Hóa đơn định kỳ giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán thường xuyên của khách hàng, chẳng hạn như tiền thuê nhà, dịch vụ hoặc đăng ký. CRM tự động tạo và gửi các hóa đơn này dựa trên lịch bạn đặt. Khách hàng nhận được lời nhắc thanh toán kịp thời và bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc thường ngày.

Trong bài viết này:

• Tạo hóa đơn định kỳ
• Gửi nó cho khách hàng
• Xem danh sách hóa đơn định kỳ

Tạo hóa đơn định kỳ

1. đi tới CRM phần > bán hàng > Hóa đơn .
2. nhấp chuột Tạo .
3. Trong mẫu hóa đơn, Điền vào các trường trong Hóa đơn định kỳ phần.
4. Để thêm Hóa đơn định kỳ vào biểu mẫu, nhấp vào Chọn trường > Lặp lại > Lưu .

Tạo lại hóa đơn: — tần suất lập hóa đơn:

• Chỉ định khoảng thời gian – CRM sẽ tự động tạo hóa đơn theo lịch trình, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Tạo lại hóa đơn: — hóa đơn sẽ chỉ được tạo một lần vào ngày đã chỉ định.

Khoảng thời gian lặp lại — hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc tùy chọn tùy chỉnh, chẳng hạn như ba ngày một lần.

Dừng hóa đơn định kỳ :

• Không bao giờ - hóa đơn sẽ được tạo vô thời hạn.
• Chỉ định ngày - hóa đơn cuối cùng sẽ được tạo vào ngày được chỉ định.
• Chỉ định số lần lặp - CRM sẽ ngừng tạo hóa đơn sau số lần lặp được chỉ định.

Tạo hóa đơn đầu tiên trên — chỉ định thời điểm tạo hóa đơn đầu tiên. Chọn Xuất hóa đơn sau ngày tạo lựa chọn trì hoãn việc phát hành hóa đơn. Điều này rất hữu ích cho việc chuẩn bị trước tài liệu và gửi chúng vài ngày trước khi đến hạn thanh toán. Ví dụ: nếu ngày tạo hóa đơn đầu tiên là ngày 3 tháng 11 và thời gian trễ được đặt là 2 ngày thì hóa đơn sẽ được tạo vào ngày 3 tháng 11 và Ngày phát hành trường sẽ hiển thị vào ngày 5 tháng 11.

Thời hạn thanh toán hóa đơn (điều này sẽ ấn định ngày đến hạn): — chỉ định khung thời gian mà khách hàng phải thanh toán hóa đơn. Thông tin này sẽ xuất hiện trong mẫu hóa đơn theo Ngày đến hạn thanh toán lĩnh vực.

Lưu các thay đổi của bạn.

Gửi hóa đơn cho khách hàng

Để tự động gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng, hãy bật Gửi hóa đơn tự động tùy chọn và điền vào các trường:

Mẫu email — mẫu email được sử dụng để gửi hóa đơn cho khách hàng.
Mẫu email trong CRM

Mẫu có thể in được — mẫu CRM sẽ sử dụng để tạo hóa đơn cho khách hàng.
Mẫu tài liệu trong CRM

Người gửi — địa chỉ email CRM sẽ sử dụng để gửi hóa đơn cho khách hàng.

Người nhận — chọn địa chỉ email để gửi hóa đơn tới. Nếu người liên hệ đã chọn trong hóa đơn không có email thì danh sách sẽ trống. Bạn có thể thêm địa chỉ hoặc chọn một liên hệ khác từ CRM bằng cách nhấp vào Thêm người nhận . Sau khi được chọn, người nhận sẽ tự động xuất hiện trong khách hàng trường trong mẫu hóa đơn.

Xem danh sách hóa đơn định kỳ

Sau khi tạo hóa đơn định kỳ, CRM sẽ lưu hóa đơn đó dưới dạng mẫu. Tất cả các mẫu như vậy được thu thập trong một danh sách riêng, nơi bạn có thể xem hóa đơn nào được thiết lập, ai chịu trách nhiệm về chúng và thời điểm tài liệu mới được tạo.

1. đi tới Cài đặt ⚙️ > Mẫu hóa đơn định kỳ .
2. Nếu các cột bắt buộc không được hiển thị, hãy đi tới Cài đặt ⚙️ ở góc trên bên phải của bảng và chọn các trường cần thiết. Ví dụ, kiểm tra Hóa đơn đã tạo để xem tổng số hóa đơn được tạo cho mỗi mẫu.
3. Lưu các thay đổi của bạn.

Tóm lại

• Hóa đơn định kỳ giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán thường xuyên của khách hàng, chẳng hạn như tiền thuê nhà, dịch vụ hoặc đăng ký. Khách hàng nhận được lời nhắc thanh toán kịp thời và bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc thường ngày.


• Chỉ quản trị viên Bitrix24 hoặc nhân viên có quyền chỉnh sửa và thêm hóa đơn mới có thể định cấu hình hóa đơn định kỳ.


• Để thiết lập hóa đơn định kỳ, hãy đi tới CRM phần > bán hàng Hóa đơn và nhấp vào Tạo . Trong mẫu hóa đơn, chỉ định tần suất tạo hóa đơn trong Định kỳ phần.


• Để tự động gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng qua email, hãy bật Gửi hóa đơn tự động tùy chọn.


• Sau khi tạo hóa đơn định kỳ, CRM sẽ lưu hóa đơn đó dưới dạng mẫu. Để xem tất cả các hóa đơn định kỳ, hãy truy cập Cài đặt ⚙️ > Mẫu hóa đơn định kỳ .