Chuyển đổi số và làm việc trên nền tảng đám mây (Cloud) đã trở thành điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Nhắc đến không gian làm việc số, Microsoft 365 là cái tên dẫn đầu. Tuy nhiên, đứng trước 3 tùy chọn: Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium, rất nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn không biết đâu mới là lựa chọn phù hợp nhất để vừa đáp ứng đủ công việc, vừa không lãng phí ngân sách. Hãy cùng Mstar Corp so sánh chi tiết và tìm ra lời giải cho bài toán license phần mềm của doanh nghiệp bạn.
1. Điểm chung của các gói Microsoft 365 Business
Trước khi đi vào khác biệt, cần hiểu rằng dù chọn gói Basic, Standard hay Premium (dành cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng), bạn đều sẽ nhận được những giá trị cốt lõi sau:
-
Email doanh nghiệp chuyên nghiệp: Hộp thư Exchange 50GB với tên miền riêng (ví dụ: [email protected]).
-
Lưu trữ đám mây: 1TB dung lượng OneDrive cho mỗi người dùng, thoải mái lưu trữ và chia sẻ file an toàn.
-
Làm việc cộng tác: Truy cập đầy đủ các công cụ giao tiếp như Microsoft Teams, SharePoint, Planner, Exchange.
-
Bảo mật cơ bản: Chống spam, malware và các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn của Microsoft.
2. Bảng so sánh chi tiết: Basic vs Standard vs Premium
Sự khác biệt lớn nhất giữa các gói nằm ở khả năng sử dụng ứng dụng Desktop (cài offline trên máy) và cấp độ bảo mật nâng cao.
| Tính năng cốt lõi | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
| Giá tham khảo | Thấp nhất | Trung bình | Cao nhất |
| Ứng dụng Office (Word, Excel, PowerPoint…) | Chỉ dùng bản Web và Mobile | Bản Web, Mobile + Bản Desktop (Cài đặt offline) | Bản Web, Mobile + Bản Desktop (Cài đặt offline) |
| Webinar (Tổ chức hội thảo trực tuyến) | Không hỗ trợ | Có hỗ trợ | Có hỗ trợ |
| Quản lý thiết bị di động (MDM) / Intune | Không | Không | Có (Quản lý thiết bị BYOD, xóa dữ liệu từ xa) |
| Bảo mật nâng cao (Defender, Information Protection) | Tiêu chuẩn | Tiêu chuẩn | Có (Chống mã độc tống tiền, chống rò rỉ dữ liệu DLP) |
| Phù hợp nhất cho | Nhân viên làm việc từ xa, không cần phần mềm cài máy. | Nhân viên văn phòng cần làm việc offline với file nặng. | Cấp quản lý, doanh nghiệp yêu cầu bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt. |
3. Phân tích thực tế: Doanh nghiệp của m nên chọn gói nào?
3.1. Khi nào nên chọn Microsoft 365 Business Basic?
Đây là giải pháp sinh ra để tối ưu chi phí. Gói này phù hợp với:
-
Lực lượng lao động tuyến đầu (Frontline workers): Nhân viên bán hàng, lễ tân, kho bãi – những người chủ yếu giao tiếp qua email, chat trên Microsoft Teams bằng điện thoại hoặc tablet.
-
Doanh nghiệp đã có sẵn bản quyền Office vĩnh viễn: Nếu máy tính của nhân viên đã cài sẵn Office 2019/2021 và chỉ cần thêm hệ thống Email/Teams chuyên nghiệp.
-
Lưu ý: Nhân viên không thể cài Word/Excel về máy tính mà bắt buộc phải dùng trình duyệt web có kết nối mạng.
3.2. Khi nào nên nâng cấp lên Business Standard?
Đây là gói phổ biến nhất, đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của một nhân viên văn phòng tiêu chuẩn:
-
Kế toán, Hành chính nhân sự, Marketing thường xuyên phải xử lý các file Excel hàng triệu dòng, hoặc thiết kế slide PowerPoint phức tạp (những tác vụ mà bản Web của Basic thường bị lag hoặc thiếu tính năng).
-
Nhân viên cần làm việc khi di chuyển trên máy bay hoặc đến những nơi không có Internet (nhờ các bộ app được cài đặt thẳng vào ổ cứng máy tính).
3.3. Khi nào bắt buộc phải dùng Business Premium?
Hãy chọn Premium nếu doanh nghiệp đặt An toàn Dữ liệu lên hàng đầu:
-
Doanh nghiệp áp dụng chính sách BYOD (Bring Your Own Device – nhân viên dùng máy tính, điện thoại cá nhân để làm việc). Premium có Microsoft Intune giúp tách biệt dữ liệu công ty và dữ liệu cá nhân, cho phép công ty xóa dữ liệu từ xa nếu nhân viên nghỉ việc hoặc mất máy.
-
Doanh nghiệp có nhiều tài liệu mật (Hợp đồng, báo cáo tài chính). Tính năng Azure Information Protection có thể ngăn chặn nhân viên copy, in ấn hoặc forward tài liệu ra bên ngoài.
-
Bảo vệ khỏi các cuộc tấn công mạng tinh vi (Phishing, Ransomware) với Defender for Business.
4. Mẹo tối ưu chi phí: Kết hợp các gói
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp mua đồng loạt một gói duy nhất cho tất cả nhân viên. Microsoft hoàn toàn cho phép bạn kết hợp nhiều gói trong cùng một tên miền.
Ví dụ tối ưu:
Với công ty 50 người, bạn không cần mua 50 gói Standard. Bạn có thể mua:
-
5 gói Premium: Dành cho Giám đốc và Kế toán trưởng (Bảo mật tối đa).
-
25 gói Standard: Dành cho nhân viên khối Back-office (Làm việc offline với app).
-
20 gói Basic: Dành cho sale đi thị trường, thợ kỹ thuật (Chỉ cần mail và app trên điện thoại).
5. Mua và triển khai Microsoft 365 chuyên nghiệp cùng Mstar Corp
Thay vì tự mua trực tiếp qua thẻ tín dụng quốc tế với rủi ro chênh lệch tỷ giá và khó xuất hóa đơn đỏ, doanh nghiệp nên đăng ký thông qua các Đối tác của Microsoft tại Việt Nam.
Khi mua Microsoft 365 qua Mstar Corp, doanh nghiệp sẽ nhận được những đặc quyền:
-
Xuất hóa đơn VAT đầy đủ, hợp lệ, chi phí minh bạch.
-
Hỗ trợ di chuyển dữ liệu (Migration) từ hệ thống email cũ (Google Workspace, Zoho, Mail Server vật lý) sang Microsoft 365 mà không làm thất thoát dữ liệu.
-
Tư vấn Mix & Match các license sao cho tiết kiệm ngân sách nhất.
-
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 bằng tiếng Việt, xử lý nhanh chóng mọi sự cố trong quá trình sử dụng.
Liên hệ ngay với Mstar Corp để được tư vấn lộ trình triển khai Microsoft 365 phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
