Với Chữ ký điện tử Bitrix24, bạn có thể ký hợp đồng và các tài liệu khác với khách hàng bằng điện tử. Không cần phải in, quét hoặc trao đổi giấy tờ vật lý.
Các tài liệu có thể được ký bởi giám đốc hoặc bất kỳ nhân viên nào có quyền ký.
Ví dụ, người quản lý chuẩn bị một hợp đồng và gửi nó đi ký. Giám đốc nhận được một liên kết qua SMS và ký vào tài liệu điện tử. Quá trình này nhanh chóng, an toàn và hoàn toàn không cần giấy tờ.
Trong bài viết này:
Nếu bạn nhận được một tài liệu để ký với tư cách là khách hàng, hãy xem bài viết này:
Ký một tài liệu điện tử với tư cách là khách hàng
Ký một tài liệu
Người quản lý hoặc nhân viên khác chuẩn bị một tài liệu để ký và chỉ định ai sẽ ký nó, chẳng hạn như giám đốc hoặc kế toán. Liên kết tài liệu được gửi qua email hoặc SMS, tùy thuộc vào phương thức đã chọn. Sau đó, người nhận có thể mở và ký tài liệu điện tử.
Quá trình này giống nhau cho dù bạn đăng nhập qua email hay SMS. Đây là cách nó hoạt động:
- Qua email – trên máy tính của bạn
- Qua SMS – trên thiết bị di động của bạn
- nhấp chuột Mở tài liệu trong email. Nếu bạn không thấy nó, hãy kiểm tra thư mục Spam hoặc Quảng cáo.
- Xem lại tài liệu và nhấp vào Ký tên .
- Đọc điều khoản sử dụng Chữ ký điện tử Bitrix24 và nhấp vào Tiếp tục . Một mã sẽ được gửi đến email của bạn.
- Nhập mã từ email. Nó có giá trị trong năm phút; sau đó, bạn có thể yêu cầu một cái mới. nhấp chuột Tiếp tục .
- Tải lên tem công ty của bạn và nhấp vào Lưu .
-
Thêm chữ ký của bạn theo một trong ba cách:
- Tạo từ tên: Chỉ định tên và tên viết tắt của bạn để tạo chữ ký.
- Ký tay: Vẽ chữ ký của bạn bằng chuột.
- Tải hình ảnh lên: Thêm hình ảnh chữ ký của bạn.
- nhấp chuột Lưu .
Xong! Sau khi giám đốc ký vào tài liệu, nó sẽ tự động được gửi cho khách hàng.
- Mở liên kết từ SMS để xem tài liệu.
- Xem lại tài liệu và chạm vào Ký tên .
- Đọc điều khoản sử dụng Chữ ký điện tử Bitrix24 và nhấn vào Tiếp tục . Một mã sẽ được gửi đến điện thoại của bạn.
- Nhập mã từ SMS. Nó có giá trị trong năm phút; sau đó, bạn có thể yêu cầu một cái mới. Nhấn vào Tiếp tục .
- Tải lên tem công ty của bạn và nhấn Lưu .
-
Thêm chữ ký của bạn theo một trong ba cách:
- Tạo từ tên: Chỉ định tên và tên viết tắt của bạn để tạo chữ ký.
- Ký tay: Vẽ chữ ký của bạn bằng ngón tay.
- Tải lên hình ảnh: Thêm hình ảnh chữ ký của bạn.
- Nhấn vào Lưu .
Xong! Sau khi giám đốc ký vào tài liệu, nó sẽ tự động được gửi cho khách hàng.
Xem tài liệu đã ký
Sau khi tài liệu được ký, cả hai bên sẽ nhận được thông báo qua email hoặc SMS. Ví dụ, tài liệu có thể được xem và tải xuống để in hoặc thêm vào kho lưu trữ vật lý.
Các tài liệu đã ký được lưu trữ dưới
Chữ ký điện tử > Kho tiền của tôi
. Nhân viên có quyền thích hợp có thể xem và tải xuống tài liệu từ vault.
Định cấu hình quyền truy cập vào phần Chữ ký điện tử
Mỗi trang của tài liệu đều được đánh số và thể hiện:
- Tổng số trang
- Số trang hiện tại
- ID tài liệu – mã duy nhất được chỉ định khi tài liệu được ký (ví dụ: R-9P-0LSQ-R8T2-IMTJ). Điều này đảm bảo tất cả các trang đều thuộc về tài liệu cụ thể này.
Tất cả các tài liệu đã ký đều bao gồm chứng chỉ hoàn thành để xác minh tính toàn vẹn của chúng.
Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu
Tóm lại
-
Với Chữ ký điện tử Bitrix24, bạn có thể ký hợp đồng và các tài liệu khác với khách hàng bằng điện tử.
-
Các tài liệu có thể được ký bởi giám đốc hoặc bất kỳ nhân viên nào có quyền ký.
-
Khi người quản lý hoặc nhân viên khác chuẩn bị tài liệu để ký, họ sẽ chỉ định ai sẽ ký.
-
Liên kết tài liệu được gửi qua email hoặc SMS, tùy thuộc vào phương thức đã chọn. Sau đó, người nhận có thể mở và ký vào tài liệu.
-
Bạn có thể ký tài liệu trên máy tính hoặc thiết bị di động.
-
Sau khi ký, cả hai bên sẽ được thông báo và tài liệu có thể được xem và tải xuống.
-
Các tài liệu đã ký được lưu trữ dưới Chữ ký điện tử > Kho tiền của tôi .
