Trong môi trường kinh doanh đang phát triển liên tục, việc cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng thông tin doanh nghiệp là chính xác và đáng tin cậy.
Vậy, các doanh nghiệp nên cập nhật dữ liệu vào khi nào? Tầm quan trọng của việc cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu thường xuyên là gì? Hãy cùng giải đáp các thắc mắc trong phần tiếp theo của bài viết và bỏ túi một số mẹo giữ an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn.
Khi nào nên cập nhật cơ sở dữ liệu?
Doanh nghiệp nên chỉnh sửa cơ sở dữ liệu khi muốn đổi mới chiến lược kinh doanh, update dữ liệu, chuyển hướng thị trường mục tiêu hoặc theo dõi tiến độ công việc.
Thay đổi chiến lược kinh doanh
Bất kỳ thay đổi nào – dù có ý định hay không – trong chiến lược kinh doanh của bạn đều có thể dẫn đến các thay đổi trong loại dữ liệu bạn thu thập, các chỉ số bạn muốn đo lường, cũng như những gì bạn nên ưu tiên. Dưới đây là một số thay đổi trong chiến lược kinh doanh có thể ảnh hưởng đến chiến lược dữ liệu của bạn, bao gồm:
1. Tổ chức lại cơ cấu tổ chức: Tổ chức lại cơ cấu tổ chức được hiểu là sẽ thay đổi nhân sự hay các đầu mục công việc của các phòng ban. Do đó, nó cũng đòi hỏi sự phân bổ lại tài nguyên cũng như đánh giá lại kiến trúc dữ liệu hiện tại. Việc thay đổi chiến lược quản lý dữ liệu giúp cho bộ máy mới được vận hành thống nhất và trơn tru hơn.
2. Thay đổi quy mô công ty: Thực hiện việc cắt giảm nhân sự hoặc mở rộng quy mô công ty, bắt buộc bạn phải kiểm tra lại chiến lược dữ liệu của mình. Điều đó đảm bảo cho cơ sở hạ tầng dữ liệu và phân tích dữ liệu của công ty được bền vững, luôn cập nhật kịp thời.
3. Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Cập nhật chiến lược dữ liệu khi tung ra sản phẩm mới sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu và nắm bắt số liệu tăng trưởng dự kiến. Bất kể lý do nào khiến bạn thay đổi chiến lược kinh doanh, điều quan trọng là chiến lược dữ liệu của bạn phải phù hợp với nó để bạn có thể đưa ra quyết định thông minh khi cần thiết.
Nâng cấp dữ liệu
Không có gì ngạc nhiên khi các công ty sẽ trở nên mạnh mẽ hơn về phân tích sau khi triển khai một chiến lược dữ liệu.
Chiến lược dữ liệu ban đầu của bạn có thể đã bao gồm một số tối ưu hóa thông minh, phân tích tiên tiến, hoặc thậm chí là các trường hợp sử dụng máy học/thông minh nhân tạo được đặt trong “danh sách công việc cho giai đoạn tương lai”. Trong nhiều trường hợp, khả năng kinh doanh của con người sẽ được hỗ trợ tốt hơn nếu có sự tham gia của công nghệ hỗ trợ.
Ở giai đoạn này, người dùng kinh doanh sẽ có hiểu biết tốt hơn về khả năng và việc xem xét lại các yêu cầu và ưu tiên với họ có thể phát hiện ra một số trường hợp sử dụng có tác động lớn với ROI lớn. Nhiều công ty hiện nay đã sử dụng phương pháp này để đạt được những trường hợp sử dụng tiên tiến này với một nền tảng vững chắc để tận dụng.
Biến động thị trường
Nhiều yếu tố – như lạm phát, thiếu hụt nhân lực, vấn đề chuỗi cung ứng, v.v. – có thể ảnh hưởng đến thị trường một cách nhanh chóng. Do đó, mỗi công ty cần chiến lược quản lý dữ liệu hiệu quả để phân tích những thay đổi này, và có những biện pháp thay đổi linh hoạt.
Theo dõi tiến độ
Làm lại chiến lược dữ liệu của bạn là một cơ hội để xác định, quảng cáo và tôn vinh những tiến bộ đã đạt được kể từ lần cập nhật chiến lược trước đó. Lập kế hoạch cho việc đánh giá chiến lược dữ liệu định kỳ và cập nhật nó giúp bạn đối mặt với bất kỳ trở ngại nào – có kế hoạch hoặc không kế hoạch – một cách hiệu quả hơn.
Từ những “điều chỉnh nhỏ” đến việc tái tạo toàn bộ một doanh nghiệp, chiến lược dữ liệu sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ phát triển của doanh nghiệp trong bất kỳ tình huống nào. Điều đó giúp cho hướng đi và cách thức đặt ra mục tiêu doanh nghiệp được rõ ràng hơn.
Chức năng chỉnh sửa dữ liệu là gì?
Chức năng chỉnh sửa dữ liệu là khả năng thực hiện các thao tác thay đổi, cập nhật hoặc xóa bỏ dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu. Thao tác sẽ chỉ thay đổi các giá trị của một vài thuộc tính của một bộ.
Điều này cho phép người dùng thực hiện các thay đổi trong dữ liệu lưu trữ để cập nhật thông tin, sửa lỗi hoặc điều chỉnh các giá trị để phản ánh các sự kiện mới hoặc thay đổi trong hệ thống. Chức năng này được xem là một phần quan trọng của quản lý và bảo trì dữ liệu, giúp đảm bảo rằng thông tin được duy trì theo cách chính xác và cập nhật.
Làm thế nào để cập nhật và duy trì dữ liệu chất lượng
Các thao tác cập nhật và duy trì dữ liệu chất lượng bao gồm:
1. Đánh giá chất lượng dữ liệu
Bước đầu tiên là đánh giá chất lượng dữ liệu. Đánh giá chất lượng dữ liệu có nghĩa là kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, nhất quán, hợp lệ và tính kịp thời của dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để thực hiện các cuộc kiểm định chất lượng dữ liệu như: phân tích dữ liệu, xác thực dữ liệu, quy tắc chất lượng dữ liệu, chỉ số chất lượng dữ liệu và báo cáo chất lượng dữ liệu.
Các phương pháp này giúp bạn xác định và định lượng các vấn đề về chất lượng dữ liệu, như giá trị bị thiếu, điểm ngoại lệ, bản sao, không nhất quán hoặc lỗi dữ liệu.
2. Tinh chỉnh dữ liệu
Bước thứ hai là tinh chỉnh dữ liệu. Tinh chỉnh dữ liệu có nghĩa là khắc phục hoặc loại bỏ các vấn đề về chất lượng dữ liệu mà bạn đã phát hiện trong bước trước. Bạn có thể áp dụng các phương pháp và công cụ khác nhau để thực hiện tinh chỉnh dữ liệu như làm sạch dữ liệu, biến đổi dữ liệu, chuẩn hóa dữ liệu, loại bỏ bản sao dữ liệu, bổ sung dữ liệu hoặc dự báo dữ liệu.
Các phương pháp này giúp bạn sửa chữa, sửa đổi, xóa bỏ hoặc thêm dữ liệu để cải thiện chất lượng và khả dụng của nó.
3. Tài liệu hóa dữ liệu
Bước thứ ba là tài liệu hóa dữ liệu. Tài liệu hóa dữ liệu có nghĩa là tạo ra và duy trì siêu dữ liệu, từ điển dữ liệu, danh mục dữ liệu hoặc hồ sơ nguồn gốc dữ liệu mà mô tả nguồn gốc dữ liệu, cấu trúc, định dạng, định nghĩa, ý nghĩa, mối quan hệ và quy trình của bạn. Việc tài liệu hóa dữ liệu giúp bạn hiểu, truyền đạt và quản lý dữ liệu của mình tốt hơn. Nó cũng giúp bạn đảm bảo tuân thủ, có khả năng theo dõi và có trách nhiệm với dữ liệu của mình.
4. Theo dõi chất lượng dữ liệu
Bước thứ tư là theo dõi chất lượng dữ liệu. Theo dõi chất lượng dữ liệu có nghĩa là thiết lập và chạy các kiểm tra chất lượng dữ liệu, cảnh báo và bảng điều khiển để theo dõi và báo cáo về tình trạng, hiệu suất của chất lượng dữ liệu theo thời gian. Bạn có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để thực hiện giám sát chất lượng dữ liệu như các chỉ số chất lượng dữ liệu, bảng điểm chất lượng dữ liệu, bảng điều khiển chất lượng dữ liệu hoặc cảnh báo chất lượng dữ liệu.
Các phương pháp này giúp bạn đo lường, so sánh và minh họa mức độ và xu hướng chất lượng dữ liệu.
5. Cải thiện chất lượng dữ liệu
Bước thứ năm là cải thiện chất lượng dữ liệu. Bước này được hiểu là triển khai và đánh giá các sáng kiến cải thiện chất lượng dữ liệu, chẳng hạn như các chính sách, tiêu chuẩn, hướng dẫn hoặc các phương pháp tốt nhất về chất lượng dữ liệu mà xác định và thực thi kỳ vọng và yêu cầu về chất lượng dữ liệu.
Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để thực hiện cải thiện chất lượng dữ liệu như đánh giá chất lượng dữ liệu, lập kế hoạch chất lượng dữ liệu, kiểm soát chất lượng dữ liệu hoặc đảm bảo chất lượng dữ liệu. Những phương pháp này giúp bạn thiết kế, thực hiện và xem xét các hành động và kết quả cải thiện chất lượng dữ liệu.
6. Đánh giá chất lượng dữ liệu
Bước cuối cùng là đánh giá chất lượng dữ liệu, đây là bước tiến hành các cuộc đánh giá, kiểm toán hoặc phiên phản hồi định kỳ và xác minh trạng thái và tiến độ của chất lượng dữ liệu của bạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để thực hiện đánh giá chất lượng dữ liệu, chẳng hạn như kiểm toán chất lượng dữ liệu, phản hồi về chất lượng dữ liệu, khảo sát chất lượng dữ liệu hoặc các tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu. Những phương pháp này giúp bạn xác nhận, xác minh và cải thiện kết quả và thành tựu về chất lượng dữ liệu của mình.
Tóm lại, 6 thao tác trên sẽ giúp dữ liệu của bạn cập nhật và duy trì chất lượng ổn định. Khi đã có một hệ thống dữ liệu thường xuyên được đổi mới và có tính ổn định cao như vậy, việc đảm bảo được an toàn dữ liệu là khả thi tuyệt đối.
Mẹo giữ an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp
- Triển khai bảo mật hệ thống dựa trên đám mây: Đây là hình thức bảo mật dữ liệu được lưu trữ trên đám mây kết hợp bởi các yếu tố công nghệ, giao thức và quy trình. Triển khai bảo mật hệ thống dựa trên đám mây sẽ làm giảm mức độ nghiêm trọng của dữ liệu khi bị xâm phạm, bảo vệ tổ chức khỏi các mối nguy cơ như lừa đảo, hành vi tống tiền hay các phần mềm độc hại tấn công dữ liệu.
- Sử dụng công nghệ mã hóa: Đây là phương thức làm cho dữ liệu bị xáo trộn, khiến người lạ muốn truy cập vào dữ liệu phải có mật khẩu thích hợp. Với việc áp dụng mẹo này, ngay cả khi bị đánh cắp hoặc sao chép ổ cứng, tin tặc cũng không thể truy cập bất kỳ thông tin nào của bạn trong dữ liệu (trừ khi họ biết cách giải mã).
- Tận dụng trình quản lý mật khẩu: Trình quản lý mật khẩu cho phép người dùng tạo một mật khẩu duy nhất cho mỗi tài khoản mà họ có quyền truy cập. Điều này khiến hacker khó đánh cắp thông tin từ dữ liệu của bạn hơn.
- Hiện đại hóa an ninh vật lý: Hiện đại hóa an ninh vật lý có thể hiểu là thiết lập tường lửa, cài đặt phần mềm chống vi – rút cập nhật và một số các biện pháp bảo mật phổ biến khác. Mặc dù vậy, khi sử dụng mẹo này, nhân viên vẫn cần tuân thủ theo quy trình bảo mật khi truy cập dữ liệu của công ty trên các thiết bị cá nhân.
- Cập nhật phần mềm và khắc phục lỗi bảo mật: Đây được coi là biện pháp bảo mật quan trọng nhất để bảo vệ tổ chức trước các cuộc tấn công mạng. Tin tặc sẽ dựa trên những lỗ hổng của phần mềm để truy cập vào hệ thống mạng. Vì thế, việc cập nhật và khắc phục lỗi bảo mật thường xuyên sẽ giúp ngăn chặn các hành vi này.
- Đầu tư vào phần mềm diệt vi-rút: Muốn dữ liệu an toàn, bạn hãy cài đặt phần mềm vi-rút bản mới nhất cho tất cả các thiết bị truy cập hệ thống của công ty. Lưu ý, chương trình diệt virus đó phải phù hợp với nền tảng công ty đang sử dụng, chọn lựa phần mềm có tiếng đi kèm với chất lượng cao.
- Giám sát hoạt động mạng: Theo dõi hoạt động mạng giúp bạn nắm được những gì đang xảy ra trên máy của mình.
- Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ điều này, gồm: Thiết bị giám sát hoạt động theo thời gian thực, phần mềm phức tạp hơn thì sẽ cho bạn kết quả phân tích chi tiết hơn.
- Cẩn thận với các email đáng ngờ: Nếu có bất kỳ email nào đáng ngờ thì bạn đừng vội click vào nó. Một dạng email lừa đảo phổ biến chính là giả danh tên một công ty hợp pháp (ngân hàng hoặc nhà mạng) để gửi thông báo đến bạn.
Tóm lại, mẹo giữ an toàn cho dữ liệu của bạn hay doanh nghiệp chỉ là một phần lưu ý nhỏ đáng để áp dụng. Mấu chốt để bảo vệ dữ liệu khỏi sự xâm phạm của tin tặc đó chính là tìm cho doanh nghiệp mình một giải pháp lưu trữ hiệu quả.
4 bước lưu trữ dữ liệu hiệu quả
Dưới đây là 4 bước lưu trữ hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo:
- Bước 1: Xây dựng tầm nhìn toàn cảnh về hệ thống dữ liệu
Trước khi bắt đầu tối ưu hoá việc lưu trữ dữ liệu, việc hiểu rõ tổng thể về dữ liệu mà tổ chức đang sở hữu là cần thiết. Điều này là quan trọng để có thể đưa ra phương án lưu trữ phù hợp. Việc không có cái nhìn tổng thể sẽ khiến cho việc giải quyết vấn đề trở nên khó khăn.
Để hỗ trợ trong việc phân loại dữ liệu quan trọng trong hệ thống, có thể sử dụng các công cụ phân tích để xác định dữ liệu nào được sử dụng thường xuyên, và dữ liệu nào không được truy cập hoặc chỉnh sửa trong một khoảng thời gian dài. Dựa vào thông tin này, có thể di chuyển dữ liệu ít sử dụng đến một hệ thống lưu trữ có chi phí thấp hơn, trong khi vẫn giữ lại dữ liệu quan trọng và có hiệu suất sử dụng cao.
- Bước 2: Hợp nhất các giải pháp lưu trữ dữ liệu
Dù doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hay nhỏ, sử dụng quá nhiều hệ thống lưu trữ không chỉ làm cho quản lý trở nên không hiệu quả mà còn tăng chi phí mà bạn có thể không nhận ra. Vì vậy, việc hợp nhất các giải pháp lưu trữ dữ liệu là rất quan trọng đối với mọi loại doanh nghiệp.
Khi hợp nhất các giải pháp lưu trữ, bạn sẽ không còn phải đối mặt với tình trạng dữ liệu quan trọng không được lưu trữ trong các hệ thống hiệu suất cao và ngược lại. Hơn nữa, điều này cũng giúp quá trình tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Bước 3: Sử dụng lưu trữ đám mây
Hiện nay, lưu trữ dữ liệu trên đám mây đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lựa. Lí do là giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cho phép làm việc với dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, quan trọng là bạn phải đảm bảo dữ liệu có thể được di chuyển trở lại các hệ thống lưu trữ nội bộ khi cần thiết.
- Bước 4: Tự động hóa quản lý dữ liệu
Đây là bước cuối cùng trong quy trình lưu trữ dữ liệu hiệu quả của doanh nghiệp. Trong bước này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý metadata để tự động hóa các hoạt động quản lý dữ liệu.
Kết luận
Việc cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu là quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được duy trì là chính xác và có ích trong quá trình ra quyết định. Bên cạnh đó, vai trò của việc duy trì dữ liệu chất lượng không chỉ giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp mà còn là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng niềm tin từ phía khách hàng và đối tác. Để đạt được điều này, mọi doanh nghiệp hãy thường xuyên cập nhật, kiểm tra và cải thiện phương pháp bảo vệ dữ liệu của mình.
