Microsoft Excel là một công cụ vô cùng mạnh mẽ và phổ biến trong công việc văn phòng và học tập. Tuy nhiên, để sử dụng Excel hiệu quả nhất, người dùng cần nắm được các thủ thuật Excel cơ bản. Trong bài viết này, cùng Mstar Corp khám phá những 48 thủ thuật Excel và phím tắt cơ bản để thao tác nhanh chóng, chính xác trên Excel.
Sơ lược về phần mềm Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ của Microsoft, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu dưới dạng bảng. Excel được tích hợp nhiều công cụ hữu ích, từ các hàm tính toán đến các tính năng phân tích dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các công việc phức tạp mà vẫn đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Microsoft Excel là công cụ tính toán chuyên nghiệp trong hệ sinh thái Microsoft 365 (Nguồn: Internet)
48 thủ thuật Excel & phím tắt cơ bản nên biết
Khi mới bắt đầu với Excel không phải ai cũng biết đến những thủ thuật này, để đạt được hiệu quả và thuận tiện cho công việc. Dưới đây là 15 thủ thuật Excel cho người mới bắt đầu cực kỳ hữu ích và được sử dụng nhiều trong công việc:
Sử dụng 33 phím tắt trong Excel
Phím tắt là công cụ tuyệt vời giúp người dùng tiết kiệm thời gian. Một số phím tắt phổ biến như:
- Ctrl + A: Bôi đen toàn bộ dữ liệu trong bảng tính
- Ctrl + B: Chữ đậm
- Ctrl + I: Chữ nghiêng
- Ctrl + U: Chữ gạch chân
- Ctrl + X: Cắt dữ liệu trong bảng tính
- Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế cụm từ
- Ctrl + O: Mở file Excel đã save
- Ctrl + N: Mở một file Excel mới
- Shift + F11: Tạo sheet mới trong Excel
- Ctrl + P: Bật hộp thoại đã in ấn
- Ctrl + R: Sao chép tự động từ ô bên trái sang bên phải
- Ctrl + S: Lưu trữ tài liệu
- Ctrl + W: Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4)
- Ctrl + Shift + F: Hiển thị danh sách các phông chữ
- Ctrl + Shift + P: Hiển thị danh sách các cỡ chữ
- Ctrl + Z: Hủy thao tác vừa mới thực hiện trước đó
- Ctrl + Y: Khôi phục thao tác vừa bỏ, ngược với Ctrl +Z
- Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại trong Format Cells
- Alt + Z: Chuyển chế độ gõ văn bản từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V)
- Ctrl + 9: Ẩn dữ liệu hàng
- Ctrl + shift + 9: Hiển thị các hàng vừa ẩn trước đó
- Ctrl + 0: Ẩn dữ liệu cột
- Ctrl + shift + 0: Hiển thị các cột vừa ẩn trước đó
- Ctrl + 8: Chọn nhóm dữ liệu liên quan tới ô tính (cell) hiện tại
- Ctrl + (-): Xóa các ô tính, khối ô hàng
- Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống mới trong bảng tính
- Ctrl + F4: Đóng nhanh bảng tính Excel
- Alt + F4: Thoát khỏi công cụ Excel
- Alt + tab: Di chuyển giữa hai hoặc nhiều file liên tiếp nhau
- Shift + F2: Tạo ghi chú cho ô tính
- Ctrl + F2: Xem trước khi tài liệu
- Ctrl + Spacebar: Chèn thêm cột trống
- Shift + Spacebar: Chèn thêm dòng trống
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Bạn nhấn giữ Ctrl và chọn những file Excel muốn mở > Nhấn Enter.
Xem thống kê
Quét toàn bộ cột muốn xem và Excel sẽ thống kê. Trong đó:
- Average: Số trung bình của các dữ liệu số.
- Count: Đếm tổng số ô đã quét.
- Sum: Tổng của dữ liệu số đã nhập.
- Numercial Count: Đếm các ô có chứa dữ liệu trong đó.
- Min: Giá trị nhỏ nhất.
- Max: Giá trị lớn nhất.
Lưu ý: Đối với Tổng (Sum), Trung bình (Average), Min và Max thì chỉ hiển thị đúng đối với dữ liệu dạng số.
Xóa các dữ liệu trùng nhau
Để thực hiện cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel, sẽ tiến hành bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng, tiếp đó vào thẻ Data -> Chọn vào Remove Duplicates.
Tự động nhập dữ liệu
Chỉ cần nhập dữ liệu đó 1 lần sau đó nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô đó và kéo xuống.
Hiển thị công thức siêu nhanh
Trong bảng tính có rất nhiều công thức muốn kiểm tra lại các dữ liệu của các công thức ấy. Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ là có thể xem toàn bộ các công thức vô cùng nhanh trên bảng tính đó rồi.
Nhập ngày tháng cực nhanh thông qua phím tắt
Nhấn Ctrl + ; để chèn ngày hiện tại hoặc Ctrl + Shift + ; để chèn thời gian hiện tại.
Căn lề trong Excel
Để căn lề văn bản trong ô, bạn có thể dùng các nút căn lề trên thanh công cụ hoặc chọn Home > Alignment để điều chỉnh theo ý muốn.
Tự động tính tổng không cần dùng hàm =Sum
Có thể bạn đã biết đến hàm =Sum để tính tổng trong Excel, thể nhưng có 1 cách tính tổng cực kỳ nhanh nữa mà bạn nên biết. Excel có tính năng AutoSum (Alt + =) giúp bạn tự động tính tổng các ô đã chọn mà không cần phải gõ công thức.
Đổi cột thành dòng và đổi dòng thành cột
Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu bạn muốn thay đổi > Nhấn chuột phải chọn Copy > Chọn 1 ô bất kỳ > Nhấn chuột phải chọn Paste Special > Tích chọn ô Tranpose.
Sử dụng Data Validation giúp giới hạn giá trị nhập
Tác dụng của việc giới hạn giá trị nhập là giúp hạn chế nhập dữ liệu sai. Thủ thuật Excel cơ bản này thực hiện như sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu cần được giới hạn => chọn thẻ Data trên thanh công cụ => chọn vào tính năng Data Validation.
Nguồn: Internet
Bước 2: Tại hộp thoại Data Validation:
- Tại ô Allow chọn “Whole Number” để nhập được giá trị giới hạn trên và dưới.
- Tại ô Data chọn “Between”.
- Tại ô Minimum và Maximum, nhập giá trị trên và dưới (ví dụ: 1 đến 20000).
Nguồn: Internet
Bước 3: Nhấn OK. Khi đó, số lượng ô dữ liệu của bạn sẽ được giới hạn từ 1 đến 20000. Máy sẽ báo lỗi nếu người dùng nhập quá số lượng trên.
Tăng tốc độc nhập liệu bằng cách viết tắt
Thủ thuật Excel giúp tăng tốc độ nhập liệu rất đơn giản, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Thay vì phải gõ một câu dài, người dùng có thể thay thế bằng cách sử dụng chức năng gõ tắt. Cách làm như sau:
Bước 1: Vào File>Options>nhấn vào tab “Proofing”>click tiếp vào nút “AutoCorrect Options”.
Nguồn: Internet
Bước 2: Tại ô “With”, nhập nội dung muốn thay thế bằng từ viết tắt. Tại ô “Replace”, nhập chữ viết tắt tương ứng.
Ví dụ, muốn viết tắt câu “Kế toán” theo dạng “KT”. Khi đó, tại ô “With” sẽ điền “Kế toán”. Tại ô “Replace” sẽ điền “KT”. Như vậy, từ nay trở đi, nếu muốn nhập “Kế toán” thì chỉ cần nhập “KT” và nhấn Enter, Excel sẽ tự động chuyển từ viết tắt thành từ đủ nghĩa.
Tìm kiếm trong Excel
Khi tìm kiếm hoặc thay thế các thông tin trong bảng Excel hãy thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace.
Nguồn: Internet
Bước 2: Chọn Options -> Format.
Nguồn: Internet
Bước 3: Chọn kiểu định dạng mà bạn muốn tìm kiếm trong Find Format.
Bước 4: Ô đã được định dạng thành công.
Chọn in một vùng dữ liệu trên bảng tính
Nếu chỉ muốn in 1 vùng trong các dữ liệu của file Excel nhưng chưa biết làm thế nào, đây là một thủ thuật Excel giúp giải quyết vấn đề này, thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Bôi vùng dữ liệu bạn muốn in ra.
Nguồn: Internet
Bước 2: Sau khi chọn được vùng để in xong, chúng ta sẽ đặt vùng in như sau: Trên các thanh công cụ chọn vào Page layout -> chọn Print Area -> chọn Set Print Area.Sau khi đặt vùng in xong, chúng ta sẽ tiến hành in như bình thường, cũng có thể căn chỉnh như in các tài liệu khác trước khi in nếu có nhu cầu.
Nguồn: Internet
Cách cố định cột trong bảng Excel
Bên cạnh việc cố định dòng, bạn cũng có thể cố định hàng bằng cách sử dụng thủ thuật Excel cơ bản sau đây:
Để cố định cột đầu tiên:
Bước 1: Chọn vào ô bất kỳ trong sheet bảng tính cần cố định cột.
Bước 2: Nhấn chọn View trên thanh công cụ => chọn Freeze Panes => chọn Freeze First Column. Khi đã cố định xong, đường kẻ của cột này sẽ đậm hơn so với các cột khác.
Nguồn: Internet
Đối với việc cố định nhiều cột:
Bước 1: Chọn nhóm cột cần cố định trên trang tính.
Bước 2: Nhấn chọn thẻ View trên thanh tiêu đề => chọn Freeze Panes => chọn Freeze Panes.
Nguồn: Internet
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Mstar Corp cung cấp và triển khai giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực, Mstar Corp trở thành Solutions Partner for Modern Work của Microsoft tại Việt Nam vào tháng 1/2024. Với kinh nghiệm và chuyên môn cao trong lĩnh vực công nghệ, Mstar Corp cung cấp các giải pháp Microsoft 365 toàn diện, bao gồm các dịch vụ cài đặt, triển khai, và tối ưu hóa phần mềm Excel, Word, PowerPoint,… giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tối ưu hoá hiệu suất làm việc.
Mstar Corp cung cấp và triển khai giải pháp Microsoft 365 cho doanh nghiệp
Lời kết
Hy vọng các thủ thuật Excel cơ bản trên sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Excel không chỉ là công cụ để nhập liệu mà còn là một trợ thủ đắc lực trong công việc văn phòng. Nếu muốn sử dụng các tính năng cao cấp và cần sự hỗ trợ từ đối tác uy tín, Mstar Corp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc triển khai các giải pháp của Microsoft.
