Giả sử bạn muốn tải phiên bản mới của thỏa thuận mẫu lên Drive công ty hoặc Drive nhóm làm việc. Nhân viên sẽ sử dụng thỏa thuận này khi làm việc với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác.
Vì các thỏa thuận và hợp đồng chứa thông tin nhạy cảm nên bạn cần đảm bảo cấu trúc tài liệu và cách diễn đạt chính xác trước khi xuất bản.
Bạn muốn Phòng Pháp chế hoặc giám đốc điều hành công ty phê duyệt tài liệu trước khi nó có sẵn trong Bitrix24. Quy trình phê duyệt tương tự cũng có thể áp dụng cho các tài liệu mà nhân viên sửa đổi sau khi tải lên.
Bạn có thể tạo mẫu quy trình công việc tùy chỉnh để phê duyệt tài liệu và định cấu hình mẫu đó để phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Ví dụ dưới đây cho thấy quy trình phê duyệt hoạt động như thế nào.
- Đi tới Lái xe > Ổ đĩa công ty .
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng.
- chọn Quy trình kinh doanh .
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng.
- chọn Định cấu hình quy trình kinh doanh .
- Bật tùy chọn cho quy trình kinh doanh .
Đầu tiên, chọn loại quy trình kinh doanh.
Để phê duyệt tài liệu, hãy sử dụng quy trình kinh doanh tuần tự. Loại này hoạt động tốt nhất cho quy trình công việc có trình tự các bước cố định, ví dụ:
Đã tải lên → Đã gửi để phê duyệt → Đã phê duyệt → Đã xuất bản
Để tạo quy trình:
- nhấp chuột Tạo .
- chọn Tạo một quy trình kinh doanh tuần tự .
Chọn các tùy chọn tự động chạy cho quy trình công việc:
- Khi được thêm: quá trình bắt đầu mỗi khi người dùng tải tài liệu lên.
- Khi thay đổi: quá trình bắt đầu mỗi khi người dùng chỉnh sửa tài liệu hiện có.
Trong ví dụ này, kích hoạt cả hai tùy chọn.
Sau khi bạn tạo mẫu, Trình soạn thảo quy trình công việc sẽ mở ra.
Trình chỉnh sửa hoạt động giống như một trình tạo sơ đồ. Kéo các khối chức năng vào không gian làm việc và định cấu hình cài đặt của chúng.
Bắt đầu với Phê duyệt phần tử khối.
Sau khi bạn thêm khối, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng để mở cài đặt của khối.
Tại đây bạn có thể:
- Chọn người dùng phê duyệt tài liệu
- Yêu cầu sự chấp thuận của tất cả người đánh giá hoặc chỉ một người đánh giá
- Thêm văn bản cho nhật ký quy trình công việc
Để chèn dữ liệu tài liệu, chẳng hạn như tác giả, ngày tạo hoặc tên tệp, hãy sử dụng nút ba chấm bên cạnh một trường.
Sau bước phê duyệt, tài liệu có thể đi theo hai đường dẫn:
- Đã được phê duyệt
- Bị từ chối
Nếu tài liệu được phê duyệt, hãy xuất bản nó trong Drive.
Nếu tài liệu bị từ chối, hãy xóa nó đi để các nhân viên khác không thể truy cập được.
Để thực hiện việc này, hãy thêm hai khối chức năng nữa:
- Phần tử xuất bản
- Xóa phần tử
Các khối này thực hiện các hành động được mô tả trong tên của chúng.
nhấp chuột Lưu và quay lại Drive Công ty.
Sau khi tải lên, biểu tượng mũi tên quay sẽ xuất hiện bên cạnh tên tệp. Biểu tượng này có nghĩa là quy trình kinh doanh đang chạy.
Người phê duyệt nhìn thấy bộ đếm thông báo trong Tự động hóa phần ở menu bên trái.
Để xem lại tài liệu:
- Mở quy trình làm việc.
- Xem lại chi tiết tài liệu.
-
Chọn một trong các hành động sau:
- Chấp nhận
- từ chối
- Đại biểu
Người phê duyệt cũng có thể để lại nhận xét hoặc mở tài liệu trước khi đưa ra quyết định.
Nếu người phê duyệt nhấp vào Chấp nhận , tài liệu sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo và được xuất bản.
Mỗi tài liệu được xử lý thông qua một quy trình kinh doanh đều có nhật ký riêng.
Để mở nhật ký:
- Đi tới Tự động hóa > Quy trình làm việc > Lái xe > Đã hoàn thành .
- Mở Chi tiết .
- nhấp chuột Nhật ký quy trình kinh doanh .
Nếu tài liệu được phê duyệt thành công, nó sẽ xuất hiện trong Thư viện Tài liệu. Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng mũi tên quay bên cạnh tên tệp để xem Đã hoàn thành trạng thái.
Bạn có thể cải thiện quy trình làm việc bằng cách thông báo cho tác giả tài liệu khi tài liệu bị từ chối.
Để làm điều này:
- Đi tới Ổ đĩa công ty > biểu tượng bánh răng > Quy trình kinh doanh .
- Mở mẫu quy trình kinh doanh.
- Thêm Thông báo người dùng chặn đường dẫn từ chối.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng để định cấu hình thông báo.
Trong cài đặt, chọn:
- Người gửi
- Người nhận
- Văn bản thông báo
- Loại thông báo
Đối với trường người nhận, hãy sử dụng nút ba chấm và chọn tác giả tài liệu từ Người dùng thể loại. Tác giả xuất hiện với tư cách Tạo bởi .
Bạn có thể chọn một trong các loại thông báo sau:
- Thông báo được cá nhân hóa
- Thông báo hệ thống
Lưu cài đặt khối sau khi cấu hình.
Tải lên một tài liệu khác và từ chối nó trong quá trình phê duyệt. Tác giả tài liệu nhận được thông báo rằng tài liệu không được phê duyệt. Tài liệu bị từ chối không xuất hiện trong Drive Công ty vì quy trình kinh doanh sẽ tự động xóa tài liệu đó.
