Đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2016 là một thao tác cơ bản nhưng rất cần thiết, giúp bạn quản lý và theo dõi dữ liệu một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Mstar Corp sẽ giới thiệu 5 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2016 đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện được.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức
Bước 1: Mở tệp Excel đã có sẵn dữ liệu > Nhập số thứ tự vào bảng tính > Tại ô bên dưới, nhập công thức = Vị trí ô vừa điền + 1 > Nhấp Enter.
Trong ví dụ này, chúng ta nhập số 1 tại ô A2. Khi này, công thức ở ô bên dưới (ô A3) là =A2+1.
Bước 2: Để chuột ở góc dưới cùng bên phải, bạn sẽ thấy xuất hiện dấu “+” màu đen > Click chuột phải vào biểu tượng “+” và kéo xuống để tự động đánh số thứ tự trong Excel.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng chuột
Bước 1: Trong bảng tính Excel, đánh số 1 và 2 ở hai ô đầu tiên > Bôi đen hai ô vừa điền số.
Bước 2: Đặt chuột ở góc dưới cùng bên phải, bạn sẽ thấy dấu “+” màu đen > Dùng chuột trái kéo xuống các ô dưới hoặc nhấn đúp tại biểu tượng “+”.
Lưu ý: Tuy cách kéo số thứ tự trong Excel này khá đơn giản nhưng bạn cần lưu ý một số điểm như sau:
- Khi nhập số 1 và 2 tại hai ô đầu tiên, hệ thống sẽ đánh số thứ tự tăng dần. Nếu bạn nhập số 1 và 3, hệ thống sẽ đánh số thứ tự tăng dần tính theo số lẻ, ví dụ: 1,3,5,7,…
- Khi bạn xóa 1 dòng bất kỳ thì số thứ tự sẽ không tự nhảy theo. Vì thế, bạn cần phải đánh số lại từ đầu.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng Auto fill
Kích hoạt tính năng Auto fill nhanh chóng
Bước 1: Trên thanh Ribbon của tập tin, chọn File.
Bước 2: Chọn Options.
Bước 3: Chọn Customize Ribbon:
- Trong mục Choose commands from, chọn All Commands > Chọn mục Fill Series or Pattern.
- Trong bảng Main Tabs, tại phần Home, nhấn chuột phải > Chọn Add New Group.
- Chọn lại mục Fill Series or Pattern > Nhấn Add > Chọn OK.
Sử dụng tính năng Auto fill để đánh số thứ tự tự động trong Excel
Bước 1: Nhập số thứ tự vào ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.
Bước 2: Chọn loại đánh số phù hợp với nhu cầu:
- Mục Series in: Chọn Rows (nếu muốn đánh số theo hàng) hoặc chọn Columns (nếu muốn đánh số theo cột).
- Mục Type: Chọn loại phù hợp:
- Linear: Đánh số tăng dần.
- Growth: Đánh số dạng lũy tiến.
- Date: Đánh số theo ngày tháng.
- Auto Fill: Tự động điền theo định dạng của ô đầu tiên.
- Mục Step Value: Nhập số thứ tự bắt đầu > Mục Stop Value: Nhập số thứ tự cuối cùng.
Bước 3: Chọn OK.
Bước 4: Bảng tính sẽ hiển thị dãy số thứ tự [hù hợp với tùy chọn của bạn.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm
Hàm đánh số thứ tự trong Excel: SEQUENCE
Bước 1: Chọn ô bắt đầu của dãy số.
Bước 2: Nhập công thức =SEQUENCE(Số hàng cần đánh số) > Nhấp Enter để đánh số thứ tự nhanh trong Excel.
Ví dụ: Bạn cần đánh số thứ tự cho 7 hàng, công thức sẽ là =SEQUENCE(7).
Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng hàm SUBTOTAL lồng với hàm IF
Cách này chỉ nên được áp dụng khi bạn muốn đánh số thứ tự trong Excel đối với các hàng có dữ liệu. Những hàng trống sẽ không được đánh số dữ liệu.
Nhập hàm SUBTOTAL lồng với hàm IF dựa theo công thức sau:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))
Trong đó:
- logical_test: Điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
- ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.
Ví dụ: Đánh số thứ tự các ô có dữ liệu, không đánh số cho các hàng trống. Khi này, bạn thức hiện theo cách đánh số thứ tự trong Excel sau:
Bước 1: Nhập hàm đánh số thứ tự theo công thức: =IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))
Giải thích hàm trên:
- B2=””;””: Nếu giá trị ở ô B2 là rỗng thì số thứ tự sẽ là rỗng.
- SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL. Trong đó:
- function_num = 3: Được hiểu là hàm COUNTA khi sử dụng hàm SUBTOTAL. Hàm COUNTA dùng để đếm số ô không trống.
- ref1 =$B$2:B2: Là vùng được chọn để đánh số thứ tự.
Bước 2: Đặt chuột ở góc dưới cùng bên phải của ô đầu tiên > Xuất hiện dấu “+” màu đen > Dùng chuột trái kéo xuống các ô bên dưới để nhập số thứ tự cho các ô còn lại.
Qua bài viết này, Mstar Corp đã giới thiệu đến bạn 5 cách đánh số thứ tự trong Excel 2007 và 2016 một cách đơn giản và dễ thực hiện. Những phương pháp này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
Để tận dụng tối đa các tính năng của Excel và các ứng dụng khác trong bộ Microsoft 365, hãy mua gói Microsoft 365 tại Mstar Corp – Solutions Partner của Microsoft. Bạn sẽ được tư vấn và tùy chỉnh gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Đồng thời, Mstar Corp sẽ hỗ trợ online trọn đời, đảm bảo bạn có thể sử dụng các công cụ trong gói Microsoft 365 một cách hiệu quả nhất.
