhiệm vụ và dự án để hiển thị nơi có cập nhật chưa đọc.
Cách theo dõi các thay đổi:
- Xem bộ đếm trong Nhiệm vụ và Dự án hoặc trong Messenger trên tab Nhiệm vụ. Chúng hiển thị tổng số sự kiện mới và nêu bật các nhiệm vụ có bản cập nhật.
- Mở danh sách trò chuyện nhiệm vụ để xem lại tin nhắn mới và các thay đổi theo thứ tự.
Mỗi người tham gia nhận được thông báo và bộ đếm dựa trên vai trò của họ:
- Người được giao và người cùng được giao nhận được thông báo về tất cả các thay đổi trong nhiệm vụ của họ.
- Người sáng tạo nhận được thông báo về các sự kiện quan trọng, chẳng hạn như hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành danh sách kiểm tra hoặc kết quả được thêm vào.
- Người quan sát nhận được thông báo về các thay đổi trạng thái, chẳng hạn như khi một nhiệm vụ được tạo hoặc hoàn thành.
Nếu ai đó được nhắc đến trong cuộc trò chuyện, họ cũng nhận được thông báo và nhìn thấy bộ đếm.
Bộ đếm trong phần Nhiệm vụ và Dự án
Bộ đếm trong cuộc trò chuyện nhiệm vụ
Trải nghiệm nhiệm vụ mới không chỉ là một bản cập nhật. Đó là một cách mới để làm việc. Mọi thứ bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ giờ đây đều ở một nơi. Trò chuyện nhiệm vụ hiện là trung tâm quản lý nhiệm vụ, nơi nhóm của bạn thảo luận chi tiết, đưa ra quyết định và theo dõi các thay đổi trong thời gian thực. Công việc tiến triển nhanh hơn và Bitrix24 giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ.
