Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, ứng dụng Microsoft OneNote ra đời như một công cụ giúp người dùng ghi chú và quản lý những điều quan trọng, cần thiết trong công việc, cuộc sống. Vậy Microsoft OneNote là gì? Cách sử dụng OneNote như thế nào để hiệu quả? Hãy cùng Mstar Corp – đơn vị cung cấp và triển khai Microsoft 365 Việt Nam, trải nghiệm tất tần tật công cụ này trong bài viết dưới đây.
OneNote là gì? Lợi ích khi sử dụng Microsoft OneNote
OneNote là ứng dụng được Microsoft đầu tư ý tưởng và phát triển với cách hoạt động tương tự ứng dụng ghi chú điện tử, giúp người dùng ghi lại những thông tin quan trọng, cần thiết trong công việc. Cách sử dụng OneNote khá đơn giản và tiện lợi vì ứng dụng này được đồng bộ hóa với tài khoản Microsoft của người dùng.
OneNote mang đến một số lợi ích đặc biệt cho người dùng là:
- Đa dạng hình thức ghi chú, tạo điều kiện cho người dùng kiểm soát tốt công việc.
- Dễ dàng chia sẻ ghi chú với người khác, chẳng hạn như người thân, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp,…
- Tính năng đồng bộ hóa với các thiết bị giúp người dùng làm việc linh động giữa máy tính và điện thoại dễ dàng.
- Tính bảo mật cao với khả năng cài đặt mật khẩu cho ghi chú.
OneNote là gì? Lợi ích khi sử dụng OneNote (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn các bước cài đặt OneNote
Microsoft luôn hướng đến sự tiện lợi cho người dùng. Vì thế, không chỉ cách sử dụng OneNote mà cách cài đặt OneNote cũng rất đơn giản. Ứng dụng này có thể sử dụng trên cả máy tính và điện thoại nên sẽ có 2 cách thức cài đặt gồm:
- Cách 1: Truy cập webiste chính thức của OneNote để cài đặt cho máy tính.
- Cách 2: Vào ứng dụng App Store (Đối với iOS) hoặc CH Play (đối với Android), tìm kiếm “OneNote” và tải về điện thoại.
Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, người dùng cần sử dụng tài khoản Microsoft 365 bản quyền để đăng nhập. Khi đó, giao diện chính của OneNote sẽ hiển thị và bạn có thể toàn quyền sử dụng tất cả các chức năng từ cơ bản đến cao cấp của ứng dụng ghi chú này.
Giao diện của OneNote khi sử dụng bằng máy tính (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng OneNote để tạo sổ ghi chép mới
Cách sử dụng OneNote để tạo sổ ghi chép mới được thực hiện theo 4 bước sau:
- Bước 1: Mở ứng dụng OneNote trên máy tính.
- Bước 2: Chọn File => New => Onedrive trong trường hợp người dùng muốn lưu lại ghi chú này trên hệ thống đám mây và linh động sử dụng ở mọi thiết bị. Hoặc chọn File => New => This PC nếu chỉ cần mở và truy xuất file OneNote trên chính chiếc máy tính đang sử dụng.
Cách sử dụng OneNote để tạo sổ ghi chép mới bước 2 (Nguồn: Internet)
- Bước 3: Khi giao diện OneNote hiển thị, bạn chọn mũi tên kế bên mục Notebook, sau đó tiếp tục chọn Add Notebook.
Tiến hành tạo sổ ghi chép mới (Nguồn: Internet)
- Bước 4: Hộp thoại New Notebook hiển thị. Khi này, bạn đặt tên cho sổ ghi chú mới tại mục Notebook name, sau đó chọn Create Notebook để hoàn tất.
Đặt tên cho sổ ghi chú mới và hoàn tất quá trình (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng OneNote để thêm phần ghi chú và chỉnh sửa tên
Ngoài cách tạo sổ ghi chú mới, Mstar Corp sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng OneNote để thêm phần ghi chú và chỉnh sửa tên chỉ với các thao tác đơn giản gồm:
- Bước 1: Tại giao diện chính của ứng dụng OneNote, bạn click chọn chức năng Add Section để tạo thêm phần ghi chú. Tiếp theo, bạn đặt tên phần theo ý muốn.
Chọn mục Add Section và đặt tên (Nguồn: Internet)
- Bước 2: Trỏ chuột vào ghi chú cần thay tên, sau đó nhấp chuột phải và chọn Rename Section.
- Bước 3: Nhập một tên khác để thay thế.
Chọn Rename Section để đổi tên cho ghi chú (Nguồn: Internet)
Soạn thảo văn bản, chèn video, hình ảnh trong OneNote
Microsoft OneNote hoạt động như một trang văn bản thông thường. Vì thế, bạn chỉ cần click chuột vào bất kỳ vị trí nào trong trang là đã có thể soạn thảo văn bản nhanh chóng. Ngoài ra, để chèn video, hình ảnh, bạn nhấn chọn thẻ Insert để thực hiện.
OneNote sở hữu chức năng soạn thảo, chèn ảnh và video (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng Microsoft OneNote để thêm trang
Một trong những tính năng hữu dụng mà người dùng cần biết chính là cách sử dụng OneNote để thêm trang.
- Bước 1: Click chọn Section mà bạn muốn tạo thêm trang. Tại góc phải của Section, bạn chọn Add Page.
Chọn chức năng Add Page để tạo thêm trang cho section (Nguồn: Internet)
- Bước 2: Tiến hành nhập tên cho trang vừa tạo để hoàn tất quá trình.
Cách thêm tệp và tài liệu vào ghi chú trong OneNote
Chức năng thêm tệp và tài liệu vào ghi chú là một trong những cách sử dụng OneNote mà bạn cần nắm rõ.
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại nơi bạn ghi nội dung trong ghi chú để bắt đầu thêm tệp và tài liệu vào.
- Bước 2: Chọn thẻ Insert, sau đó chọn File.
Những thao tác căn bản trước khi bắt đầu thêm tệp, tài liệu (Nguồn: Internet)
- Bước 3: Hộp thoại chứa tài liệu sẽ hiển thị. Bạn chọn tài liệu hoặc tệp cần được thêm vào, sau đó chọn Open.
- Bước 4: Hộp thoại xác nhận chèn tệp của ứng dụng hiển thị, chọn Insert as attachment để hoàn thành việc chèn tệp và tài liệu.
Nhập ghi chú
- Bước 1: Vào thẻ Home và sau đó chọn kiểu và kích thước chữ phù hợp.
Chọn kiểu và kích thước chữ tại thẻ Home (Nguồn: Internet)
- Bước 2: Chọn một vị trí bất kỳ trong trang, sau đó nhập ghi chú.
Ghi chú nhanh bằng hình ảnh
Đối với một số loại ghi chú, bạn cần sử dụng hình ảnh là chủ yếu. Do đó, cách sử dụng OneNote để ghi chép nhanh bằng hình ảnh là một cách thức phổ biến và tiện lợi. Trong OneNote, người dùng dễ dàng tìm thấy chức năng Paint với các công cụ hỗ trợ cơ bản như bảng màu, các hình dạng, nét cọ,… quen thuộc với người dùng. Không những vậy, tính năng nổi bật nhất của OneNote khi thực hiện chức năng này là Ink to Text hoặc Ink to Math tự động để chuyển đổi hình ảnh thành định dạng văn bản nhanh chóng, hiệu quả.
Ghi chú bằng hình ảnh là tính năng nổi bật của OneNote (Nguồn: Internet)
Cách sử dụng Microsoft OneNote để dịch văn bản
Tương tự Microsoft Word, người dùng có thể kiểm tra phần dịch thuật, chính tả,…ngay trong thẻ History, View hay Review. Đặc biệt hơn, khi dùng OneNote, bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản bằng tiếng nước ngoài (Anh, Pháp,…) và chọn thẻ Translate để thực hiện chức năng dịch văn bản nhanh chóng.
Thẻ Translate có chức năng dịch văn bản (Nguồn: Internet)
Chia sẻ tập tin với OneNote
Cách sử dụng OneNote để chia sẻ trang ghi chép cho một nhóm người cùng xem và chỉnh sửa là các thao tác sau:
- Bước 1: Click chọn File => Share.
- Bước 2: Chọn 1 trong 2 thẻ của mục Share:
- Share with people: Chỉ chia sẻ với một vài người cụ thể bằng email. Sau đó, OneNote sẽ gửi email kèm đường link truy cập để người được chia sẻ truy cập vào.
- Get a sharing link: Ứng dụng OneNote sẽ tự tạo link khi chọn chế độ này. Khi này, người dùng chỉ cần sao chép đường link và gửi cho người khác.
OneNote có chức năng chia sẻ tập tin, thuận lợi cho hoạt động nhóm (Nguồn: Internet)
Cách thêm templates
Việc thêm templates sẽ giúp tạo phần sinh động cho trang ghi chú. Để thực hiện, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn thẻ Insert, sau đó chọn chức năng Templates đã hiển thị sẵn.
- Bước 2: Chọn Page Templates.
- Bước 3: Danh sách templates được đề xuất sẽ hiển thị. Lúc này, bạn hãy chọn một templates phù hợp để hoàn tất việc cài đặt.
Chọn chức năng templates trong thẻ Insert (Nguồn: Internet)
Tùy biến giao diện trên Microsoft OneNote
Tùy biến giao diện là chức năng hữu dụng giúp bạn thay đổi giao diện của OneNote. Để làm được điều này, bạn cần chọn File, sau đó chọn Account. Lúc này, Microsoft OneNote sẽ hiển thị 2 danh mục gồm Office Background phục vụ cho việc thay đổi họa tiết trang trí và Office Theme dùng để đổi màu giao điện.
Tùy biến giao diện giúp làm mới OneNote (Nguồn: Internet)
Thêm liên kết cho ghi chú
Chỉ với 3 bước vô cùng đơn giản, người dùng đã có thể thêm liên kết cho trang ghi chép của mình. Cụ thể là:
- Bước 1: Bôi đen phần nội dung mà bạn muốn chèn đường liên kết, sau đó nhấp chuột phải và chọn Link.
- Bước 2: Hộp thoại chèn đường liên kết được mở ra, tại ô Address hãy nhập địa chỉ đường liên kết vào.
- Bước 3: Chọn Insert để hoàn tất.
Cách thêm liên kết cho ghi chú vô cùng đơn giản (Nguồn: Internet)
Gửi email trang ghi chú
Ứng dụng OneNote còn hỗ trợ người dùng gửi email trang ghi chú cho các thành viên khác trong nhóm. Với cách thực hiện tương tự chức năng Send, người dùng hoàn toàn có thể gửi email của trang ghi chú theo định dạng nội dung email hoặc tập tin được đính kèm. Đồng thời, bạn có thể lưu trang ghi chú thành file PDF hoặc file Word và tiếp tục gửi đi.
Gửi email trang ghi chú cho các thành viên khác là một tính năng hữu hiệu của OneNote (Nguồn: Internet)
Lưu và in ghi chú
- Bước 1: Mở trang ghi chép mà bạn cần in.
- Bước 2: Tại dấu 3 chấm bên góc phải màn hình, bạn chọn Print. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P.
Thông qua bài viết trên, Mstar Corp hy vọng bạn sẽ biết cách sử dụng OneNote hiệu quả với hầu hết tính năng đã được khai thác. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm gói Microsoft 365 giúp tăng hiệu quả công việc, hãy liên hệ ngay Mstar Corp để được tư vấn và khai thác hiệu quả tính năng của các ứng dụng trong gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
