Sử dụng Dòng để thu thập các nhiệm vụ của bộ phận hoặc dự án và phân phối chúng cho người thực hiện.

Luồng Bitrix24: Bắt đầu
Tạo và tìm nhiệm vụ trong Flows
Phân phối nhiệm vụ trong Flow

1. đi đến Nhiệm vụ và dự án phần.
2. Mở Dòng chảy tab.

Có hai cách để tạo Flow:

• Thêm một cái mới
• Chọn mẫu có sẵn

nhấp chuột Luồng mới hoặc chọn một mẫu.

Chuyển đến cài đặt Luồng.

Điền thông tin về Flow

1. Thêm tên và mô tả.
2. Thêm nhân viên có thể đặt nhiệm vụ trong Luồng.
3. Chỉ định thời gian hoàn thành dự kiến theo giờ, ngày hoặc tháng. Thời hạn tương tự sẽ tự động xuất hiện trong tất cả các nhiệm vụ của Luồng.

Định cấu hình luồng

1. Lựa chọn cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên:

• Sử dụng hàng đợi: Thêm nhân viên vào hàng phân phối nhiệm vụ. Nhiệm vụ mới sẽ tự động được giao cho người tiếp theo trong danh sách. Sau khi mọi người đã nhận được nhiệm vụ, chu trình sẽ bắt đầu lại từ nhân viên đầu tiên. Phương pháp này rất hiệu quả đối với những nhóm cần giữ khối lượng công việc được cân bằng đồng đều.

• Phân công thủ công: Tất cả nhiệm vụ được giao cho một nhân viên đã chọn, người này có thể phân công lại cho người khác nếu cần. Cách tiếp cận này hữu ích khi điều phối viên hoặc người quản lý cần xem xét nhiệm vụ trước và quyết định ai sẽ xử lý chúng. Ví dụ: trong nhóm tiếp thị, trước tiên tất cả các nhiệm vụ có thể được chuyển đến người quản lý dự án, người sau đó sẽ phân bổ chúng cho nhà thiết kế, người viết quảng cáo và chuyên gia nhắm mục tiêu.

• Tự giao nhiệm vụ: Nhân viên tự chọn nhiệm vụ khi họ sẵn sàng bắt đầu một việc gì đó mới. Phương pháp này hoạt động tốt với những nhóm thích phân bổ nhiệm vụ linh hoạt thay vì giao nhiệm vụ cho nhân viên cụ thể. Ví dụ, trong một Phòng pháp chế luồng, nhiệm vụ có thể được tạo ra bởi bất kỳ nhân viên nào trong công ty. Sau đó, luật sư sẽ mở danh sách nhiệm vụ và chọn nhiệm vụ tiếp theo khi họ sẵn sàng thực hiện yêu cầu mới.

• Dựa trên quy tắc tự động hóa: Nhiệm vụ được tạo và phân công tự động bằng cách sử dụng quy tắc hoặc quy trình làm việc tự động hóa. Người được giao được xác định trong cài đặt—bạn có thể chọn một nhân viên cụ thể hoặc sử dụng trường mục CRM, chẳng hạn như người tạo khách hàng tiềm năng. Các tham số nhiệm vụ như dự án, thời hạn và các trường khác đến từ cài đặt quy trình. Ví dụ: khi một giao dịch chuyển sang hợp đồng giai đoạn, một quy tắc tự động hóa sẽ tạo ra một nhiệm vụ trong Rà soát pháp lý lưu chuyển và giao nó cho luật sư chịu trách nhiệm kiểm tra hợp đồng.

2. Cấu hình tùy chọn tác vụ bổ sung:

• Cho phép người được chuyển nhượng thay đổi thời hạn
• Bật cảnh báo điểm giữa chừng
• Gửi nhiệm vụ cho người sáng tạo để phê duyệt

3. Chọn một dự án cho quy trình.

4. Để đảm bảo đồng nghiệp chỉ tạo nhiệm vụ trong quy trình bằng cách sử dụng mẫu, hãy bật nút chuyển. Chọn một mẫu từ danh sách hoặc tạo một mẫu mới.

Cấu hình điều khiển

1. Chỉ định quản trị viên để kiểm soát Luồng. Người đó sẽ nhận được thông báo về nhiệm vụ và thay đổi cài đặt.
2. Thiết lập thông báo về những thay đổi trong nhiệm vụ Flow: quá tải và hiệu quả thấp của nhóm. Nếu hiệu suất giảm, phễu Flow sẽ chuyển sang màu đỏ.
3. Nhấp vào Tạo luồng.

Để chỉnh sửa, vô hiệu hóa hoặc xóa Luồng, hãy nhấp vào menu và chọn một hành động. Tùy chọn Tắt tạm thời tạm dừng Dòng và đồng nghiệp sẽ không thể giao nhiệm vụ cho nó. Bạn có thể kích hoạt lại Flow trong tương lai.