Mô hình làm việc tại nhà (Work From Home – WFH) đã nhanh chóng phát triển từ một giải pháp tình thế trở thành một chiến lược vận hành chủ chốt của nhiều doanh nghiệp hiện đại. Xu hướng này hứa hẹn sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và tăng sự hài lòng của nhân viên, nhưng cũng đặt ra bài toán lớn về quản lý hiệu suất, duy trì kết nối đội nhóm và bảo mật thông tin. Làm thế nào để doanh nghiệp tận dụng tối đa ưu điểm và khắc phục triệt để các hạn chế của WFH?
Hãy cùng Mstar Corp đi sâu phân tích xu hướng WFH, các ưu nhược điểm và khám phá cách nền tảng Bitrix24 trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tăng cường kết nối và đảm bảo năng suất làm việc từ xa một cách hiệu quả.
Work From Home là gì?
Work From Home (viết tắt WFH) là mô hình làm việc trong đó người lao động thực hiện nhiệm vụ của mình không tại văn phòng truyền thống của công ty, mà từ nhà hoặc từ địa điểm khác (như coworking space, café, hoặc thậm chí khi di chuyển). Mục tiêu là tăng tính linh hoạt, giảm thời gian đi lại, và tạo môi trường làm việc phù hợp hơn với cá nhân người lao động.
Nguồn gốc mô hình Work From Home (WFH) có thể tìm thấy từ những năm trước đây khi công nghệ viễn thông và internet phát triển, cho phép kết nối và trao đổi công việc từ xa. Nhưng chính sự phát triển của công nghệ số và mùa dịch đã khiến mô hình này được nhìn nhận rộng rãi hơn.
Work From Home là gì? (Nguồn: Internet)
Sự phát triển mạnh mẽ của WFH sau đại dịch COVID-19
Khi đại dịch COVID-19 bùng phát vào năm 2020, hàng triệu doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa (Work From Home – WFH) để duy trì hoạt động trong giai đoạn phong tỏa. Kể từ đó, Work From Home không chỉ là giải pháp tạm thời mà dần trở thành một phần trong chiến lược làm việc linh hoạt dài hạn của nhiều tổ chức.
Sau đại dịch COVID-19, mô hình Work From Home (WFH) đã chuyển mình từ giải pháp tạm thời thành xu hướng làm việc bền vững trên toàn cầu. Tại Việt Nam, người lao động mong muốn mô hình làm việc linh hoạt, đặc biệt trong các ngành công nghệ, giáo dục và tài chính. Điều này cho thấy Work From Home đang trở thành một phần trong chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và thu hút nhân tài ở nhiều khu vực khác nhau.
Sự phát triển mạnh mẽ của WFH sau đại dịch COVID-19 (Nguồn: Internet)
Tại sao Work From Home trở thành xu hướng toàn cầu?
Có nhiều lý do khiến WFH không chỉ là “giải pháp khẩn cấp” mà trở thành xu hướng toàn cầu:
- Công nghệ số và hạ tầng mạng Internet ngày càng phủ sóng và mạnh mẽ, giúp trao đổi công việc, họp online, lưu trữ đám mây… thuận tiện hơn.
- Nhân viên ngày càng đề cao yếu tố cân bằng giữa công việc và cuộc sống, muốn giảm thời gian di chuyển, cải thiện chất lượng cuộc sống.
- Các doanh nghiệp nhận thấy lợi ích từ việc giảm chi phí vận hành văn phòng, khả năng tuyển dụng nhân tài từ xa, cải thiện linh hoạt trong cách làm việc.
- Xu hướng làm việc linh hoạt (hybrid working) ngày càng được chấp nhận, kết hợp giữa làm tại văn phòng và làm tại nhà.
- Dữ liệu cho thấy mô hình làm việc từ nhà vẫn giữ được hoặc thậm chí nâng cao hiệu suất với điều kiện quản lý đúng cách. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp không muốn quay về mô hình chỉ làm việc tại văn phòng.
Tại sao Work From Home trở thành xu hướng toàn cầu? (Nguồn: Internet)
Lợi ích của mô hình Work From Home
Việc triển khai mô hình Work From Home mang lại hàng loạt lợi ích về chi phí, hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên. Dưới đây là năm ưu điểm nổi bật của làm việc từ xa trong doanh nghiệp hiện đại.
Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Khi nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể giảm được chi phí cho: thuê văn phòng (diện tích, tiện ích, bảo trì), cơ sở vật chất (bàn ghế, máy in, điện nước…), và các khoản vận hành khác như chi phí di chuyển, ăn uống miễn phí tại văn phòng. Nhờ đó, công ty có thể tái đầu tư vào công nghệ, nhân sự, hoặc mở rộng hướng tuyển dụng.
Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân
Một trong những lý do khiến nhân sự ủng hộ Work From Home là khả năng chủ động hơn về thời gian: giảm thời gian di chuyển, linh hoạt hơn để sắp xếp việc cá nhân (chăm con, giải quyết việc nhà…). Từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống và tăng sự hài lòng.
Nâng cao năng suất làm việc nhờ sự linh hoạt
Khi được làm việc trong môi trường thuận lợi (yên tĩnh hơn, ít bị gián đoạn, có thể chọn thời gian mình thấy hiệu quả nhất), nhiều nhân viên ghi nhận hiệu suất cao hơn. Mô hình WFH đúng cách có thể giúp tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ, rút ngắn thời gian chờ đợi giao tiếp, và tập trung tốt hơn.
Nâng cao năng suất làm việc nhờ sự linh hoạt (Nguồn: Internet)
Mở rộng cơ hội tuyển dụng nhân tài toàn cầu
Mô hình WFH phá bỏ giới hạn địa lý tuyển dụng: doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhân sự từ các tỉnh, thành khác, thậm chí quốc tế, mà không cần họ di chuyển vào văn phòng mỗi ngày. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm kỹ năng đặc thù hoặc đối tác làm việc từ xa.
Thách thức khi triển khai Work From Home
Dù có nhiều lợi ích, việc triển khai WFH không phải không có thách thức. Dưới đây là các khó khăn chính và cần được doanh nghiệp nhìn nhận.
Khó khăn trong quản lý và giám sát nhân viên
Khi nhân viên không có mặt trực tiếp tại văn phòng, việc theo dõi tiến độ, đảm bảo họ làm việc đúng giờ, đúng chất lượng, hoặc phối hợp nhóm trở nên khó khăn hơn. Nếu không có hệ thống giao việc, báo cáo và theo dõi rõ ràng, có thể dẫn tới giảm hiệu suất, chồng chéo công việc hoặc thiếu minh bạch.
Khó khăn trong quản lý và giám sát nhân viên (Nguồn: Internet)
Vấn đề bảo mật thông tin và dữ liệu
Làm việc từ nhà thường đồng nghĩa với việc nhân viên truy cập hệ thống công ty, làm việc trên mạng internet cá nhân, có thể sử dụng thiết bị cá nhân, hoặc mạng không bảo mật bằng văn phòng. Điều này tạo ra rủi ro bảo mật: mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, phầm mềm độc hại. Một nghiên cứu gần đây lưu ý rằng làm việc từ nhà có thể làm mờ ranh giới giữa riêng tư và công việc, từ đó gây ra các vấn đề về quyền riêng tư và bảo mật.
Giảm tương tác trực tiếp giữa các phòng ban
Việc thiếu giao tiếp trực tiếp như gặp mặt nhanh hành lang, trao đổi nhanh tại bàn làm việc,… có thể làm giảm kết nối giữa các bộ phận, gây chậm trễ trong phối hợp, giảm khả năng sáng tạo hoặc đổi mới. Môi trường làm việc từ xa nếu không có văn hóa và công cụ hỗ trợ, có thể dẫn đến cảm giác “xa cách” giữa các thành viên nhóm.
Giảm tương tác trực tiếp giữa các phòng ban (Nguồn: Internet)
Tâm lý cô lập và mất động lực làm việc
Nhân viên làm việc tại nhà có thể cảm thấy cô lập, ít được “gắn kết” với đồng nghiệp, thiếu cảm giác thuộc “văn hóa công ty”, hoặc khó tách rời giữa công việc và cuộc sống cá nhân,… Điềub này dẫn tới tình trạng thiếu động lực, làm việc không hiệu quả hoặc burn out.
Giải pháp tối ưu hiệu quả làm việc từ xa
Để khai thác tốt lợi ích và giảm thiểu thách thức của WFH, doanh nghiệp cần thiết lập các giải pháp bài bản. Dưới đây là những hướng đi được khuyến nghị.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý công việc
Một trong những yếu tố then chốt để WFH hiệu quả là sử dụng nền tảng công nghệ: phần mềm giao việc, theo dõi tiến độ, họp online, lưu trữ đám mây, chat nhóm… Ví dụ như nền tảng Bitrix24 – một nền tảng quản lý công việc và CRM tích hợp, giúp doanh nghiệp triển khai mô hình làm việc từ xa hiệu quả hơn.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý công việc (Nguồn: Internet)
Xây dựng quy trình giao tiếp và báo cáo minh bạch
Để nhân viên làm việc từ xa vẫn hiệu quả, cần có quy trình rõ ràng: ai báo cáo cho ai, khi nào họp, định kỳ giao việc, cập nhật tiến độ, đánh giá kết quả. Việc báo cáo định kỳ và minh bạch giúp người quản lý nắm được trạng thái công việc, đồng thời nhân viên biết rõ kỳ vọng và tiêu chí đánh giá.
Tạo môi trường làm việc số chuyên nghiệp
Nhân viên WFH cũng cần được hỗ trợ để có không gian, thiết bị làm việc tốt: có bàn làm việc riêng, ghế thoải mái, màn hình nếu cần, đường truyền internet ổn định, đồng thời có chuẩn mực về giờ làm việc, nghỉ giải lao. Cùng lúc, công ty có thể xây dựng “văn hóa làm việc số” như thường xuyên tổ chức họp online, check-in ngắn, giao lưu trực tuyến,… để tăng gắn kết.
Tạo môi trường làm việc số chuyên nghiệp (Nguồn: Internet)
Đào tạo nhân sự thích nghi với môi trường làm việc trực tuyến
Không phải nhân viên nào cũng quen hoặc thích nghi ngay với WFH. Việc đào tạo kỹ năng làm việc từ xa như quản thời gian, lập kế hoạch cá nhân, sử dụng công cụ online, giao tiếp không trực tiếp,… rất quan trọng. Người quản lý cũng cần học cách lãnh đạo từ xa, giữ liên lạc, duy trì động lực cho nhóm.
Vai trò của CRM và ERP trong hỗ trợ Work From Home
Hệ thống CRM (Customer Relationship Management) và ERP (Enterprise Resource Planning) giúp doanh nghiệp nếu số hóa được dữ liệu khách hàng, quy trình làm việc, tài nguyên và phân tích hiệu suất sẽ hỗ trợ rất mạnh việc WFH.
Khi mọi dữ liệu, quy trình được gắn trên nền tảng số và có thể truy cập từ xa, thì nhân viên dù làm tại nhà vẫn có đầy đủ “văn phòng ảo” để hoạt động, giảm phụ thuộc vào địa điểm vật lý. Việc tích hợp CRM/ERP vào môi trường WFH giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc, đo lường hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực.
Vai trò của CRM và ERP trong hỗ trợ Work From Home (Nguồn: Internet)
Ứng dụng Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 do Mstar Corp triển khai trong Work From Home
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và là Đối tác Vàng của Bitrix24 tại Việt Nam, Mstar Corp đã triển khai thành công Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 cho hàng trăm doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng mô hình làm việc linh hoạt, đặc biệt là vận hành hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa (Work From Home).
Quản lý dự án và nhiệm vụ tập trung
Với tính năng Quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24, bạn có thể tạo và giao nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi tiến độ, thiết lập mốc thời gian, sử dụng các dạng hiển thị như Kanban, biểu đồ Gantt, Scrum.
Ví dụ: Nhân viên làm việc tại nhà nhận nhiệm vụ, cập nhật trạng thái “Đã hoàn thành”, “Đang xử lý”, báo cáo tiến độ qua ứng dụng. Người quản lý có thể từ xa xem số lượng nhiệm vụ đang xử lý, sắp tới hạn, phân bổ lại nếu cần.
Nguồn: Internet
Giao tiếp nội bộ qua chat, video call và group
Giải pháp từ Mstar Corp cung cấp chat nhóm, họp video, tạo nhóm làm việc riêng cho từng dự án hoặc phòng ban. Nhờ đó, nhân viên WFH vẫn có thể trao đổi nhanh, cộng tác với đồng nghiệp, chia sẻ tài liệu và họp nhóm từ xa. Điều này giúp giảm thiếu hụt tương tác trực tiếp và hỗ trợ xây dựng văn hóa đội nhóm dù không gặp mặt thường xuyên.
Nguồn: Internet
Theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc tự động
CRM Bitrix24 cho phép theo dõi thời gian làm việc, báo cáo tác vụ, phân tích hiệu suất nhân viên và đội nhóm. Tăng 26% tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, tăng 32% sự gắn kết của nhân viên là hiệu quả đạt được khi doanh nghiệp triển khai giải pháp sử dụng nền tảng Bitrix24. Doanh nghiệp có thể thiết lập KPI, dashboard tiến độ, báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu quả làm việc từ xa và kịp thời điều chỉnh.
Nguồn: Internet
Lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên nền tảng đám mây
Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 do Mstar Corp triển khai tích hợp lưu trữ đám mây, cho phép nhân viên upload, chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực,.. phù hợp với môi trường làm việc tại nhà, nơi cần truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu. Điều này giúp “văn phòng số” trở nên hiện hữu, giảm lệ thuộc vào máy tính hoặc máy chủ nội bộ.
Nguồn: Internet
Tương lai của Work From Home tại Việt Nam
Tại Việt Nam, Work From Home đang dần chuyển hướng sang mô hình Hybrid Working – kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng. Theo báo cáo cập nhật năm 2024, chuyên gia công nghệ thông tin tại Việt Nam đã giảm số ngày làm việc tại nhà trung bình từ 3 ngày (2023) xuống còn 2 ngày (2024), cho thấy các doanh nghiệp đang tìm điểm cân bằng giữa hiệu suất và kết nối đội nhóm.
Mặc dù vậy, WFH vẫn đóng vai trò quan trọng trong chiến lược vận hành và chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt khi đi cùng các giải pháp quản lý thông minh như Bitrix24.
Tại Việt Nam và nhiều quốc gia khác, mô hình chỉ làm việc từ nhà (100% WFH) sẽ dần được thay thế hoặc bổ sung bởi mô hình Hybrid Working — nghĩa là nhân viên vừa làm tại nhà vừa đến văn phòng theo lịch định kỳ. Doanh nghiệp đánh giá rằng tương tác trực tiếp, văn hóa công ty và đào tạo vẫn cần mặt-đối-mặt, nhưng còn lại nhiều công việc có thể làm từ xa. Đây là hướng đi linh hoạt và đáp ứng cả hai: lợi ích linh hoạt + duy trì kết nối tổ chức.
Chuyển sang mô hình WFH và hybrid đòi hỏi doanh nghiệp ở Việt Nam phải đầu tư vào hạ tầng số (mạng, bảo mật, phần mềm quản lý), đào tạo nhân viên, thay đổi văn hóa làm việc và quản lý. Đây là cơ hội lớn để các doanh nghiệp nâng cao năng lực số hoá, tăng khả năng cạnh tranh.
Kết luận
Từ xu hướng toàn cầu đến thực tế Việt Nam, Work From Home đã trở thành một mô hình làm việc tất yếu, thúc đẩy chuyển đổi số và tối ưu hiệu suất doanh nghiệp.Thách thức không nằm ở việc có nên áp dụng WFH hay không, mà là làm thế nào để quản lý, kết nối và duy trì hiệu quả trong môi trường làm việc phân tán.
Với Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 do Mstar Corp triển khai, doanh nghiệp có thể biến mô hình Work From Home thành một phần của chiến lược vận hành dài hạn, đảm bảo tính linh hoạt và năng suất của nhân sự. Là Đối tác Vàng của Bitrix24 tại Việt Nam, Mstar Corp đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình thiết lập “văn phòng số” – nơi mọi nhân viên đều có thể làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu.
