Khi tài khoản Bitrix24 của bạn hết dung lượng, bạn sẽ không thể tạo khách hàng tiềm năng, giao dịch, liên hệ mới và các mục khác. Công cụ Dọn dẹp CRM giúp nhanh chóng xác định những gì đang chiếm dung lượng và xóa dữ liệu không cần thiết, chẳng hạn như các giao dịch hoặc khách hàng tiềm năng cũ.
Quyền truy cập dựa trên vai trò trong CRM
Trong bài viết này:
Xác định những gì đang chiếm dung lượng trong CRM
- đi đến CRM phần > Thêm > Cài đặt > Cài đặt CRM .
- chọn Khác > Sử dụng không gian .
- nhấp chuột Bắt đầu quét.
Quá trình quét có thể mất vài phút tùy thuộc vào lượng dữ liệu. Không đóng trang trong quá trình quét. Nếu không, không phải tất cả hồ sơ sẽ được xử lý.
Sau khi quét, bạn sẽ thấy một bảng có kết quả hiển thị dữ liệu nào đang chiếm dung lượng. Sử dụng bảng này để xác định những gì có thể bị xóa, chẳng hạn như các giao dịch cũ với tài liệu hoặc hoạt động.
các Khác Phần này bao gồm dữ liệu bổ sung không liên quan đến các mục CRM chính, chẳng hạn như chi tiết công ty, biểu mẫu CRM và các bản ghi khác.
Thùng rác trong CRM
Bạn có thể tùy chỉnh cột nào được hiển thị trong bảng. Điều này giúp xác định phần nào chiếm nhiều không gian nhất và ưu tiên những gì cần dọn dẹp trước, chẳng hạn như xử lý tài liệu hoặc dẫn dắt các hoạt động và email.
- nhấp chuột Cài đặt (⚙️) ở góc trên bên trái của bảng.
- Chọn các trường mong muốn.
- nhấp chuột Áp dụng .
Xóa các mục không cần thiết
các
Dọn dẹp CRM
công cụ giúp xóa nhanh những dữ liệu không cần thiết như giao dịch cũ hoặc khách hàng tiềm năng.
Sao lưu và phục hồi dữ liệu
Bấm vào Thực đơn (≡) biểu tượng bên cạnh loại mục mong muốn và chọn mục cần xóa:
- Tất cả các mặt hàng. Ví dụ, Xóa giao dịch . CRM sẽ xóa hoàn toàn danh sách giao dịch.
- Hoạt động và lịch sử của một mục. Ví dụ, Xóa hoạt động và lịch sử cho giao dịch . CRM sẽ xóa các chuyển đổi giai đoạn, thay đổi trường, hành động nhiệm vụ, nhận xét, v.v.
Để chỉ xóa các mục cụ thể, hãy đặt bộ lọc theo Ngày tạo và Nhóm sân khấu. Ví dụ: bạn có thể xóa các giao dịch bị mất từ năm trước.
- nhấp chuột Lọc.
- Chỉ định các tham số.
- nhấp chuột Tìm kiếm.
Sau khi dọn sạch dung lượng, hãy lặp lại quá trình quét để xem thông tin cập nhật.
Tóm lại
- Khi tài khoản Bitrix24 của bạn hết dung lượng, bạn sẽ không thể tạo khách hàng tiềm năng, giao dịch, liên hệ mới và các mục khác.
- Công cụ CRM Cleanup giúp nhanh chóng xác định những gì đang chiếm dung lượng và xóa dữ liệu không cần thiết.
- Chỉ quản trị viên và nhân viên Bitrix24 có quyền thích hợp mới có thể xóa các mục CRM.
- Để truy cập công cụ Dọn dẹp, hãy đi tới CRM > Khác > Cài đặt > Cài đặt CRM > Khác > Sử dụng dung lượng.
- Bảng kết quả hiển thị dữ liệu nào chiếm nhiều dung lượng nhất. Sử dụng nó để xác định những gì cần xóa đầu tiên.
- Để xóa dữ liệu không cần thiết, hãy nhấp vào Thực đơn (≡) bên cạnh loại mục mong muốn và chọn nội dung cần xóa: tất cả các mục hoặc hoạt động và lịch sử.
- Để xóa các mục cụ thể, hãy đặt bộ lọc theo Được tạo vào và Nhóm sân khấu. Ví dụ: bạn có thể xóa các giao dịch bị mất từ năm trước.
