Microsoft Project là ứng dụng quản lý dự của Microsoft, giúp bạn tổ chức, theo dõi và điều phối các dự án hiệu quả. Bạn có thể tận dụng công cụ này để nâng cao khả năng quản lý và đảm bảo sự thành công của các dự án trong tương lai. Trong bài viết này, Mstar Corp sẽ giúp bạn hiểu rõ Microsoft Project là gì và cách quản lý dự án bằng Microsoft Project.
Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là một sản phẩm được phát triển bởi Microsoft, được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ quản lý dự án và lên kế hoạch công việc. Ứng dụng này có hai phiên bản chính là phiên bản tiêu chuẩn (Standard) và phiên bản cao cấp (Professional). Mặc dù nằm trong họ Office của Microsoft, Microsoft Project được phát triển và nghiên cứu độc lập, với các tính năng và khả năng quản lý dự án riêng biệt.
Microsoft Project hỗ trợ quản lý dự án bằng cách giúp bạn lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực, quản lý ngân sách, và theo dõi tiến độ của từng dự án. Nó cung cấp khả năng xuất báo cáo dự án cụ thể, giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của dự án một cách chi tiết. Microsoft Project là một công cụ quan trọng cho quản lý dự án hiệu quả và đảm bảo sự thành công của các dự án.
Microsoft Project là gì? (Nguồn: Internet)
Các tính năng của Microsoft Project
- Tạo Kế Hoạch Dự Án: Sử dụng biểu đồ Gantt và bảng kanban để lập kế hoạch công việc. Microsoft Project cung cấp tính năng lập kế hoạch mạnh mẽ, vượt trội hơn so với Microsoft Planner.
- Giao Tiếp và Cộng Tác: Cho phép các nhóm làm việc chung trên các dự án. Bạn cũng có thể tích hợp Microsoft Teams để tối ưu hóa việc giao tiếp và tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Hợp Tác: Cho phép bên liên quan và các thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa và cập nhật danh sách công việc và lịch trình nhiệm vụ.
- Báo Cáo: Cung cấp báo cáo sẵn sàng để theo dõi tiến độ, tài nguyên, và chương trình, cũng như danh mục đầu tư của dự án.
- Lộ Trình: Theo dõi chặt chẽ lịch trình và danh mục dự án.
- Bảng Chấm Công: Thu thập thông tin về thời gian làm việc của dự án và cả việc phi dự án để tính lương và lập hóa đơn.
- Quản Lý Tài Nguyên: Tạo yêu cầu và phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả, giúp quản lý tài nguyên một cách thuận tiện.
Dễ dàng sử dụng
Khởi đầu và sử dụng một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ có thể trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng. Nó giúp bạn tự tin trong việc khởi đầu và quản lý dự án của mình một cách hiệu quả.
Tính năng dễ sử dụng của Microsoft Project (Nguồn: Internet)
Quản lý dự án bằng Microsoft Project kết hợp cùng Microsoft Teams
Khi kết hợp Microsoft Project và Microsoft Teams, bạn tận dụng sự mạnh mẽ của cả hai ứng dụng để tối ưu hóa việc cộng tác và quản lý dự án. Bạn có khả năng chia sẻ tệp, trò chuyện, tổ chức cuộc họp, và sử dụng nhiều tính năng khác, giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và tăng hiệu suất dự án.
Tăng khả năng cộng tác
Hợp tác không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Dù bạn và đồng đội ở trên các lục địa khác nhau, việc cộng tác vẫn diễn ra dễ dàng. Mọi thành viên nhóm có thể cập nhật tác vụ đồng thời, giúp tăng hiệu suất làm việc và hoàn thành nhiều công việc hơn một cách hiệu quả.
Tăng khả năng cộng tác (Nguồn: Internet)
Dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án
Tạo kế hoạch cho dự án của bạn trở nên một nhiệm vụ dễ dàng nhờ vào sự linh hoạt của chức năng lên lịch biểu. Bạn có thể xác định mức độ cần thiết, thời gian cần dành cho dự án, và phân bổ công việc cho các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả.
Dễ dàng nắm bắt tiến độ dự án (Nguồn: Internet)
Cung cấp góc nhìn tổng quan
Sử dụng tính năng hình ảnh trực quan hóa Power BI để tạo ra một bảng điều khiển tương tác độc đáo. Bạn có thể theo dõi trạng thái tổng thể và khám phá chi tiết của các dự án và chương trình một cách dễ dàng thông qua bảng điều khiển này.
Tự động hóa quy trình làm việc
Tạo trải nghiệm linh hoạt trên máy tính hoặc thiết bị di động theo ý bạn muốn và tận dụng tính năng quy trình làm việc tự động. Tất cả được thực hiện trên nền tảng bảo mật và linh hoạt, được xây dựng dựa trên Azure – một trong những đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy nhất trên thế giới.
Hướng dẫn quản lý dự án bằng Microsoft Project
Thiết lập Auto Scheduling
Bằng việc kích hoạt tính năng Auto Scheduling, bạn có thể tự động lên lịch dự án ngay từ ngày bắt đầu.
- Bước 1: Mở phần mềm Project và chọn tệp “File,” sau đó nhấp vào “Options.”
Hướng dẫn quản lý dự án bằng Microsoft Project – Thiết lập Auto Scheduling (Nguồn: Internet)
- Bước 2: Trong cửa sổ Options, điều hướng đến mục “New tasks created” và chọn “Auto Scheduling” như hình minh họa. Sau khi chọn xong, bạn sẽ thấy biểu tượng thay đổi để xác nhận tính năng này đã được kích hoạt.
Tính toán ngay lập tức
Microsoft Project giúp bạn dễ dàng tính toán lại lịch trình dự án ngay sau khi thực hiện các thay đổi. Việc này đảm bảo rằng dự án của bạn luôn cập nhật và bạn có thể làm điều này bằng cách thực hiện các bước sau.
Trong các tính năng của Microsoft Project, có một số thiết lập Project Options đáng chú ý. Đó là các tùy chọn tính toán được tìm thấy trên trang Advanced của hộp thoại Project Options.
Để xem các tùy chọn này, nhấp vào tab File và sau đó nhấp vào tab Options trong giao diện Backstage. Trong hộp thoại Project Options, nhấp vào tab Advanced. Cuộn xuống dưới đáy trang Advanced và xem xét bốn tùy chọn đầu tiên trong phần Tùy chọn tính toán cho dự án này trên trang, như thể hiện trong hình dưới đây.
Hướng dẫn quản lý dự án bằng Microsoft Project – Tính năng tính toán nhanh gọn (Nguồn: Internet)
Mặc định, các tùy chọn thứ hai và thứ tư bị tắt. Khi bạn chọn hộp kiểm cho tùy chọn đầu tiên trong mỗi cặp, Microsoft Project kích hoạt tùy chọn thứ hai trong cặp để bạn có thể chọn nó, nếu cần.
Ưu, nhược điểm của phần mềm Microsoft Project
Ưu điểm của Microsoft Project
- Tích hợp hoàn hảo với các sản phẩm Microsoft khác như Office 365, Skype và SharePoint.
- Giao diện sử dụng tương tự với các sản phẩm Microsoft khác, giúp người dùng dễ làm quen.
- Sự tồn tại lâu năm và sự phát triển liên tục của các tính năng.
- Sự đáng tin cậy và hỗ trợ từ Microsoft, một công ty có uy tín lâu đời.
- Cung cấp các công cụ quản lý tài chính giúp ước tính ngân sách dự án.
- Khả năng tải xuống và sử dụng như một ứng dụng máy tính để bàn hoặc giải pháp đám mây, phù hợp với nhiều tổ chức khác nhau.
- Sẵn có các mẫu giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình làm việc.
Ưu điểm của ứng dụng Microsoft Project (Nguồn: Internet)
Nhược điểm của Microsoft Project
Chia sẻ tệp trong Microsoft Project không phải là điều đơn giản. Vấn đề chính nằm ở định dạng lưu trữ của tệp, MPP, một định dạng độc quyền chỉ có thể đọc được bằng phần mềm Project. Điều này có thể không quá đáng lưu tâm nếu phần mềm Project không tốn kém, nhưng khi bạn cần giấy phép MS Project để xem các tệp MPP, thì chi phí sẽ trở nên đáng kể. Vấn đề này tạo ra nhiều rào cản không cần thiết khi bạn muốn chia sẻ tệp dự án với người khác.
Bài viết trên của Mstar Corp đã giới thiệu đến bạn Microsoft Project là gì và cách quản lý dự án bằng Microsoft Project. Microsoft Project đã trở thành một trong những công cụ quản lý dự án hàng đầu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và theo dõi hiệu suất dự án hiệu quả.
Nếu bạn quan tâm đến việc triển khai Microsoft Project vào hệ thống của doanh nghiệp để tối ưu hóa quản lý dự án, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Mstar Corp – đối tác Microsoft ở Việt Nam. Mstar Corp chuyên cung cấp và triển khai các giải pháp Microsoft 365 tùy chỉnh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của Mstar Corp sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai Microsoft 365, đảm bảo doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng và hiệu quả của gói Microsoft 365.
