Trong thời đại công nghệ rất phát triển hiện tại, có lẽ bạn đã từng nghe qua ít nhiều về thuật ngữ RPA. Nếu bạn chưa thực sự hiểu về thuật ngữ này, Mstar Corp sẽ giới thiệu RPA, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI trong bài viết dưới đây.
RPA là gì?
RPA được viết tắt của cụm từ Robotic Process Automation, dịch từ tiếng Anh thì có nghĩa là Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt. Đây là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên các rô-bốt phần mềm (bot) hoặc trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI).
RPA là tập hợp các công nghệ nhằm xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày của con người, thường là những việc có tính chất lặp đi lặp lại các hành động giống nhau mỗi lần thực hiện. Bạn có thể hình dung một nhân viên văn phòng hàng ngày sẽ phải nhập thông tin vào một hệ thống theo một biểu mẫu hoặc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của công ty chẳng hạn, thay vì phải thực hiện các hành động tương tự nhau mỗi ngày, bạn có thể áp dụng RPA để tối ưu hóa quá trình làm việc.
Lợi ích của việc áp dụng RPA
Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Phân bổ và sử dụng nguồn lực hiệu quả.
- Nâng cao năng suất lao động.
- Tối ưu hóa chi phí.
- Tiết kiệm thời gian.
- Độ chính xác cao, hạn chế sai sót.
- Tính linh hoạt cao và có thể theo dõi, đánh giá và nâng cấp.
- Tăng khả năng mở rộng quy mô.
Các loại RPA
- Attended robot – Rô-bốt có giám sát: Rô-bốt khi hoạt động cần có sự giám sát của con người. Loại rô-bốt này trong quá trình vận hành vẫn cần người điều khiển.
- Unattended robot – Rô-bốt không có giám sát: Loại rô-bốt này có thể hoạt động không cần sự giám sát của con người, chỉ cần thiết lập trước thời gian chạy.
- Hybrid robot – Rô-bốt linh hoạt: Là sự kết hợp giữa hai loại trên, loại rô-bốt này có ưu điểm của cả attended và unattended robot. Tuy nhiên, trong thực tế thì hybrid robot rất khó tích hợp vào quy trình chuẩn của doanh nghiệp.
Cách áp dụng RPA
Điều quan trọng trước tiên là chúng ta hiểu được sự khác nhau của việc áp dụng RPA với áp dụng công nghệ IT truyền thống hay hoạt động cải tiến để áp dụng RPA đồng thời với việc cân đối quản lý, kiểm soát và tự động hóa.
Khác với Excel Macro, RPA ít bị bỏ không, tuy nhiên, cần lưu ý những ảnh hưởng khi nền tảng ứng dụng cần tự động hóa thay đổi, hay cần xây dựng một cơ chế để giải đáp những yêu cầu của người dùng. Do đó, mặc dù nhân viên nghiệp vụ chủ động áp dụng RPA nhưng doanh nghiệp cần xây dựng quy định quản lý và kiểm soát rô bốt phần mềm này.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp xây dựng quy định quản lý và kiểm soát quá nghiêm ngặt như với các công nghệ truyền thống thì RPA khó được áp dụng hiệu quả ở phòng nghiệp vụ mà dễ trở thành một thiết bị phát triển hệ thống cho phòng IT.
Quá trình đưa RPA vào sử dụng bao gồm 3 bước: PoC (đánh giá, kiểm chứng); áp dụng cho một phần doanh nghiệp và áp dụng trên toàn doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã áp dụng RPA nhưng không sử dụng hiệu quả phần lớn là do phòng nghiệp vụ – đơn vị sử dụng RPA chính – không được tham gia vào giai đoạn PoC mà chỉ có phòng IT và phòng phụ trách áp dụng RPA đánh giá sản phẩm sau đó chỉ thị cho phòng nghiệp vụ áp dụng. Cách làm này dễ dẫn đến việc công cụ RPA được lựa chọn có thể quá khó với người sử dụng, hay hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp không đến được người sử dụng, hay làm họ có cảm giác bị bắt ép sử dụng. Vì vậy ngay từ giai đoạn PoC, doanh nghiệp nên cho phép nhân viên nghiệp vụ tham gia và chú ý lắng nghe đánh giá từ họ.
Bước đầu tiên khi áp dụng RPA là tập huấn sử dụng RPA. Khi được tập huấn, bạn sẽ hiểu RPA là gì và có những hình dung thú vị về công việc có thể tự động hóa bằng RPA trong nghiệp vụ của mình. Nên bắt đầu PoC bằng việc tập huấn về công cụ RPA với 2 đến 3 người đến từ mỗi phòng ban. Những người này sau đó sẽ đóng vai trò thúc đẩy quá trình áp dụng RPA trong phòng ban của mình.
Xu hướng và hiệu quả tự động hóa bằng RPA
Trước hết, các bạn hãy xem cách RPA thay thế con người thực hiện tự động công việc
Đây là một ví dụ tự động hóa công việc back office phát sinh khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt điều hòa tại một cửa hàng điện lạnh. Bên trái màn hình là sổ quản lý yêu cầu lắp đặt điều hòa đã được tiếp nhận qua tổng đài, bên phải màn hình là bản yêu cầu của khách hàng được gửi tới nhân viên lắp đặt. RPA xử lý tự động theo các bước sau:
Copy họ tên và số điện thoại từ sổ quản lý bên trái và dán vào bản yêu cầu bên phải.
Mở phần mềm bản đồ, tra cứu địa chỉ, phóng to bản đồ, xác định phạm vi, chuyển thành file ảnh và dán vào bản yêu cầu bên phải.
Cài đặt tên bản yêu cầu là mã tiếp nhận trong sổ quản lý và lưu lại.
Lặp lại chuỗi công việc cố định này với tất cả các đơn tiếp nhận trong sổ quản lý . Như trong video, có thể thấy RPA thao tác máy tính nhanh gấp 3 lần con người. Hơn nữa, nếu con người chỉ làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì RPA có thể làm việc gấp 3 lần là 24 tiếng. Như vậy, nếu RPA làm nhanh hơn 3 lần với số giờ gấp 3 lần, chỉ bằng một phép tính đơn giản, ta có thể thấy RPA (nhân công kỹ thuật số) có năng suất gấp 9 lần so với con người (có thể làm việc bằng 9 lao động trí thức).
Thách thức khi áp dụng RPA
Bên cạnh những lợi ích thấy rõ thì việc triển khai RPA vào các doanh nghiệp thường gặp phải các thách thức sau đây:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao.
- Đòi hỏi các quy trình chuẩn trong doanh nghiệp.
- Yêu cầu đội ngũ dự án và chuyên gia trình độ cao để triển khai.
- Thời gian triển khai và đánh giá lâu.
- Khả năng tương thích và tích hợp với các hệ thống khác hiện có trong doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa công việc truyền thống
RPA và tự động hóa công việc truyền thống đều có mục đích là biến các công việc thủ công giống nhau hàng ngày thành một chương trình tự động. Điểm khác biệt giữa hai khái niệm này nằm ở với RPA thực hiện ở phần giao diện người dùng hay nói cách khác là tương tác với là front-end. Còn với tự động hóa công việc truyền thống thì bạn cần tích hợp hay can thiệp vào phần cơ sở dữ liệu và hạ tầng của chương trình máy tính, có nghĩa là thực hiện ở dưới back-end.
Sự khác biệt giữa RPA và AI
AI – Artificial Intelligence hay Trí thông minh nhân tạo là tập hợp các công nghệ được xây dựng nên để mô phỏng trí tuệ của con người để làm công việc nào đó. Có thể hiểu là máy móc học theo các luật được đưa ra từ trước để đưa ra kết quả hành động có tính chính xác cao. AI có khả năng học hỏi và ngày càng thông minh hơn trong khi RPA chỉ thực hiện các công việc cụ thể theo một quy tắc từ trước. Nói cách khác, RPA chỉ lặp lại các hành động của con người còn AI mô phỏng và phát triển trí tuệ của con người.
Trên đây là các thông tin chi tiết chi tiết về RPA là gì và cách thức áp dụng hiệu quả. Hy vọng nội dung bài viết trên đây sẽ cung cấp những kiến thức cần thiết cho người dùng đang có nhu cầu tìm hiểu. Mọi thắc mắc có liên quan vui lòng liên hệ Mstar Corp hoặc để lại bình luận, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ giải đáp.
