RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) là một công cụ tự động hóa các tác vụ thông thường, chẳng hạn như phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, chuyến công tác, hóa đơn và hợp đồng hoặc tạo nhiệm vụ và xử lý các hành động thông thường khác.

Nó dễ thiết lập hơn quy trình làm việc tiêu chuẩn và không yêu cầu bất kỳ kỹ năng kỹ thuật nào—bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tạo quy trình làm việc bằng cách sử dụng các mẫu bài tập được tạo sẵn. Điều này giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và mắc ít lỗi hơn.

Tạo quy trình làm việc trong RPA

1. đi đến Tự động hóa phần.
2. nhấp chuột RPA .
3. chọn danh sách RPA .
4. nhấp chuột Quy trình công việc mới .

Điền vào mẫu đơn:

• Tên: Nhập tên quy trình công việc rõ ràng cho danh sách RPA.

• Khi được tạo, hãy di chuyển các mục sang giai đoạn tiếp theo sau khi được tạo: Tắt tùy chọn này nếu bạn cần di chuyển các mục giữa các giai đoạn theo cách thủ công.

• Bắt đầu quy trình làm việc: Chọn nhân viên nào có thể bắt đầu quy trình làm việc.

• Các trường cần điền khi bắt đầu: Thêm các trường tùy chỉnh cho biểu mẫu mục quy trình công việc. Ví dụ: để phê duyệt nghỉ phép, đây có thể là Tên, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và Loại nghỉ phép .
  Các trường tùy chỉnh trong RPA

• Quyền truy cập: Chọn người có thể chỉnh sửa quy trình làm việc.
  Quyền truy cập vào RPA

• Hình ảnh quy trình làm việc: Chọn biểu tượng phù hợp.

Lưu các thay đổi.

Cấu hình các giai đoạn

Các giai đoạn hiển thị tiến trình của quy trình công việc từ đầu đến cuối. Ví dụ: trong quy trình phê duyệt nghỉ phép, các giai đoạn có thể là: Yêu cầu → Phê duyệt bởi người giám sát → Phê duyệt bởi kế toán trưởng → Phê duyệt nghỉ phép. Điều này giúp nhân viên và người giám sát nhìn thấy tình trạng hiện tại và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các giai đoạn bất cứ lúc nào. Để thực hiện việc này, hãy mở quy trình làm việc và nhấp vào Cài đặt (⚙️) > Cài đặt giai đoạn .
RPA: Các giai đoạn và nhiệm vụ

Thêm bài tập

Nhiệm vụ là một nhiệm vụ cần được hoàn thành ở một giai đoạn cụ thể của quy trình làm việc, chẳng hạn như xem xét tài liệu hoặc phê duyệt nghỉ phép. Có bốn mẫu bài tập:

• Phê duyệt hoặc từ chối: Sử dụng tùy chọn này cho các quy trình công việc cần đưa ra quyết định. Ví dụ: người quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đi công tác và đưa ra lý do.

• Yêu cầu thông tin: Sử dụng thông tin này khi bạn cần thêm chi tiết để tiếp tục quá trình. Ví dụ: kế toán viên có thể yêu cầu biên lai hoặc tài liệu hỗ trợ cho báo cáo chi phí.

• Xem lại thông tin: Sử dụng thông tin này để xác nhận rằng người tham gia đã nhận được tài liệu hoặc thông báo.

• Chuyển sang giai đoạn: Sử dụng tùy chọn này để di chuyển một mục sang giai đoạn tiếp theo mà không thay đổi. Ví dụ: trợ lý hành chính có thể kiểm tra tính đầy đủ của biểu mẫu rồi chuyển tiếp biểu mẫu đó để người quản lý phê duyệt.

Bạn có thể định cấu hình các bài tập cụ thể cho từng giai đoạn:

1. nhấp chuột Thêm bài tập .
2. Chọn một mẫu bài tập và cấu hình nó.

RPA: Bài tập

Bấm vào Quy tắc tự động hóa nút để:

• Xem tất cả các bài tập được thiết lập cho từng giai đoạn
• Xem quy tắc tự động hóa nào bắt đầu chúng
• Thêm quy tắc mới ngoài các mẫu bài tập tích hợp

Quy tắc và kích hoạt tự động hóa trong Bitrix24

Thêm mục quy trình công việc

Mục là một biểu mẫu di chuyển qua các giai đoạn của quy trình làm việc. Ví dụ: trong quy trình phê duyệt nghỉ phép, mục này thể hiện yêu cầu từ một nhân viên cụ thể.

1. nhấp chuột Thêm .
2. Điền vào các trường mẫu mục.
3. Để chỉnh sửa một trường, hãy nhấp vào Cài đặt (⚙️) bên cạnh tên của nó.
4. Nếu cần, hãy chọn các trường từ danh sách hoặc tạo trường mới.
5. Lưu các thay đổi.

RPA cung cấp hai chế độ xem:

• Danh sách: Lý tưởng để phân tích chi tiết, sắp xếp và xóa nhiều mục cùng một lúc.
• Kanban: Hiển thị giai đoạn của từng hạng mục, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý khối lượng công việc.