Trong BI Builder, bạn có thể tạo bảng thông tin phân tích bằng dữ liệu tài khoản của mình. Để giữ an toàn cho dữ liệu và quy trình làm việc hiệu quả, hãy chỉ định quyền truy cập dựa trên vai trò của từng nhân viên.
Trong bài viết này:
Xác định vai trò và quyền
Xem lại những gì nhân viên làm và những quyền truy cập họ cần.
- Quản trị viên: Quản lý cài đặt BI Builder và quyền truy cập của người dùng. Cần quyền truy cập đầy đủ vào cài đặt và quyền.
- Nhà phân tích: Tạo và chỉnh sửa trang tổng quan cũng như làm việc với dữ liệu. Cần có quyền tạo, chỉnh sửa và xem trang tổng quan.
- Người giám sát: Theo dõi hiệu suất và đánh giá các trang tổng quan nhưng không chỉnh sửa chúng. Cần quyền truy cập chỉ xem vào tất cả các trang tổng quan.
- Đội ngũ bán hàng: Sử dụng bảng điều khiển trong công việc hàng ngày. Cần quyền truy cập chỉ xem vào các trang tổng quan cụ thể mà không có quyền chỉnh sửa.
Thiết lập vai trò và quyền
Đi tới Trình tạo BI > Cài đặt > Quyền truy cập .
Sử dụng vai trò tiêu chuẩn.
BI Builder bao gồm các vai trò được xác định trước với các quyền sẵn sàng sử dụng. Ví dụ: vai trò Quản trị viên và Nhà phân tích đã có các cài đặt bắt buộc. Bạn chỉ cần phân công nhân viên vào những vai trò này. Bạn có thể điều chỉnh quyền bằng cách sử dụng nút chuyển đổi nếu cần.
Cách chọn vai trò tiêu chuẩn phù hợp
Tạo vai trò tùy chỉnh. Nếu bạn cần các cấp truy cập khác nhau, hãy tạo vai trò tùy chỉnh. Ví dụ: đối với người giám sát hoặc nhóm bán hàng:
- Mở menu ba chấm (...).
- Chọn Vai trò mới.
- Nhập tên.
- Thêm nhân viên.
- Đặt quyền bằng cách sử dụng nút chuyển đổi.
Định cấu hình nhóm bảng điều khiển. Sử dụng các nhóm bảng điều khiển để đơn giản hóa việc quản lý quyền truy cập. Quyền áp dụng cho các nhóm chứ không phải cho các trang tổng quan riêng lẻ. Nhóm là một tập hợp các bảng thông tin có cùng chủ đề.
Ví dụ: tạo nhóm Báo cáo bán hàng cho nhóm bán hàng và thêm bảng thông tin họ cần. Sau đó gán quyền truy cập cho nhóm đó.
Để tạo một nhóm bảng điều khiển:
- Nhấp vào Tạo bên cạnh nhóm Trang tổng quan.
- Nhập tên và chọn trang tổng quan.
- Chọn nơi bảng thông tin sẽ xuất hiện, chẳng hạn như CRM, Nhiệm vụ hoặc Quản lý khoảng không quảng cáo.
Trang tổng quan trong một nhóm có thể có các cài đặt hiển thị khác nhau. Nếu trang tổng quan có phạm vi rộng hơn thì trang tổng quan đó có thể xuất hiện ở nhiều phần. Ví dụ: bảng thông tin trong báo cáo Bán hàng có thể xuất hiện trong cả CRM và Nhiệm vụ.
Đặt cấp độ truy cập cho nhân viên. Ví dụ: cấp cho nhóm bán hàng quyền truy cập chỉ xem để họ có thể mở trang tổng quan nhưng không thể chỉnh sửa chúng.
Kiểm tra cài đặt quyền
Sau khi bạn thiết lập vai trò và nhóm bảng thông tin, hãy đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.
Yêu cầu nhân viên truy cập CRM > Analytics > BI Builder và kiểm tra những gì họ có thể thấy. Ví dụ: đại diện bán hàng sẽ thấy nhóm Báo cáo bán hàng. Các trang tổng quan hoặc nhóm khác cũng sẽ xuất hiện nếu khả năng hiển thị của chúng bao gồm CRM.
Tóm lại
- Gán quyền trong BI Builder dựa trên trách nhiệm của nhân viên.
- Cấp quyền truy cập cho các cá nhân hoặc nhóm để đơn giản hóa việc quản lý.
- Nhóm các trang tổng quan theo chủ đề để các nhóm có thể nhanh chóng tìm thấy dữ liệu liên quan.
- Xem lại các quyền sau khi thiết lập để đảm bảo người dùng chỉ nhìn thấy những gì họ cần.
