Trong thời đại số hóa hiện nay, việc tự động hóa quy trình làm việc không còn là lựa chọn mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với doanh nghiệp. Power Automate, một công cụ tự động hóa được phát triển bởi Microsoft, chính là giải pháp tuyệt vời giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình công việc. Trong bài viết này, Mstar Corp sẽ cùng bạn khám phá chi tiết về Power Automate.
Power Automate là gì?
Power Automate (tiền thân là ứng dụng Microsoft Flow) là phần mềm hoạt động trên đám mây của Microsoft. Power Automate được thiết kế để tự động hóa các tác vụ và quy trình làm việc, giúp các doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc.
Power Automate cho phép tự động hóa các tác vụ và quy trình khác nhau trong đa dạng lĩnh vực, từ công nghệ thông tin, tài chính, đến nhân sự. Phần mềm giúp đảm bảo tất cả các quy trình đều tuân thủ theo quy định, an toàn, hạn chế sai sót khi thao tác thủ công.
Power Automate là gì? (Nguồn: Internet)
Lợi ích của Power Automate đối với doanh nghiệp
Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác
Power Automate dễ dàng kết nối với các dịch vụ/ ứng dụng khác thông qua tính năng Power Automate connectors. Phần mềm cho phép dữ liệu được di chuyển giữa các ứng dụng mà không cần thao tác chuyển đổi thủ công, giúp doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu an toàn và dễ dàng khi cần thiết.
Điểm đặc biệt của Power Automate là khả năng kết nối và tích hợp hơn 220 dịch vụ khác, bao gồm các trình kết nối connector như Microsoft Dynamics, OneDrive for Business, Microsoft Planner, Mailchimp,…
Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác (Nguồn: Internet)
Tự động hóa mọi lúc mọi nơi
Với nền tảng đám mây của Microsoft, Power Automate cho phép người dùng tạo quy trình làm việc hiệu quả, hỗ trợ tự động hóa nhiều tác vụ như gửi tin nhắn, lưu kết quả tìm kiếm trên Twitter vào Excel, sao chép tập tin từ OneDrive sang SharePoint,…
Power Automate có đầy đủ phiên bản trên website, máy tính bàn và thiết bị di động, đáp ứng nhu cầu làm việc mọi lúc mọi nơi.
Tăng hiệu suất công việc
Trí tuệ nhân tạo (AI) của Microsoft – Copilot trong Power Automate giúp nâng cao hiệu quả tự động hóa quy trình của doanh nghiệp. Nhờ đó, các tác vụ thủ công như xử lý biểu mẫu, phát hiện hình ảnh hoặc văn bản được thực hiện nhanh chóng với tính chính xác cao. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các mô hình dựng sẵn để thực hiện nhiệm vụ phức tạp hơn như thiết lập và phê duyệt quy trình, giúp tiết kiệm nhân lực và thời gian, gia tăng hiệu suất công việc.
Cách thức hoạt động của Power Automate
Automated Workflows
Đây là quy trình tự động được kích hoạt dựa trên một số hành động cụ thể.
Ví dụ: Người dùng có thể thiết lập quy trình tự động gửi tin nhắn đến mọi người trong công ty khi nhận được email từ cấp trên.
Scheduled Workflows
Đây là quy trình cần được lên lịch để thực thi vào các thời điểm cụ thể trong ngày, tuần hoặc tháng.
Ví dụ: Người dùng có thể lên lịch để hệ thống tự động tải dữ liệu lên SharePoint hoặc cơ sở dữ liệu khác vào cuối mỗi ngày.
Button Workflows
Đây là quy trình được kích hoạt bằng cách nhấn nút.
Ví dụ: Bạn có thể tạo nút để gửi email nhắc nhở thành viên trong nhóm gửi báo cáo tuần đúng giờ. Mỗi khi nhấn nút, email sẽ tự động được gửi đến nhóm cần báo cáo.
Cách sử dụng Power Automate đơn giản, hiệu quả
Cách tạo Flow
Các Flow được tạo ra nhờ các thao tác kéo và thả, không yêu cầu viết code hoặc điều chỉnh hệ thống phức tạp. Khi sử dụng Power Automate, bạn chỉ cần ý tưởng sơ bộ về quy trình tự động hóa, sau đó đưa ra các tùy chọn phù hợp. Để tạo Flow, bạn chỉ cần tuân thủ theo các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Power Automate > Chọn New flow.
Bước 2: Đặt tên cho Flow > Chọn Create.
Bước 3: Ở cột bên trái, chọn từng cái để mở rộng. Hình ảnh dưới đây là cách tạo một Flow để mở Spotify khi nhấn tổ hợp phím nhất định.
Cách tự động hóa nhiệm vụ đầu tiên
Bước 1: Ở cột bên trái, cuộn xuống > Chọn Mouse and Keyboard để mở rộng danh sách > Nhấp và kéo tùy chọn Wait for shortcut key vào Flow chính. Đây là điều kiện để kích hoạt các hành động khi được người dùng nhấn.
Bước 2: Một cửa sổ mới hiện lên > Chọn modifier và phím để kích hoạt Flow > Chọn Save. Hình ảnh dưới đây sử dụng phím Ctrl + 1.
Bước 3: Trong bảng điều khiển bên trái, chọn System > Kéo Run application xuống bên dưới Wait for shortcut key để liên kết hành động đầu tiên với một hành động khác.
Bước 4: Màn hình hiển thị cửa sổ cấu hình.
Bước 5: Trong dòng đầu tiên, nhập vị trí của ứng dụng muốn chạy > Không thay đổi tham số của Command line arguments và Working folder. Tuy nhiên, bạn có thể chọn kích thước của ứng dụng đã mở từ menu thả xuống trong Window style > Chọn Save.
Bước 6: Kiểm tra Flow có đang chạy đúng kê hoach không bằng cách nhấp vào Run ở ribbon trên cùng.
Bước 7: Bộ đếm ở dưới cùng cho biết Flow đã chạy trong bao lâu. Nếu không có lỗi, Flow đã được thiết lập chính xác > Chọn Save.
Đối tượng nên sử dụng Power Automate
Power Automate dành cho mọi đối tượng người dùng có nhu cầu tự động hóa quy trình làm việc. Dù bạn là chuyên gia công nghệ, tài chính hay nhân sự đều có thể sử dụng phần mềm này vì Power Automate không chỉ giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc, mà còn giúp bạn sắp xếp khối lượng công việc hợp lý.
Power Automate không chỉ là công cụ tự động hóa quy trình làm việc, mà còn là giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ và dễ sử dụng, Power Automate mang đến sự tiện lợi và hiệu quả vượt trội trong quản lý công việc hàng ngày.
Để trải nghiệm toàn bộ lợi ích của Power Automate và các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365, hãy liên hệ với Mstar Corp – Solutions Partner của Microsoft. Chúng tôi cung cấp các gói Microsoft 365 bản quyền với giá tốt nhất và đội ngũ chuyên viên luôn sẵn sàng hỗ trợ triển khai, đảm bảo bạn có thể tận dụng tối đa các công cụ này để gia tăng hiệu suất làm việc.
