Copilot là một công cụ AI mới nhất của Microsoft, được tích hợp vào các công cụ trong bộ Microsoft 365, giúp nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Trong ứng dụng làm việc nhóm Microsoft Teams, Copilot đóng vai trò là trợ lý cá nhân, giúp bạn quản lý công việc hàng ngày, tăng cường sự tương tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Hãy cùng Mstar Corp khám phá tính năng và cách sử dụng Copilot trong Microsoft Teams chi tiết, hiệu quả trong bài viết dưới đây.
Tính năng của Copilot trong Microsoft Teams
Đối với cuộc trò chuyện
- Copilot trong Teams sẽ thu thập và tổng hợp các tin nhắn trong cuộc trò chuyện, sau đó, tự động tóm tắt dựa trên lịch sử trò chuyện gần nhất.
- Tùy chọn thời gian để tóm tắt cuộc trò chuyện, gồm 1 ngày, 1 tuần hoặc 30 ngày gần nhất.
- Tạo câu trả lời dựa trên lịch sử trò chuyện và dữ liệu/văn bản được nhập vào hệ thống.
Tính năng của Copilot với cuộc trò chuyện trong Teams (Nguồn: Internet)
Đối với cuộc họp trong Teams
- Trả lời các truy vấn trong hoặc sau cuộc họp dựa vào bản ghi cuộc họp và văn bản/dữ liệu được nhập.
- Copilot trong Teams giúp tạo ghi chú cuộc họp.
- Tóm tắt điểm thảo luận của cuộc họp và đề xuất các mục hành động cần thiết.
- Liệt kê các câu hỏi chưa được giải quyết.
- Xác định các bước cần làm tiếp theo.
Tính năng của Copilot với cuộc họp trong Teams (Nguồn: Internet)
Yêu cầu khi sử dụng Copilot trong Teams
Đối với cuộc họp trong Teams
- Đối với cuộc họp, để sử dụng Copilot trong Teams, bạn cần bật chế độ phiên âm hoặc ghi âm. Lưu ý, tất cả những người tham gia đều thấy cuộc họp đang được ghi lại.
- Có đủ thời gian họp để người tham gia cùng thảo luận. Nếu chưa có đủ bản ghi âm và thông tin cần thiết trong cuộc họp, Copilot sẽ thông báo với bạn cung cấp thêm thông tin trước khi trả lời truy vấn.
- Cuộc họp phải được tạo bởi thành viên trong tổ chức/ doanh nghiệp của bạn.
Đối với cuộc gọi trong Teams
- Bật phiên âm hoặc ghi âm cuộc gọi trực tiếp.
- Đối với hình thức gọi VOIP: Tất cả người tham gia sẽ nhìn thấy thông báo là cuộc gọi đang được ghi âm.
- Đối với hình thức gọi PSTN: Tất cả người tham gia sẽ nghe thông báo là cuộc gọi đang được ghi âm.
- Những người tham dự được thêm vào cuộc gọi trực tiếp sẽ không thể sử dụng Copilot.
Cách cài đặt Copilot trong Microsoft Teams
Bước 1: Đến phần Apps ở phần bên trái của Teams.
Bước 2: Trong thanh tìm kiếm, nhập “Copilot”.
Bước 3: Xác định M365 Chat và chọn Add. Thao tác này sẽ thêm Copilot vào danh sách trò chuyện của bạn.
Bước 4: Chọn Chat ở bên trái của Teams và tìm M365 Chat vừa được thêm vào.
Cách truy cập Copilot trong Teams
Đối với cuộc trò chuyện
- Cách thủ công: Nhấn nút Copilot trong danh sách trò chuyện.
- Cách tự động: Nếu người dùng quay lại sau khi ngừng trò chuyện một thời gian, tính năng Smart Action có thể được kích hoạt để tóm tắt thông tin hữu ích.
Đối với cuộc họp
- Trong cuộc họp: Người dùng có thể truy cập Copilot thông qua nút Copilot.
- Sau cuộc họp: Người dùng có thể truy cập Copilot trong tab chi tiết cuộc họp.
Lưu ý: Cần bật phiên âm hoặc ghi âm để Copilot hoạt động.
Hướng dẫn cách sử dụng Copilot trong phần chat
Bước 1: Đến phần Chat ở phía bên trái của Teams. Sau đó, chọn một cuộc trò chuyện cụ thể từ danh sách.
Bước 2: Chọn Open Copilot ở góc trên bên phải của cuộc trò chuyện. Biểu tượng Copilot sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện cá nhân, trò chuyện nhóm và trò chuyện trong cuộc họp.
Hướng dẫn cách sử dụng Copilot trong phần chat (Nguồn: Internet)
Bước 3: Trong hộp soạn tin ở bên phải của cuộc trò chuyện, bạn chọn More prompts để chọn các tùy chọn phù hợp:
- Highlights from the past day.
- Highlights from the past 7 days.
- Highlights from the past 30 days.
- What decisions were made?
- What are the open items?
Hoặc bạn có thể tự nhập prompt vào hộp soạn tin, sau đó chọn Send.
Bước 4: Sau khi Copilot tạo câu trả lời, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Chọn Copy ở góc trên, bên phải của câu trả lời và dán vào cuộc trò chuyện hoặc bất kỳ nơi nào khác.
- Xem trích dẫn cụ thể bằng cách nhấn vào số bên cạnh mỗi câu trả lời. Khi được chọn, cuộc trò chuyện sẽ tự cuộn đến tin nhắn được trích dẫn trong lịch sử trò chuyện.
- Dựa vào phần cài đặt quản trị viên, bạn có thể có phản hồi các câu trả lời của Copilot bằng cách chọn thumbs up hoặc thumbs down ở dưới cùng bên phải của câu trả lời.
Hướng dẫn cách sử dụng Copilot trong nhóm
Bước 1: Đến phần Teams ở phía bên trái ứng dụng, rồi chọn một nhóm cụ thể.
Bước 2: Trong cuộc thảo luận nhóm, hãy chọn liên kết dưới bài đăng trên kênh để mở rộng câu trả lời và xem toàn bộ cuộc hội thoại.
Bước 3: Trong chế độ xem bài đăng trên kênh, bạn chọn Open Copilot ở góc trên bên phải.
Bước 4: Trong hộp soạn tin ở bên phải của kênh, bạn chọn More prompts để lựa chọn câu hỏi phù hợp:
- Highlights from the conversation.
- What decisions were made?
- What are the open items?
Hoặc bạn có thể tự nhập prompt vào hộp soạn tin, sau đó chọn Send.
Copilot trong Microsoft Teams có miễn phí không?
Copilot trong các ứng dụng của Microsoft 365, bao gồm Microsoft Teams sẽ không được miễn phí. Giá sẽ được tính theo giá license. Liên hệ với Mstar Corp để nhận ngay báo giá tốt.
Copilot trong Microsoft Teams là công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Với khả năng tự động hóa các thao tác thủ công, Copilot không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu quả công việc.
Để trải nghiệm tính năng hữu ích này của Microsoft, hãy liên hệ ngay với Mstar Corp – Solution Partners được chứng nhận bởi Microsoft, để nhận được sự đồng hành triển khai gói Microsoft 365 vào hệ thống công nghệ hiện có, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa công nghệ để tối ưu quy trình vận hành và đạt được mục tiêu kinh doanh.
