Tài liệu văn bản, bảng, bảng tính và bản trình bày trong Bitrix24 giúp các nhóm cộng tác hiệu quả: lập kế hoạch dự án, trực quan hóa ý tưởng và ghi lại kết quả. Để bảo mật thông tin, bạn có thể cấu hình linh hoạt quyền truy cập cho những người dùng khác nhau. Ví dụ: cho phép nhân viên chỉnh sửa tài liệu trong khi cấp cho khách hàng và chuyên gia bên ngoài quyền truy cập chỉ xem. Bằng cách này, bạn có thể thu hút những người tham gia bên ngoài mà không gặp rủi ro mất dữ liệu hoặc thay đổi trái phép.
Trong bài viết này:
- Cài đặt truy cập bảng
- Cấp quyền truy cập cho người dùng bên ngoài
- Cấp quyền truy cập cho nhân viên
- Cách thức hoạt động của quyền truy cập vào tài liệu đính kèm
Tìm cài đặt quyền truy cập
Bạn có thể định cấu hình quyền truy cập vào tài liệu và bảng từ danh sách mục hoặc trong khi làm việc với chúng.
Từ danh sách.
- đi đến Lái xe , Tài liệu trực tuyến hoặc bảng phần và tìm tài liệu hoặc bảng cần thiết.
- nhấp chuột Trình đơn (≡) > Chia sẻ. bên cạnh tên.
- Nhận liên kết công khai - dành cho người dùng bên ngoài như khách hàng, nhà thầu và những người khác,
- Quyền truy cập được chia sẻ - dành cho nhân viên.
Trong trình soạn thảo tài liệu hoặc bảng. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu, bảng, bảng tính hoặc bản trình bày, hãy nhấp vào Truy cập liên kết và chọn một tùy chọn:
- Nhận liên kết công khai
- Chia sẻ với người dùng
Cấp quyền truy cập cho người dùng bên ngoài
Nếu bạn cần chia sẻ tài liệu với khách hàng hoặc mời một chuyên gia không có quyền truy cập vào Bitrix24 của bạn, hãy bật liên kết công khai. Bạn có thể sao chép và gửi nó qua SMS, trò chuyện hoặc email.
Theo mặc định, liên kết sẽ mở tài liệu ở chế độ chỉ xem, không có mật khẩu hoặc hạn chế về thời gian. Cả người dùng bên ngoài và nhân viên đều có thể sử dụng nó — tài liệu sẽ mở trong trình duyệt.
Để sửa đổi quyền truy cập, hãy đi tới Cài đặt (⚙️) :
- Đặt ngày và giờ hết hạn - chỉ định giới hạn thời gian mà sau đó liên kết sẽ tự động ngừng hoạt động. Điều này cung cấp quyền truy cập tạm thời mà không cần can thiệp thủ công.
- Đặt mật khẩu — thêm mã cần thiết để mở tài liệu hoặc bảng. Thay đổi nó sau khi nhà thầu hoàn thành công việc của họ để bảo vệ kết quả cuối cùng khỏi những thay đổi vô tình.
nhấp chuột Lưu.
Cấp quyền truy cập cho nhân viên
Định cấu hình quyền truy cập được chia sẻ. Theo mặc định, tất cả nhân viên có liên kết nội bộ tới tài liệu đều có thể chỉnh sửa nó. Để thay đổi điều này, hãy nhấp vào cấp độ truy cập hiện tại và chọn cấp độ truy cập mong muốn:
- Từ chối quyền truy cập - chỉ chủ sở hữu mới có thể truy cập tài liệu.
- Đọc - cho phép xem tài liệu và sử dụng các công cụ không ảnh hưởng đến nội dung của nó, chẳng hạn như chuyển đổi con trỏ của người tham gia trên màn hình của họ khi làm việc trên bảng.
- Chỉnh sửa - cho phép xem và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.
Chia sẻ tập tin và thư mục bằng các liên kết công khai và nội bộ
Cấu hình quyền truy cập cá nhân. Bạn có thể cấp cấp độ truy cập cao hơn cho nhân viên, phòng ban hoặc nhóm cụ thể.
- nhấp chuột Thêm nhiều hơn nữa.
- Nhập tên, bộ phận hoặc nhóm của nhân viên vào thanh tìm kiếm. Ngoài ra, hãy điều hướng đến tab có liên quan và thêm người dùng từ đó. Những người tham gia được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách.
- Để xóa nhân viên, nhóm hoặc bộ phận khỏi danh sách, hãy nhấp vào biểu tượng chéo.
- Chỉ định cấp độ truy cập - theo mặc định, tài liệu được mở để chỉnh sửa. Để thay đổi điều này, hãy nhấp vào cấp độ truy cập hiện tại và chọn cấp độ truy cập mong muốn.
- Xem — nhân viên có thể xem tài liệu và sử dụng các công cụ không ảnh hưởng đến nội dung của tài liệu, chẳng hạn như thay đổi chủ đề hoặc mức thu phóng trong khi làm việc trên bảng tính.
- Chỉnh sửa - cho phép xem và chỉnh sửa tài liệu, chẳng hạn như đổi tên hoặc thêm và xóa các thành phần.
- Toàn quyền truy cập - bao gồm tất cả những điều trên và khả năng định cấu hình quyền truy cập cho những người tham gia khác.
nhấp chuột Lưu.
Sau khi quyền truy cập cá nhân được định cấu hình, nhân viên sẽ nhận được thông báo. Tùy thuộc vào loại tài liệu, họ sẽ được nhắc thêm bảng vào danh sách hoặc kết nối tệp với Drive của họ. Nếu nhân viên:
- Chấp nhận - tài liệu sẽ xuất hiện trong danh sách của họ và họ sẽ có quyền truy cập mở rộng.
- Từ chối - họ sẽ giữ lại cấp độ truy cập chung. Chỉ chủ sở hữu tài liệu hoặc người dùng có toàn quyền truy cập mới có thể khôi phục quyền truy cập mở rộng.
Cách thức hoạt động của quyền truy cập vào tài liệu đính kèm
Bạn có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp bằng cách đính kèm tài liệu đó vào tin nhắn, tác vụ, bài đăng trên Nguồn cấp dữ liệu, v.v. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào các mục này đều có thể chỉnh sửa tệp.
Ví dụ: nếu bạn thêm bảng tính có quyền truy cập hạn chế vào cuộc trò chuyện nhóm thì tất cả người tham gia trò chuyện sẽ có thể chỉnh sửa bảng tính đó. Điều này thuận tiện cho việc cộng tác nhanh chóng mà không cần cấu hình quyền truy cập theo cách thủ công.
Nếu bạn muốn giữ nguyên cài đặt truy cập tài liệu, hãy chia sẻ liên kết thay vì đính kèm dưới dạng tệp.
Tóm lại
- Bitrix24 cho phép cộng tác làm việc trên các tài liệu văn bản, bảng, bảng tính và bản trình bày. Quyền truy cập có thể được cấu hình linh hoạt cho những người dùng khác nhau.
- Theo mặc định, nhân viên có liên kết nội bộ có thể chỉnh sửa tài liệu. Liên kết công khai sẽ mở tài liệu để xem mà không cần mật khẩu hoặc hạn chế về thời gian, nhưng bạn có thể sửa đổi các cài đặt này.
- Để định cấu hình quyền truy cập từ danh sách tài liệu, hãy đi tới Lái xe hoặc Tài liệu trực tuyến , tìm mục cần thiết và nhấp vào Trình đơn (≡) > Chia sẻ . chọn Chia sẻ với người dùng cho nhân viên hoặc Nhận liên kết công khai cho người dùng bên ngoài.
- Để định cấu hình quyền truy cập trong khi làm việc trên tài liệu, hãy nhấp vào Chia sẻ . chọn Chia sẻ với người dùng hoặc Nhận liên kết công khai .
- Bạn có thể định cấu hình quyền truy cập thông qua liên kết nội bộ và mở rộng nó cho những người dùng cụ thể. Nhân viên sẽ cần liên kết tài liệu với Drive.
- Nếu nhân viên được cấp nhiều cấp độ truy cập thì cấp độ có nhiều quyền nhất sẽ được áp dụng.
- Nếu bạn đính kèm tài liệu vào một nhiệm vụ, tin nhắn trò chuyện hoặc bài đăng trên Nguồn cấp dữ liệu thì bất kỳ ai có quyền truy cập vào mục đó đều có thể chỉnh sửa tài liệu đó.
