Nhiều startup non trẻ vừa bước chân vào thị trường đã vội vàng ký hợp đồng, để rồi mắc kẹt trong những điều khoản bất lợi. Hoặc bạn từng cất hợp đồng mua bán, dịch vụ đâu đó trong email, đến khi cần gấp thì… biến mất. Kết quả? Trễ tiến độ, mất khách hàng, uy tín tụt dốc.
Đây không phải chuyện hiếm. Đây chính là những lỗi kinh điển mà gần như bất kỳ doanh nghiệp mới nào cũng từng vấp phải trong quá trình vận hành. Và nếu bạn thấy mình trong câu chuyện đó, thì đây chính là lúc phải dừng lại và đọc tiếp. Bởi lẽ, quản lý hợp đồng không chỉ là một thủ tục giấy tờ, mà thực sự là chìa khóa sống còn cho mọi doanh nghiệp. Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu ngay, cách quản lý hợp đồng hiệu quả trong bài viết dưới đây.
Quản lý hợp đồng là gì?
Quản lý hợp đồng (Contract Management) là toàn bộ quá trình theo dõi và kiểm soát vòng đời hợp đồng, bắt đầu từ khâu soạn thảo, đàm phán, ký kết cho đến giám sát thực hiện, gia hạn hoặc thanh lý.
Trong suốt quá trình đó, các bên phải đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Việc quản lý hợp đồng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, kiểm soát chi phí, nâng cao tính minh bạch và tối ưu hóa lợi ích đạt được từ mỗi giao dịch. Ngược lại, buông lỏng khâu này thường dẫn đến thất thoát, trễ tiến độ và rủi ro pháp lý.
Quản lý hợp đồng là gì? (Nguồn: Internet)
3 lý do quản lý hợp đồng là “chìa khóa sinh tồn” cho doanh nghiệp
Giảm rủi ro & tránh tranh chấp
Một hợp đồng bị bỏ quên có thể trở thành “lỗ hổng” khiến doanh nghiệp rơi vào thế bất lợi. Ví dụ, đối tác không giao hàng đúng tiến độ, nhưng vì không ai theo dõi hợp đồng nên doanh nghiệp không có bằng chứng cụ thể để xử lý.
Quản lý hợp đồng chặt chẽ giúp bạn nắm rõ từng nghĩa vụ, thời hạn, điều khoản, từ đó có căn cứ rõ ràng khi xảy ra tranh chấp. Làm tốt khâu này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vụ kiện tụng tốn kém và bảo vệ uy tín trên thị trường.
Quản lý hợp đồng giúp giảm rủi ro & tránh tranh chấp (Nguồn: Internet)
Tăng hiệu quả & tiết kiệm chi phí
Nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với việc lưu hợp đồng trong email hoặc file rải rác, đến khi cần thì tìm không ra. Hệ quả là nhân viên tốn hàng giờ, thậm chí bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì một hợp đồng thất lạc.
Một hệ thống quản lý hợp đồng tập trung giúp bạn tra cứu nhanh chóng, nhắc nhở tự động khi sắp đến hạn và giảm thiểu sai sót thủ công. Không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành, quản lý hiệu quả còn giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, tập trung vào phát triển thay vì xử lý sự cố.
Đảm bảo tuân thủ & pháp lý
Luật pháp và quy định trong kinh doanh thay đổi liên tục, chỉ cần một điều khoản trong hợp đồng không còn phù hợp cũng có thể khiến doanh nghiệp gánh chịu phạt nặng. Ví dụ, một hợp đồng lao động cũ chưa cập nhật quy định về bảo hiểm xã hội sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro kiểm tra từ cơ quan chức năng.
Quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp chủ động rà soát, cập nhật và tuân thủ đúng luật, đồng thời nhắc nhở các mốc quan trọng để không bỏ sót nghĩa vụ. Đây chính là cách giữ cho doanh nghiệp vừa an toàn, vừa tạo dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.
3 lý do quản lý hợp đồng là “chìa khóa sinh tồn” cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
7 Bước quản lý hợp đồng hiệu quả
1. Soạn thảo và đàm phán điều khoản
- Soạn thảo hợp đồng với nội dung rõ ràng, chính xác: Nêu rõ phạm vi công việc, điều kiện thanh toán, thời hạn và các điều khoản then chốt (ví dụ: bảo mật, chấm dứt hợp đồng). Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn hoặc phần mềm chuyên dụng có thể giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý.
- Trong giai đoạn đàm phán, hai bên rà soát và thảo luận để điều chỉnh điều khoản cho hợp lý, đảm bảo cả hai bên hiểu và đồng thuận về nội dung. Việc thương lượng minh bạch và hợp tác (thay vì chỉ cố gắng giành lợi ích một bên) sẽ giúp tăng cường niềm tin và giảm thiểu tranh chấp sau này.
- Mời phòng pháp lý tham gia ngay từ đầu để xem xét ngôn ngữ hợp đồng, từ đó hạn chế phải chỉnh sửa lớn về sau.
Soạn thảo và đàm phán điều khoản (Nguồn: Internet)
2. Phê duyệt và ký kết
- Triển khai quy trình phê duyệt nhanh: Gửi hợp đồng đến các bộ phận liên quan (pháp lý, tài chính, quản lý cấp cao…) để rà soát và ký duyệt. Việc phê duyệt đa cấp đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và tránh tình trạng hợp đồng bị kẹt quy trình.
- Sau khi các bên đã thống nhất đầy đủ điều khoản, tiến hành ký kết chính thức. Nên áp dụng chữ ký điện tử (e-signature) để ký nhanh chóng và hợp lệ, giúp đẩy nhanh thời gian thực hiện hợp đồng và giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu. Mỗi bên lưu giữ ít nhất một bản hợp đồng đã ký xác nhận để làm chứng từ pháp lý.
3. Phân loại và lưu trữ hợp đồng
- Phân loại hợp đồng theo nhóm rõ ràng (ví dụ theo loại dịch vụ, thời hạn, giá trị, khách hàng) và đánh chỉ mục, gắn mã nhận dạng để dễ tra cứu. Danh mục hóa các hợp đồng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi cần.
- Lưu trữ hợp đồng và hồ sơ liên quan tại kho lưu trữ tập trung an toàn. Ưu tiên sử dụng giải pháp lưu trữ điện tử (lưu trữ đám mây) với sao lưu tự động, phân quyền truy cập chặt chẽ và khả năng tìm kiếm nhanh. Hệ thống lưu trữ chuyên dụng giúp bảo quản hợp đồng lâu dài, dễ truy xuất khi cần kiểm tra hay đánh giá.
4. Theo dõi tiến độ thực hiện
- Thiết lập quy trình theo dõi tiến độ hợp đồng: Xác định các mốc quan trọng (thời hạn thanh toán, bàn giao, nghiệm thu…) và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bên. Theo dõi sát sao tiến độ để phát hiện sớm việc chậm trễ hay không hoàn thành công việc.
- Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng hoặc hệ thống cảnh báo tự động: Thiết lập nhắc việc về các mốc chính và hạn cuối quan trọng (ví dụ sắp đến kỳ thanh toán hoặc gia hạn), giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cam kết nào.
- Thường xuyên tổ chức họp hoặc đánh giá nội bộ (hàng tháng/quý) để xem xét tiến trình thực hiện hợp đồng, giải quyết vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
5. Gia hạn hoặc điều chỉnh hợp đồng
- Trước khi hợp đồng hết hạn, đánh giá toàn diện kết quả thực hiện và khởi động đàm phán gia hạn (nếu cần). Đặt nhắc nhở trước ít nhất 30–60 ngày để kịp xem xét quyết định gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng.
- Nếu quyết định gia hạn, soạn thảo hợp đồng gia hạn hoặc phụ lục điều chỉnh điều khoản mới (ví dụ: mức giá, khối lượng, thời hạn). Thực hiện quy trình đàm phán và ký kết tương tự như ban đầu, đảm bảo cả hai bên thống nhất thay đổi.
- Nếu không gia hạn, chuẩn bị thủ tục thanh lý hợp đồng: thông báo chính thức đến các bên, hoàn thiện các khoản thanh toán cuối cùng và bàn giao các tài sản/dịch vụ còn lại theo đúng điều khoản ban đầu.
6. Báo cáo tình hình hợp đồng
- Lập báo cáo định kỳ (theo tháng/quý) tổng hợp tình hình thực hiện: kết quả đạt được so với cam kết ban đầu, các công việc đã hoàn thành và nhiệm vụ còn đang thực hiện. Báo cáo này giúp đánh giá hiệu quả hợp đồng và cảnh báo sớm các vấn đề như trễ tiến độ hay sai lệch so với kế hoạch.
- Xác định các chỉ số đánh giá (KPI) cần theo dõi, ví dụ: tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, mức độ hài lòng khách hàng, chất lượng dịch vụ. Việc minh bạch thông tin và chia sẻ kết quả báo cáo giúp củng cố trách nhiệm cho các bên và cải thiện phối hợp công việc.
- Định kỳ rà soát báo cáo để đảm bảo không bỏ sót hạn chót quan trọng (như ngày gia hạn hoặc ngày kết thúc). Nếu không có cảnh báo tự động, rất dễ để lỡ mất thời gian quyết định gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng.
7. Thanh lý hợp đồng
- Khi hợp đồng kết thúc hoặc được chấm dứt, hoàn tất các nghĩa vụ cuối cùng: ví dụ thanh toán hết chi phí còn lại, bàn giao các sản phẩm/dịch vụ, ký biên bản nghiệm thu và thanh lý. Đảm bảo mọi điều kiện thanh lý được đáp ứng đầy đủ theo hợp đồng.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, phụ lục và biên bản nghiệm thu của hợp đồng. Thực hiện đánh giá sau hợp đồng (post-mortem) để rút ra kinh nghiệm, cải thiện quy trình cho những hợp đồng tương lai.
Bằng cách thực hiện nghiêm túc 7 bước nêu trên, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí quản lý hợp đồng. Nhiều chuyên gia khuyến nghị ứng dụng phần mềm quản lý hợp đồng để tự động hóa các bước quy trình, tăng tính chính xác và minh bạch trong toàn bộ vòng đời hợp đồng.
Giải pháp chuyển đổi số sử dụng nền tảng Bitrix24 để quản lý hợp đồng hiệu quả
Với vai trò là Bitrix24 Gold Partner tại Việt Nam, Mstar Corp đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Chúng tôi không chỉ triển khai phần mềm mà còn tư vấn chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Giải pháp chuyển đổi số sử dụng phần mềm Bitrix24 do Mstar Corp triển khai, mang đến giải pháp quản lý hợp đồng toàn diện, vừa tiết kiệm chi phí vừa đáp ứng tốt yêu cầu tích hợp liên phòng ban. Thay vì quản lý thủ công bằng email, file rời rạc hoặc phải dựa vào nhiều công cụ khác nhau, giải pháp này tập trung toàn bộ thông tin trong một môi trường duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, nâng cao tính minh bạch và bảo mật.
Một trong những ưu điểm lớn của Bitrix24 là khả năng tích hợp trực tiếp với CRM và hệ thống tự động hóa quy trình. Nhờ đó, hợp đồng có thể được tạo nhanh chóng dựa trên dữ liệu khách hàng sẵn có, các báo giá hay thỏa thuận trước đó. Điều này giúp loại bỏ sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa tài liệu.
Ngoài ra, nền tảng Bitrix24 còn cung cấp thư viện mẫu hợp đồng có thể tái sử dụng, vừa rút ngắn thời gian soạn thảo, vừa đảm bảo tính nhất quán theo chuẩn pháp lý nội bộ. Các công ty cũng có thể thiết lập quy trình phê duyệt hợp đồng theo từng cấp độ. Ví dụ: Hợp đồng có giá trị cao sẽ được chuyển qua nhiều cấp xét duyệt, trong khi các hợp đồng nhỏ lẻ có thể hoàn tất nhanh hơn. Mọi bên liên quan đều nhận được thông báo tức thì, tránh tình trạng chậm trễ và thất lạc thông tin.
Nguồn: Internet
Quan trọng hơn, việc quản lý hợp đồng trên Bitrix24 cho phép truy xuất lịch sử xử lý rõ ràng, từ người tạo, người chỉnh sửa cho đến phê duyệt cuối cùng. Điều này không chỉ tăng tính minh bạch mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ tốt hơn các chính sách nội bộ và quy định pháp lý.
Kết luận
Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ quản lý hợp đồng là gì và tầm quan trọng của việc số hóa quy trình này trong doanh nghiệp hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót và tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý hợp đồng hiệu quả, Mstar Corp – Đối tác Bitrix24 Gold Partner hàng đầu Việt Nam – sẽ là lựa chọn đáng tin cậy. Chúng tôi cung cấp nền tảng quản lý hợp đồng thông minh, tích hợp tự động hóa, CRM, phê duyệt điện tử và lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, minh bạch hơn và chuyên nghiệp hơn.
