Mọi quy trình làm việc trong phần RPA đều có chế độ xem Kanban và mỗi mục trên đó phải đi từ giai đoạn đầu tiên đến giai đoạn cuối cùng để hoàn thành quy trình làm việc. Bài viết này giải thích cách tùy chỉnh các giai đoạn và tạo nhiệm vụ cho nhân viên ở mỗi giai đoạn đó.

Các giai đoạn ở Kanban

Các giai đoạn trong quy trình làm việc hoạt động giống như các giai đoạn trong CRM. Để hoàn tất quy trình làm việc, hãy di chuyển một mục từ giai đoạn đầu tiên đến giai đoạn cuối cùng.

Để định cấu hình các giai đoạn, hãy nhấp vào bánh răng (⚙️) trong chế độ xem Kanban và chọn Cài đặt sân khấu .

Theo mặc định, có một số giai đoạn. Sử dụng chúng hoặc tạo những cái mới.

• Giai đoạn ban đầu: Bắt đầu quy trình làm việc. Bạn có thể đổi tên nó nhưng không thể xóa nó.

• Các giai đoạn bổ sung: Được sử dụng cho các nhiệm vụ, chẳng hạn như xem xét tài liệu hoặc phê duyệt yêu cầu. Bạn có thể tạo nhiều màn chơi hơn bằng cách nhấp vào + Thêm sân khấu .

• Giai đoạn cuối cùng: Cho biết quá trình hoàn thành quy trình công việc thành công hay thất bại. Giai đoạn thành công cuối cùng không thể bị xóa.

Sử dụng các biểu tượng hành động này để chỉnh sửa hoặc xóa các giai đoạn:

Bút chì: Đổi tên sân khấu.
Fill: Thay đổi màu của vùng hiển thị.
Vòng lại: Đặt lại cài đặt giai đoạn về mặc định.
Cross: Loại bỏ sân khấu.

Sau khi hoàn tất, hãy lưu các thay đổi.

Để định cấu hình một giai đoạn cụ thể thay vì toàn bộ Kanban, hãy di chuột qua giai đoạn đó, nhấp vào bút chì và chọn hành động mong muốn.

Bài tập

Bài tập là nhiệm vụ mà nhân viên phải hoàn thành ở các giai đoạn cụ thể trong quy trình làm việc, như xem xét thông tin hoặc phê duyệt yêu cầu nghỉ phép.

Có bốn loại nhiệm vụ:

• Phê duyệt hoặc từ chối
• Yêu cầu thông tin
• Xem lại thông tin
• Di chuyển lên sân khấu

Để tạo một bài tập:

1. nhấp chuột Thêm bài tập dưới nghệ danh.
2. Chọn mẫu, ví dụ: Phê duyệt hoặc từ chối .
3. Định cấu hình cài đặt trong chung và Hiển thị các trường tab.

Tab chung

Bài tập : Nhập tên và mô tả công việc của người chịu trách nhiệm.

Người chịu trách nhiệm : Chọn người sẽ thực hiện nhiệm vụ. Đó có thể là một nhân viên cụ thể, một số nhân viên theo thứ tự nhất định hoặc bất kỳ ai trong danh sách. Quyết định cách phân bổ nhiệm vụ:

1. Hàng đợi người dùng . Thêm nhân viên vào Người chịu trách nhiệm lĩnh vực. Một số tùy chọn có sẵn:

• Bất kỳ điều nào được liệt kê: Bất kỳ ai trong số các nhân viên được chọn đều có thể hoàn thành nhiệm vụ.
• Bất kỳ [số lượng nhân viên]: Chỉ định số lượng người dùng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
• Tất cả trong hàng đợi: Tất cả người dùng đã chọn phải hoàn thành nhiệm vụ lần lượt.
• Tất cả: Tất cả người dùng được chọn phải hoàn thành nhiệm vụ mà không có thứ tự cụ thể.

2. Người giám sát nhân viên . Người dùng có trách nhiệm được chọn tự động dựa trên cấu trúc công ty. Việc phê duyệt tuân theo chuỗi người giám sát lên đến cấp cao nhất hoặc đến cấp Người phê duyệt cuối cùng .

Tùy chọn bổ sung:

  Người phê duyệt cuối cùng : Có sẵn nếu bạn chọn Người giám sát nhân viên với tư cách là những người có trách nhiệm. Chọn người dùng sẽ có tiếng nói cuối cùng. Nếu có ít nhất một người phê duyệt cuối cùng trong chuỗi thì quá trình phê duyệt sẽ dừng sau quyết định của họ.

  Bỏ qua người dùng vắng mặt : Quyết định xem hệ thống có nên xem xét dữ liệu biểu đồ vắng mặt khi phân công người chịu trách nhiệm hay không.
Biểu đồ vắng mặt

  Người dùng dự phòng : Chỉ định người dùng sẽ tham gia phê duyệt nếu tất cả người dùng ở giai đoạn hiện tại không có mặt.

Nút : Chọn tên, màu sắc của các nút và giai đoạn di chuyển hạng mục đến sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành nhiệm vụ.

Hiển thị tab trường

Chọn các trường mà nhân viên chịu trách nhiệm sẽ thấy trong biểu mẫu mục.

Lưu cài đặt. Khi bạn thêm một mục mới, hệ thống sẽ tạo một nhiệm vụ và giao cho nhân viên phù hợp dựa trên các cài đặt này.