Trong thời đại công nghệ ngày nay, Microsoft 365 không chỉ là một bộ công cụ văn phòng truyền thống mà còn là một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Với sự kết hợp của các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, và PowerPoint cùng với các tính năng đám mây và cộng tác trực tuyến, Microsoft 365 không chỉ đơn giản là một bộ ứng dụng, mà là một cơ hội để nâng cao hiệu suất và tăng cường sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Vậy tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft 365? Mstar Corp sẽ cùng bạn khám phá các lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Dễ dàng sắp xếp và chia sẻ dữ liệu
Nhiều tổ chức đã sử dụng Microsoft SharePoint hoặc OneDrive cho quản lý tài liệu, giúp giải phóng dữ liệu doanh nghiệp từ các thư mục chia sẻ tệp, cải thiện khả năng tìm kiếm và cung cấp các công cụ quản lý lịch sử phiên bản và quyền truy cập người dùng. Tính năng này đã giúp tăng cường năng suất và chia sẻ kiến thức. Tuy nhiên, Microsoft 365 mang lại một bước tiến vững vàng.
Với SharePoint Online tích hợp trên nền tảng đám mây của Microsoft 365, giao diện người dùng được cải thiện và sự kết nối giữa các tính năng giúp quản lý tài liệu trên các thư viện đám mây một cách dễ dàng và cung cấp trải nghiệm chia sẻ tài liệu mượt mà.
Hơn nữa, SharePoint Online và Microsoft Teams còn hỗ trợ nhân viên giao tiếp một cách hiệu quả trong quá trình tạo và quản lý tài liệu. Khi một nhân viên có câu hỏi về sự thay đổi của tài liệu thì có thể gửi tin nhắn ngay lập tức đến đồng nghiệp thông qua tính năng tích hợp của Teams trở nên dễ dàng. Những thành viên khác trong nhóm có thể tìm thấy tài liệu trong luồng thông tin của kênh Teams và bình luận về các cập nhật hoặc thay đổi.
Lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp: Truy cập mọi lúc mọi nơi
Microsoft 365 mang đến một hệ sinh thái công nghệ đám mây và ứng dụng di động toàn diện, nâng cao khả năng duy trì và tăng cường năng suất cho nhân viên khi làm việc ở bất kỳ đâu, từ chuyến công tác đến làm việc từ xa. Các ứng dụng Microsoft 365 tập trung vào việc cung cấp các ứng dụng độc lập như Word, Excel, Teams, và nhiều ứng dụng khác, sẵn có miễn phí cho các thiết bị di động. Tuy nhiên, với nhu cầu công việc đặc biệt, có thể bạn muốn khám phá các ứng dụng mạnh mẽ khác như PowerApps, Planner, SharePoint và OneDrive.
Ví dụ, bạn có thể tạo ra một ứng dụng sử dụng PowerApps có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị di động nào, tăng cường tính linh hoạt và sự kết nối. Các ứng dụng này hoạt động tương tác tốt với nhau, giúp tạo ra một môi trường làm việc di động thực sự. Bạn không cần lo lắng về việc nhóm của mình có thể duy trì liên lạc và làm việc hiệu quả khi di chuyển, hãy tập trung vào mục tiêu chính của tổ chức của bạn.
Liên tục cập nhật các tính năng mới
Microsoft liên tục cập nhật và phát triển các tính năng và sản phẩm mới để nâng cao trải nghiệm người dùng. Đăng ký vào các gói Microsoft 365 giúp đảm bảo bạn sẽ tự động nhận các cập nhật và trải nghiệm những tính năng mới nhất. Dưới đây là một số tính năng mới đáng chú ý:
- Ý tưởng thiết kế trong PowerPoint: Đề xuất ý tưởng cho trang trình bày dựa trên nội dung, được hỗ trợ bởi máy học. Cung cấp bố cục ban đầu và kiểm tra nội dung để chọn thiết kế phù hợp nhất.
- Ý tưởng trong Excel: Phân tích dữ liệu và cung cấp đề xuất cho biểu đồ, bảng và bảng tổng hợp. Đưa ra câu trả lời công thức mà bạn có thể sử dụng. Đồng thời, cho phép đặt câu hỏi cụ thể về dữ liệu sử dụng Truy vấn ngôn ngữ tự nhiên.
- Ứng dụng Office trên thiết bị di động: Cộng tác trên các tài liệu khi di chuyển, với khả năng xem, tạo và chỉnh sửa trên một ứng dụng di động. Trích xuất văn bản và bảng từ bản quét và hình ảnh, ký tài liệu, quét mã QR và nhiều tính năng khác.
- Lấy ý kiến trong Teams, Yammer, Outlook: Thiết lập cuộc khảo sát trong toàn tổ chức để đưa ra quyết định dựa trên nhu cầu và mong muốn của mọi người.
- PowerPoint Live Captions: Bật tính năng này khi trình bày để có trải nghiệm liền mạch với khán giả.
- Đánh dấu trang đang đọc: Tiếp tục nơi bạn đã dừng lại lần trước đó, không phụ thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng.
Lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp: Dễ dàng cập nhật
Để duy trì sự hiện đại và an toàn của hệ thống, việc cập nhật ứng dụng và hệ thống thường là một thách thức đáng kể và đòi hỏi nhiều thời gian. Đa số doanh nghiệp thường trì hoãn quá trình cập nhật để tránh sự phiền phức. Tuy nhiên, việc này có thể đồng nghĩa với việc bỏ lỡ những tính năng mới và cập nhật quan trọng từ bộ công cụ doanh nghiệp. Điều nguy hiểm hơn, là có thể làm tăng nguy cơ bị tấn công mạng, đặc biệt nếu bản cập nhật bao gồm các bản vá lỗi bảo mật để đối phó với các mối đe dọa hiện đại.
Tuy nhiên, với Microsoft 365 bản quyền, nhóm của bạn có thể thoải mái tập trung vào công việc hàng ngày mà không phải lo lắng về việc thực hiện các bước cập nhật. Microsoft sẽ đảm nhận việc cập nhật liên tục, giữ cho nền tảng 365 luôn được bảo đảm an toàn và sẵn sàng đối mặt với những thách thức kỹ thuật mới.
Truyền thông nội bộ hiệu quả – Lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp
Trong một tổ chức quy mô lớn, quá trình giao tiếp bao gồm nhiều hoạt động, nhiều trong số đó bắt đầu từ hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp hoặc giải pháp làm việc nhóm. Mạng nội bộ của doanh nghiệp không chỉ cung cấp dịch vụ và thông tin, mà còn là nền tảng để xây dựng văn hóa và thương hiệu thông qua trang web. Đồng thời, nó là một trung tâm tài nguyên cho nhân viên muốn khám phá các sáng kiến tổng thể.
SharePoint Online là một công cụ tuyệt vời để phát triển mạng nội bộ của doanh nghiệp, và Microsoft 365 hỗ trợ công cụ giao tiếp này mà không đòi hỏi quản lý máy chủ và cơ sở hạ tầng tại chỗ. Đối với giao tiếp bên ngoài mạng nội bộ của công ty, các dịch vụ tích hợp trong Microsoft 365, như Teams, đem lại khả năng giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp trong môi trường làm việc kỹ thuật số.
Giao tiếp hiệu quả với nội bộ và đối tác
Các công cụ cộng tác và giao tiếp trong Microsoft 365 mang đến khả năng cộng tác hiệu quả giữa nhân viên nội bộ và đối tác bên ngoài. Dù email thích hợp cho một số công việc cụ thể như ghi chú thông tin hay chia sẻ tài liệu chính thức, nhưng lại không phải là công cụ hiệu quả cho các hoạt động cộng tác động đến thời gian thực.
Khi nói đến việc trao đổi thông tin nhanh chóng và đồng tác giả như gửi tin tức nhanh chóng, Microsoft Teams và trang SharePoint Online giúp tạo ra một môi trường cộng tác vượt qua rào cản địa lý, thúc đẩy năng suất. Tất cả điều này vẫn được duy trì với các tiêu chuẩn bảo mật cao như Quản lý Quyền thông qua mã hóa (Azure Information Protection) và các biện pháp như Ngăn chặn Mất Dữ liệu tích hợp, hạn chế nội dung và các biện pháp phổ biến khác để giới hạn quyền truy cập.
Tính bảo mật cao
Thế giới công nghệ ngày càng phát triển sẽ mang đến nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, cũng đi kèm với đó là rủi ro từ các cuộc tấn công mạng ngày càng phức tạp. Đối mặt với những nguy cơ về mất mát thông tin quan trọng, doanh nghiệp ngày nay đang đối diện với khả năng thiệt hại lớn về tài sản.
Thấu hiểu rõ tầm quan trọng của an ninh mạng, Microsoft 365 đã đưa ra những cải tiến vững bền trong lĩnh vực bảo mật. Với tính năng bảo mật toàn diện và thông minh, Microsoft 365 có khả năng phát hiện và ứng phó kịp thời trước các mối đe dọa từ phần mềm độc hại, từ đó nâng cao khả năng bảo vệ thông tin quan trọng trước những cuộc tấn công mạng đa dạng và nguy hiểm.
Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc trong thời đại số. Nhiều quy trình kinh doanh lặp lại có thể được tự động hóa, giúp nhân viên giành thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Microsoft đưa ra giải pháp mạnh mẽ với Power Platform, một bộ chương trình bổ sung cho Microsoft 365, cung cấp khả năng phân tích ấn tượng. Power Platform không chỉ hỗ trợ tính năng phát triển ứng dụng không cần mã lập trình mạnh mẽ, mà còn kết hợp công cụ trí tuệ kinh doanh và công cụ trí tuệ nhân tạo tiên tiến. Mặc dù một số tính năng của Power được bao gồm trong các đăng ký Microsoft 365 cơ bản, nhưng để tận dụng đầy đủ tiềm năng của chúng, các doanh nghiệp nên xem xét việc đầu tư vào các cấp phép riêng biệt.
Nâng cấp trải nghiệm người dùng
Microsoft 365 mang đến một trải nghiệm người dùng đáng kể, không chỉ cho nhân viên mà còn cho khách hàng của doanh nghiệp. Việc cộng tác trên các tài liệu nhóm trở nên đơn giản, phù hợp cho cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Với sự hỗ trợ của SharePoint, doanh nghiệp có thể xây dựng mạng nội bộ và mạng ngoại vi mạnh mẽ, với bảng điều khiển cung cấp thông tin phù hợp vào thời điểm cần thiết.
Khách hàng và nhân viên đều có khả năng dễ dàng tiếp cận thông tin chi tiết hơn về công việc. Họ có thể chia sẻ thông tin này với thành viên trong nhóm hoặc thậm chí ngoài tổ chức, tạo điều kiện cho việc hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tương tác, không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí – Lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp
Dù là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay lớn, Microsoft 365 đều cung cấp một loạt dịch vụ linh hoạt để đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng của mọi doanh nghiệp. Với bộ giải pháp toàn diện của mình, Microsoft 365 hứa hẹn giúp doanh nghiệp giảm chi phí thông qua các ứng dụng tự động hóa, tối ưu hóa thời gian làm việc, xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, và tăng cường hiệu suất, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường kinh doanh.
Bài viết trên của Mstar Corp đã giúp bạn tìm hiểu về lợi ích Microsoft 365 mang đến cho doanh nghiệp. Để được tư vấn và tùy chỉnh gói Microsoft 365 phù hợp cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với Mstar Corp – Nhà phân phối Microsoft 365. Chúng tôi còn triển khai gói Microsoft 365, đảm bảo tận dụng tối đa gói microsoft 365 cho doanh nghiệp.
