Quản lý dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Để thành công trong việc này, các doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả như thu thập thông tin dữ liệu, sao lưu, dọn dẹp kho dữ liệu, quản lý cấp quyền truy cập, sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin khách hàng.
Hãy tìm hiểu chi tiết hơn các phương pháp này để tối ưu hóa quản lý dữ liệu và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý dữ liệu là quá trình tổ chức, lưu trữ, bảo mật và sử dụng dữ liệu của một tổ chức. Với sự sở hữu đa dạng nguồn dữ liệu, việc phân tích và tích hợp dữ liệu là cần thiết để tận dụng mọi cơ hội kinh doanh thông minh. Quá trình này bao gồm chính sách, công cụ và quy trình nhằm cải thiện khả năng sử dụng dữ liệu trong các quy định và luật pháp.
Tại sao quản lý dữ liệu lại quan trọng?
Một số lợi ích vượt trội của việc quản lý dữ liệu:
- Tăng doanh thu và lợi nhuận: Quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin chi tiết về hoạt động kinh doanh, giúp tối ưu hóa và giảm chi phí. Nó cũng dự đoán tác động của các quyết định trong tương lai, cải thiện quyết định và lập kế hoạch kinh doanh, dẫn đến tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận đáng kể.
- Giảm thiểu sự thiếu nhất quán trong dữ liệu: Quản lý dữ liệu giúp thông tin được nhất quán và đáng tin cậy. Các giải pháp quản lý dữ liệu tích hợp và tạo dạng xem dữ liệu tập trung để cải thiện sự cộng tác giữa các bộ phận.
- Đáp ứng yêu cầu tuân thủ theo quy định: Các hệ thống quản lý dữ liệu giúp tổ chức duy trì tính minh bạch và tuân thủ luật pháp, đảm bảo bảo mật và chính xác của dữ liệu.
Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dữ liệu là gì?
Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dữ liệu bao gồm 4 lĩnh vực cơ bản: Cấu trúc và mô hình dữ liệu, Phân bổ dữ liệu, Quản lý dữ liệu lớn, Quản lý chất lượng dữ liệu.
Cấu trúc và mô hình dữ liệu
Cấu trúc dữ liệu là bản mô tả về tài sản dữ liệu của một tổ chức và cho biết một kế hoạch chi tiết để tạo và quản lý luồng dữ liệu. Điều này bao gồm các chi tiết kỹ thuật như cơ sở dữ liệu hoạt động, hồ dữ liệu, kho dữ liệu và máy chủ phù hợp nhất để triển khai chiến lược quản lý dữ liệu.
Mô hình dữ liệu là các mô hình dữ liệu khái niệm và logic thể hiện trực quan luồng công việc và mối quan hệ giữa các loại dữ liệu với nhau. Quá trình này bắt đầu bằng việc biểu diễn dữ liệu theo khái niệm và sau đó chuyển sang biểu diễn dữ liệu theo ngữ cảnh của công nghệ đã chọn. Các nhà quản lý dữ liệu tạo ra nhiều loại mô hình dữ liệu khác nhau trong quá trình thiết kế dữ liệu.
Phân bổ dữ liệu
Đối với hầu hết các tổ chức, việc phân bổ dữ liệu tới các điểm cuối khác nhau là cần thiết. Các điểm cuối này bao gồm hệ thống vận hành, hồ dữ liệu và kho dữ liệu. Phân bổ dữ liệu là điều cần thiết để đối phó với độ trễ mạng, đảm bảo dữ liệu được truy cập kịp thời.
Quá trình này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, với kho dữ liệu và hồ dữ liệu đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp thông tin thống nhất và hỗ trợ cho các hoạt động phân tích và ra quyết định.
Quản lý dữ liệu lớn
Dữ liệu lớn là khối lượng lớn dữ liệu mà một tổ chức thu thập được trong thời gian ngắn với tốc độ cao. Dữ liệu từ các nguồn như tin tức video trên mạng xã hội và các luồng dữ liệu từ cảm biến thông minh là ví dụ điển hình.
Tính phức tạp và quy mô của dữ liệu lớn tạo ra những thách thức trong quản lý, với các dạng dữ liệu như bảng có cấu trúc, tài liệu, hình ảnh và video không cấu trúc, cùng với dữ liệu kết hợp. Các công cụ quản lý dữ liệu lớn phải có khả năng tích hợp, lưu trữ và phân tích dữ liệu để chuẩn bị cho việc phân tích.
Quản lý chất lượng dữ liệu
Người dùng dữ liệu mong muốn dữ liệu đáng tin cậy và nhất quán trong mọi tình huống sử dụng.
Những chuyên gia quản lý chất lượng dữ liệu đo lường và cải thiện chất lượng dữ liệu của tổ chức. Họ đánh giá và xác minh khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn của cả dữ liệu hiện có lẫn dữ liệu mới, cũng như thiết lập các quy trình quản lý dữ liệu để ngăn chặn dữ liệu chất lượng thấp xâm nhập vào hệ thống.
Tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu thường đo lường các yếu tố như: liệu thông tin chính có bị thiếu không, dữ liệu đã đầy đủ chưa, dữ liệu tuân thủ các quy tắc kiểm tra cơ bản, tần suất xuất hiện của dữ liệu giống nhau, tính chính xác của dữ liệu, và mức độ nhất quán trên toàn hệ thống.
6 kỹ thuật quản lý dữ liệu doanh nghiệp
Phương pháp quản lý dữ liệu là một hệ thống hoặc quy trình được sử dụng để thu thập, lưu trữ, tổ chức, xử lý và bảo vệ dữ liệu của một tổ chức.
Bên cạnh đó, phương pháp quản lý dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, bảo vệ và tận dụng dữ liệu của doanh nghiệp. Nó giúp cải thiện quy trình làm việc, bảo mật thông tin và hỗ trợ việc đưa ra quyết định thông minh.
Phương pháp quản lý dữ liệu gồm 6 kỹ thuật dưới dây:
Thu thập thông tin dữ liệu
Chọn lọc dữ liệu cần thiết là cách tối ưu để tăng hiệu quả kinh doanh. Quá nhiều thông tin cá nhân có thể làm khách hàng không thoải mái. Do đó, việc chọn lọc câu hỏi và khảo sát một cách tỉ mỉ để xác định mục tiêu thu thập dữ liệu quan trọng và đáng tin cậy là rất quan trọng.
Mong muốn thu thập quá nhiều dữ liệu có thể gây hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Điều này gây ra các hậu quả như: lãng phí dữ liệu và tài nguyên không sử dụng thường xuyên xảy ra, tạo gánh nặng tài chính và lãng phí nguồn lực. Áp dụng kế hoạch và quy trình hợp lý giúp dữ liệu thu thập từ khách hàng thực sự hỗ trợ mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp.
Sao lưu dữ liệu
Mất dữ liệu khách hàng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Để đảm bảo tính an toàn của dữ liệu và bảo vệ khách hàng cũng như tăng độ tin cậy, các doanh nghiệp nên thực hiện việc sao lưu dữ liệu đều đặn.
Dọn dẹp kho dữ liệu
Một số thông tin khách hàng nếu không được sàng lọc kỹ càng sẽ thiếu sự chính xác và không mang lại nhiều giá trị cho kinh doanh. Bên cạnh việc thực hiện sao lưu, việc lập kế hoạch dọn dẹp dữ liệu định kỳ cũng vô cùng quan trọng.
Cập nhật thường xuyên các thông tin như số điện thoại, địa chỉ và email là bước quan trọng giúp tránh lãng phí tài nguyên và xóa bỏ dữ liệu không cần thiết. Quá trình này không chỉ tăng giá trị của dữ liệu mà còn giúp lọc ra những khách hàng tiềm năng thực sự, là mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản lý việc cấp quyền truy cập
Các doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm soát nghiêm ngặt quyền truy cập vào thông tin và dữ liệu. Một số dữ liệu có thể được chia sẻ cho nhân viên trong tổ chức, trong khi một số khác chỉ nên được truy cập bởi người quản lý. Điều này giúp đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu
Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chuyên dụng, dựa trên metadata, để xác định các thông tin như thời gian một file dữ liệu cụ thể được mở lần cuối, thời gian được thay đổi, người thực hiện thay đổi, và ứng dụng sử dụng để thay đổi dữ liệu.
Các dữ liệu mà không được truy cập hoặc chỉnh sửa trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 1 tháng, 1 năm) thường được xem xét là dữ liệu ưu tiên thấp và có thể được chuyển sang các hệ thống lưu trữ có hiệu suất và chi phí thấp hơn.
Bảo mật thông tin khách hàng
Đề cao dữ liệu của khách hàng cũng đồng nghĩa với việc đề cao giá trị của khách hàng. Mất an ninh dữ liệu không chỉ gây tổn thất về chi phí mà còn ảnh hưởng đến uy tín và lòng tin của doanh nghiệp.
Việc thu thập thông tin cá nhân như tên, email, số điện thoại và địa chỉ là một phần quan trọng của quá trình bảo mật dữ liệu. Đảm bảo rằng không có sự rò rỉ thông tin là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin và tránh gặp phải các vấn đề pháp lý liên quan đến việc vi phạm quyền riêng tư của dữ liệu.
Làm sao để quản lý dữ liệu tốt nhất?
Muốn quản lý dữ liệu tốt, bắt buộc cá nhân hay doanh nghiệp phải thực hiện được 4 bước cơ bản sau:
- Nắm được tổng quan vấn đề: Điều kiện tiên quyết để giải quyết một vấn đề là bạn phải có hiểu biết sâu sắc về vấn đề đó. Tương tự, để hiệu quả quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp, bạn cần có cái nhìn toàn diện và chi tiết về lượng dữ liệu mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
- Kết hợp các giải pháp lưu trữ dữ liệu: Tích hợp nhiều giải pháp lưu trữ dữ liệu giúp cho dữ liệu được di chuyển dễ dàng giữa các hệ thống khác nhau mà không gặp phải sự gián đoạn đáng kể. Ngoài ra còn tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật dữ liệu được tốt hơn
- Lưu trữ dữ liệu trên cloud hay hướng đối tượng: Việc bổ sung các giải pháp lưu trữ cơ sở dữ liệu trên đám mây hoặc lưu trữ hướng đối tượng là một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí IT.
- Tự động hóa quản lý dữ liệu: Tự động hóa là bước cuối cùng giúp cơ sở quản lý dữ liệu hoàn thiện. Để tự động hóa bạn có thể tìm đến các phần mềm quản lý metadata (metadata engine).
Tóm lại, để có thể quản lý dữ liệu một cách tốt nhất, cá nhân hay doanh nghiệp cần thực hiện tốt 4 bước trên và cũng nên lưu ý một số rủi ro nhất định.
Rủi ro của doanh nghiệp khi quản lý dữ liệu là gì?
Trong quá trình quản lý dữ liệu, Doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro sau đây:
- Mất dữ liệu: Rủi ro lớn nhất mà một doanh nghiệp có thể phải đối mặt là mất dữ liệu quan trọng do sự cố kỹ thuật, lỗi hệ thống hoặc tấn công mạng.
- Vi phạm bảo mật: Nếu dữ liệu của doanh nghiệp không được bảo vệ đúng cách, nó có thể bị tiết lộ, sửa đổi hoặc đánh cắp bởi các hacker hoặc kẻ xấu.
- Không đảm bảo tính nhất quán và chính xác: Nếu dữ liệu không được quản lý và cập nhật một cách đúng đắn, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với sự không nhất quán và không chính xác trong quyết định kinh doanh.
- Pháp lý và tuân thủ quy định: Việc không tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu hoặc quy định về quản lý dữ liệu có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và phạt pháp lý đối với doanh nghiệp.
- Chi phí: Quản lý dữ liệu không hiệu quả có thể dẫn đến tăng chi phí cho doanh nghiệp, bao gồm chi phí lưu trữ không cần thiết, chi phí phục hồi dữ liệu và chi phí phạt pháp lý.
- Mất khách hàng: Nếu dữ liệu khách hàng bị rò rỉ hoặc bị sử dụng một cách không đúng đắn, doanh nghiệp có thể mất lòng tin từ phía khách hàng và thiệt hại về danh tiếng.
Lưu ý: Trong trường hợp mất dữ liệu, quy trình khôi phục có thể gặp phải khó khăn, đặc biệt là nếu không có phương tiện sao lưu hiệu quả hoặc kế hoạch khôi phục dữ liệu không được thực hiện đúng cách.
Tại sao nên chọn NAS Synology để quản lý dữ liệu?
Dữ liệu đóng vai trò quan trọng như một tài nguyên lớn đối với các công ty và doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để DN có thể quản lý dữ liệu một cách tốt nhất?
Hiện nay trên thị trường có nhiều phương án quản lý dữ liệu được sử dụng hiệu quả, trong đó một trong những giải pháp nổi bật là quản lý dữ liệu trên thiết bị lưu trữ NAS Synology. Tính năng ưu việt của thiết bị lưu trữ NAS Synology có thể kể đến như:
- Truy cập và chia sẻ: Đảm bảo truy cập và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng từ bất kỳ đâu và trên mọi thiết bị.
- Tích hợp đa nền tảng: Dễ dàng tích hợp NAS vào mọi môi trường với hỗ trợ đa dạng cho các trình duyệt, nền tảng di động, hệ điều hành và giao thức mạng.
- Chia sẻ tệp và thư mục: Chia sẻ tệp và thư mục một cách đơn giản bằng cách sử dụng liên kết hoặc mã QR, cùng với việc cấu hình tùy chọn bảo mật và quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu tốt nhất.
Đặc biệt, thiết bị lưu trữ dữ liệu NAS Synology còn có thể giải quyết triệt để vấn đề khôi phục dữ liệu không hiệu quả bởi tính năng backup rủi ro ưu việt nhất trên thị trường công nghệ hiện nay.
Cách sao lưu và khôi phục dữ liệu trên NAS Synology
Doanh nghiệp có thể thực hiện sao lưu và khôi phục dữ liệu trong các trường hợp:
- Lỗi phần cứng hoặc phần mềm: Nếu một thiết bị lưu trữ hoặc phần mềm gặp sự cố, dữ liệu có thể bị hỏng hoặc mất.
- Nhiễm virus hoặc tấn công malware: Các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại có thể gây hủy hoại hoặc mã hóa dữ liệu.
- Xóa hoặc sửa đổi không cẩn thận: Lỗi người dùng, lỡ tay xóa hoặc sửa đổi dữ liệu một cách không cẩn thận.
- Thiết bị bị mất hoặc đánh cắp: Mất mát thiết bị lưu trữ, máy tính hoặc thiết bị di động có thể làm mất dữ liệu.
CÁCH KHÔI PHỤC DỮ LIỆU TRÊN NAS SYNOLOGY
Hướng dẫn khôi phục dữ liệu trên NAS Synology bằng ứng dụng Synology Hyper Backup
Để khôi phục dữ liệu trên NAS Synology thông qua ứng dụng Synology Hyper Backup, trước tiên bạn cần khởi động ứng dụng Hyper Backup trên thiết bị NAS Synology của mình. Sau đó, từ menu ứng dụng, bạn sẽ điều hướng đến phần
Backup Explorer để tiếp tục quá trình khôi phục. Trong giao diện Backup Explorer, bạn sẽ chọn tệp sao lưu mà bạn muốn phục hồi.
Tiếp theo, bạn sẽ nhấn vào nút “Restore” nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ để bắt đầu quá trình khôi phục. Tại bước này, bạn sẽ được yêu cầu chọn các tùy chọn khôi phục cụ thể, bao gồm địa chỉ lưu trữ dữ liệu và loại khôi phục (toàn bộ hoặc các tệp tin cụ thể). Sau khi hoàn tất việc lựa chọn, bạn sẽ nhấn “Next” và tiếp tục tuân theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình khôi phục dữ liệu trên NAS Synology của mình.
Cách khôi phục dữ liệu trên NAS Synology bằng Synology Drive Client
Synology Drive Client là một ứng dụng cung cấp bởi Synology, giúp đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và NAS Synology. Ngoài việc đồng bộ dữ liệu, Synology Drive Client cũng hỗ trợ việc khôi phục dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Để khôi phục dữ liệu trên NAS Synology bằng Synology Drive Client, bạn thực hiện các bước sau:
1. Tải và cài đặt phần mềm Synology Drive Client trên máy tính của bạn.
2. Mở Synology Drive Client và đăng nhập bằng tài khoản quản trị của NAS Synology.
3. Chọn thư mục chứa dữ liệu cần khôi phục > Chuột phải vào thư mục đó > Chọn “Versions” trong menu và chọn phiên bản của tập tin muốn khôi phục.
4. Chọn “Restore” để khôi phục tập tin về máy tính của bạn.
Kết luận
Quản lý dữ liệu cần sự tổ chức chặt chẽ và hiểu biết sâu sắc về tính chất của dữ liệu. Bằng cách áp dụng các phương pháp như tự động hóa quản lý, ưu tiên bảo mật và tích hợp hệ thống CRM. Mong rằng doanh nghiệp của bạn có thể hiệu quả hóa việc quản lý cơ sở dữ liệu, tối đa hóa giá trị và tiềm năng phát triển.
