Trải qua nhiều năm phát triển và cải tiến, Microsoft Outlook đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống cá nhân và công việc hàng ngày. Từ việc quản lý email, lên lịch làm việc cho đến việc quản lý danh bạ và nhiều tính năng hữu ích khác, Outlook đã trở thành người bạn đồng hành uy tín của hàng triệu người trên toàn cầu. Hãy cùng Mstar Corp khám phá Microsoft Outlook là gì và tại sao nó lại trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta.
Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook – Giải pháp quản lý cá nhân tối ưu của Microsoft, với sự kết hợp đa dạng các công cụ như email, lịch, quản lý công việc, quản lý danh bạ, ghi chú, tạp chí và duyệt web.
Outlook còn là một phần mềm đa năng, nó cho phép bạn dùng như một ứng dụng độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác, hoàn toàn phù hợp với nhiều người dùng trong một tổ chức. Với khả năng chia sẻ hộp thư, lịch biểu, thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch họp, Outlook mang lại khả năng tương tác và cộng tác tốt hơn trong công việc nhóm.
Lưu ý rằng, Microsoft Outlook không được cung cấp miễn phí. Để trải nghiệm đầy đủ tính năng và ưu điểm của nó, bạn sẽ cần mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước phí tương ứng. Tuy vậy, sự đầu tư này thường xứng đáng khi mang lại sự tổ chức, hiệu quả và tối ưu hóa công việc cá nhân và nhóm.
Microsoft Outlook là gì? (Nguồn: Internet)
7 tính năng nổi bật của Microsoft Outlook là gì?
Nhắc nhở đính kèm tệp
Người dùng sẽ không còn phải lo lắng về việc bỏ sót tác vụ quan trọng hoặc cuộc họp quan trọng mà bạn quên ghi lại. Outlook được xem là người bạn đồng hành đáng tin cậy, nó không chỉ giúp bạn gửi email mà còn nhắc nhở bạn về việc đính kèm tệp. Thật tuyệt vời khi bạn có thể yên tâm rằng bạn không bao giờ quên đính kèm tệp mà bạn cần gửi.
Hãy tưởng tượng, khi bạn đang soạn một email và đã nhập một ít từ liên quan đến tệp đính kèm, nhưng sau đó bạn quyết định gửi email mà không kèm theo tệp. Không cần phải lo lắng! Outlook sẽ nhắc bạn ngay lập tức về việc bạn có thể đã quên đính kèm tệp. Đơn giản là bạn có thể tạm dừng quy trình gửi, thêm tệp đính kèm và sau đó tiếp tục gửi thư một cách tự tin.
Nhắc nhở việc đính kèm tệp là một chức năng nổi bật của Microsoft Outlook (Nguồn: Internet)
Thêm thông tin vào lịch
Outlook đã biến việc thêm thông tin đặt trước vào lịch trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu bạn nhận được thông tin quan trọng như lịch bay, đặt khách sạn hoặc thuê xe qua email, Outlook sẽ tự động đưa những thông tin này vào lịch của bạn. Điều này giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.
Nhưng đó không phải là tất cả. Outlook còn kết nối các thông tin liên quan, chẳng hạn như xác nhận, số lượng người theo dõi và thậm chí là các liên kết quan trọng. Bạn sẽ luôn có mọi thứ cần thiết trong lịch của mình.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Outlook không thể thay thế việc tính toán thời gian di chuyển đến sân bay. Điều quan trọng là bạn nên kiểm tra thông tin về giao thông trước khi bắt đầu hành trình của mình.
Thêm thông tin vào lịch (Nguồn: Iternet)
Bỏ qua hội thoại không liên quan
Có lúc bạn có thể cảm thấy bị mắc kẹt trong một chuỗi email không có liên quan gì tới bạn. Đặc biệt là khi làm việc trong môi trường công ty lớn, bạn có thể bị thêm vào danh sách phân phối mà không biết lí do. Để thấy một ví dụ hài hước và thú vị về cách Microsoft đối phó với tình huống này, hãy ghé thăm Blog của Nhóm Exchange.
Với tính năng nổi bật này, bạn có thể dễ dàng bỏ qua toàn bộ cuộc trò chuyện không cần thiết. Thay vì phải xóa từng thư một trong chuỗi hội thoại, bạn chỉ cần bỏ qua toàn bộ nó. Tất cả các thư trong cuộc hội thoại sẽ tự động chuyển đến thư mục “Mục đã Xóa”. Điều thú vị là các thư sau này trong cuộc hội thoại đó sẽ không còn hiển thị trong Hộp thư đến của bạn, thay vào đó chúng sẽ được chuyển thẳng vào thư mục “Mục đã Xóa”.
Chức năng bỏ qua những đoạn hội thoại không liên quan trong Microsoft Outlook (Nguồn: Internet)
Không bỏ lỡ thư quan trọng
Chắc hẳn bạn đã từng chờ đợi thư mời làm việc, vé mở bán trước cho buổi hòa nhạc hoặc thậm chí một bản tóm tắt pháp lý từ sếp của mình. Trong khi vẫn phải hoàn thành công việc khác, bạn không muốn bỏ qua thông tin quan trọng trong danh sách thư của Outlook suốt nhiều giờ.
Không cần lo lắng nữa, với tính năng cảnh báo mục mới của Outlook, bạn sẽ luôn được thông báo khi có thư đến thỏa mãn tiêu chí cụ thể. Cảnh báo này sẽ xuất hiện trên mọi ứng dụng bạn đang làm việc, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thư quan trọng nào.
Tính năng không bỏ lỡ thư quan trọng nổi bật trong Microsoft Outlook (Nguồn: Internet)
Dọn dẹp thư mục
Bạn có biết rằng Hộp thư đến của bạn thường bị quá tải bởi hàng loạt chuỗi hội thoại? Có thể bạn đã nhận hàng tá, thậm chí hàng trăm thư trong những chuỗi này, và đáng ra chúng gần như trùng lặp nhau. Bạn đã đọc, đã phản hồi, nhưng dường như chưa bao giờ xóa bỏ chúng.
Hãy để tính năng Dọn Dẹp giúp bạn. Với một cú nhấp chuột vào nút Dọn Sạch, bạn có thể loại bỏ hầu hết những thư trùng lặp này, chỉ để lại những thư chưa đọc hoặc chứa thông tin độc nhất. Hãy trải nghiệm tính năng này và xem bạn có thể tiến gần hơn đến mục tiêu sở hữu một Hộp thư đến sạch sẽ như thế nào.
Chức năng dọn dẹp thư mục (Nguồn: Internet)
Mở nhiều cửa sổ Outlook
Bạn đã từng muốn có khả năng nhanh chóng chuyển đổi giữa hộp thư đến và lịch, hoặc theo dõi cả hai cùng một lúc chưa? Hãy thử sức với việc mở nhiều cửa sổ trong Outlook. Chuyển đổi giữa Email, Mọi người, Lịch, Tác vụ, Ghi chú, Thư mục, Lối tắt và Phần bổ trợ chưa bao giờ dễ dàng như vậy. Chỉ cần nhấp vào nút tương ứng trên thanh điều hướng.
Và nếu bạn muốn hiển thị bất kỳ tùy chọn nào trong số này trong cửa sổ mới, hãy thử nhấp chuột phải vào các nút thay vì nhấn hoặc chọn chúng. Sau đó, chọn “Mở trong Cửa sổ Mới” để trải nghiệm một trải nghiệm làm việc hiệu quả và dễ dàng với Outlook.
Tính năng mở nhiều cửa sổ trong Microsoft Outlook (Nguồn: Internet)
Đề cập đối tượng liên quan
Có khi nào bạn đã gửi email tới nhiều đồng nghiệp nhưng chỉ cần phản hồi từ một số ít trong số họ? Để đề cập đến họ, bạn có thể đã sử dụng các hiệu ứng văn bản như in đậm, gạch dưới và màu sắc để làm nổi bật tên của họ. Thế nhưng, giờ đây, có một lựa chọn mới cho bạn.
- Hãy nhập ký tự @ sau tên của họ và kết quả sẽ thật đáng kinh ngạc.
- Tên của họ sẽ tự động xuất hiện trong dòng Đến của thư email.
- Tên của họ sẽ được làm nổi bật trong nội dung thư.
Khi họ mở thư trong hộp thư đến, họ sẽ thấy biểu tượng @ bên cạnh tên mình trong danh sách thư, cho thấy họ được đề cập trực tiếp trong thư của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để tạo sự chú ý và giao tiếp hiệu quả trong Outlook.
Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng Microsoft Outlook
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Outlook
- Bước 1: Trước hết, bạn cần tải ứng dụng Outlook về thiết bị của mình. Bạn nên mua Microsoft Outlook bản quyền để đảm bảo các tính năng được hoạt động với hiệu suất cao và bảo mật hoàn toàn dữ liệu.
Liên hệ với Mstar Corp – Microsoft partner uy tín tại Việt Nam để mua gói Microsoft 365 bao gồm Outlook. Mstar Corp sẽ thực tế triển khai gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp bạn.
- Bước 2: Sau khi cài đặt xong, bạn cần thiết lập tài khoản Outlook của mình để bắt đầu sử dụng. Điều này cho phép bạn nhận và gửi email, quản lý lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook khác.
- Bước 3: Trong quá trình thiết lập tài khoản, bạn sẽ cần cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu của bạn. Thường thì các thông tin này là đủ để tiến hành cài đặt. Tuy nhiên, nếu quá trình tự động không thành công, Outlook có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không biết, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể cung cấp thông tin này.
- Bước 4: Sau khi đã cung cấp thông tin cần thiết, bạn chỉ cần đợi một chút cho quá trình thiết lập hoàn tất. Sau đó, bạn đã sẵn sàng để sử dụng Outlook với tài khoản của mình. Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác sau này, bạn chỉ cần chọn Tệp > Thêm Tài khoản và làm theo hướng dẫn để khởi động quá trình thiết lập tài khoản tự động.
Thao tác cài đặt Microsoft Outlook trên máy tính (Nguồn: Internet)
Tạo thư mới
- Bước 1: Trước hết, từ bất kỳ thư mục thư nào (ví dụ: Hộp thư đến), bạn cần mở một thông điệp email mới. Để làm điều này, bạn có thể chọn “Email Mới” từ giao diện hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + M.
- Bước 2: Sau khi mở cửa sổ thông điệp email mới, bạn có thể bắt đầu tạo nội dung email của mình. Điền địa chỉ người nhận, chủ đề và nội dung email.
- Bước 3: Khi bạn đã hoàn tất viết nội dung email, bạn có thể nhấn nút “Gửi” để gửi thông điệp đến người nhận. Email của bạn sẽ được gửi đi và bạn có thể kiểm tra trong hộp thư “Gửi Đi” để theo dõi các email bạn đã gửi. Lưu ý: Nếu bạn đang ở trong một thư mục khác và muốn tạo email nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + M để mở cửa sổ thông điệp email mà không cần phải chuyển đến thư mục Hộp thư đến.
Trả lời hoặc chuyển tiếp thư
- Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn tùy chọn gửi email từ ruy-băng hoặc trong ngăn đọc của Outlook. Các tùy chọn được hiển thị như Trả lời, Trả lời tất cả và Chuyển tiếp.
- Bước 2: Trong hộp “Đến,” “Cc” hoặc “Bcc,” bạn có thể thực hiện các thao tác sau để quản lý người nhận: Để thêm người nhận mới, bấm vào hộp thích hợp (Đến, Cc, hoặc Bcc), sau đó nhập tên của người nhận. Để loại bỏ người nhận khỏi danh sách, bấm vào hộp thích hợp (Đến, Cc, hoặc Bcc), chọn tên người nhận bạn muốn loại bỏ, rồi nhấn phím “Delete” trên bàn phím. Lưu Ý: Bạn có thể thêm nhiều người nhận bằng cách nhập các tên vào các hộp “Cc” hoặc “Bcc” để gửi email đến nhiều địa chỉ cùng một lúc.
- Bước 3: Sau khi đã thêm và quản lý người nhận theo ý muốn, bạn có thể hoàn tất nội dung email và nhấn nút “Gửi” để gửi thông điệp đến các người nhận. Email của bạn sẽ được gửi và bạn có thể kiểm tra trong hộp thư “Gửi Đi” để xem các email bạn đã gửi. Ghi Chú: Việc sử dụng “Cc” (Carbon Copy) cho phép bạn gửi email cho người nhận chính và các người nhận sao chép. “Bcc” (Blind Carbon Copy) giúp bạn gửi email cho người nhận chính mà không tiết lộ các địa chỉ email của các người nhận sao chép.
Trả lời và chuyển tiếp thư (Nguồn: Internet)
Lên lịch cuộc họp
Chọn tệp tin “Cuộc họp Mới” trong thư mục “Lịch”. Để tạo yêu cầu một cuộc họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, người dùng hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Q.
Tính năng lên lịch cuộc họp (Nguồn: Internet)
Thông qua bài viết trên, Mstar Corp đã giới thiệu đến bạn Microsoft Outlook là gì và các tính năng nổi bật. Nếu bạn cần một phần mềm quản lý email và công việc chuyên nghiệp, Outlook là một lựa chọn tuyệt vời. Liên hệ ngay với Mstar Corp để mua gói và thực tế triển khai Microsoft 365 bao gồm Microsoft Outlook cho doanh nghiệp bạn, giúp tối đa hóa hiệu suất làm việc.
