Microsoft Teams đã trở thành công cụ không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, giúp kết nối và tổ chức công việc từ xa một cách hiệu quả. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng tối ưu công cụ này. Cùng Mstar Corp tìm hiểu các thủ thuật và phím tắt của Microsoft Teams giúp khai thác tối đa các tính năng, từ quản lý nhóm, chia sẻ tài liệu cho đến các mẹo để làm việc thông minh hơn.
>> Xem thêm: Cách sử dụng Copilot trong Microsoft Teams
Sử dụng các câu lệnh (Commands)
Tính năng Commands trong Microsoft Teams giúp bạn thực hiện các tác vụ nhanh chóng mà không cần thao tác nhiều. Chỉ cần nhập “/” vào thanh tìm kiếm, bạn có thể truy cập các lệnh như:
- /call: Gọi điện thoại cho một người trong nhóm.
- /unread: Để kiểm tra thông báo mới.
- /files: Xem nhanh danh sách các tài liệu gần đây.
Sử dụng lệnh để nhanh chóng truy cập tác vụ (Nguồn: Internet)
Bật chế độ không làm phiền (do not disturb)
Khi tham gia cuộc họp, tiếng thông báo liên tục từ các tin nhắn và việc bị gián đoạn bởi các thông báo có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Sử dụng chế độ Do Not Disturb để tránh bị làm phiền:
- Nhấn vào ảnh đại diện của bạn ở góc phải.
- Chọn Set Status > Do Not Disturb (hoặc có thể nhập lệnh /dnd vào thanh tìm kiếm)
Bật chế độ này giúp giảm việc gián đoạn trong làm việc (Nguồn: Internet)
Sử dụng @mention để gửi và lọc tin nhắn
Một tính năng mà người dùng ít khi biết đến đó là không cần phải tìm kiếm cuộc trò chuyện của đồng nghiệp trong Teams để gửi tin nhắn nhanh chóng. Khi cần thông báo điều quan trọng, bạn có thể sử dụng @mention để nhắc tên một thành viên hoặc toàn bộ nhóm.
- @All: Gửi thông báo đến tất cả mọi người trong channel.
- @username: Gửi thông báo riêng cho một cá nhân cụ thể.
(Nguồn: Internet)
Đánh dấu tin nhắn là chưa đọc (unread)
Bạn đã bao giờ đọc một tin nhắn mà không có thời gian giải quyết ngay lập tức, nhưng lại quên xem ngay sau đó. Để không bỏ lỡ, hãy đánh dấu những tin nhắn quan trọng bằng cách:
- Nhấp chuột phải vào tin nhắn.
- Chọn Mark as Unread để xem lại sau khi cuộc họp kết thúc.
Unread giúp bạn không bỏ lỡ mọi tin nhắn (Nguồn: Internet)
Tạo bookmark nội dung
Để lưu trữ những tin nhắn quan trọng, một trong những mẹo sử dụng Microsoft Teams đó là nhấp vào biểu tượng bookmark. Việc này giúp người dùng dễ dàng tìm lại tin nhắn khi cần. Để xem lại các bookmark, hãy nhập lệnh /saved vào thanh tìm kiếm.
Đánh dấu team & channel ưa thích
Nếu có team (nhóm) hoặc channel (kênh) được truy cập thường xuyên, hãy đánh dấu vào mục yêu thích để chúng luôn được nằm trong cùng một danh sách. Để đánh dấu, người dùng chỉ cần click dấu ba chấm bên cạnh tên team hoặc channel và chọn “Yêu thích” (Favorite).
Việc sắp xếp vào một danh sách giúp bạn dễ dàng tìm kiếm (Nguồn: Internet)
Gom người dùng vào các tag
Việc tạo các nhóm con trong các nhóm dựa trên vai trò, dự án và vị trí sẽ rất tiện ích. Tag có thể giúp người dùng thực hiện việc này, người dùng chỉ cần @mention hoặc bắt đầu trò chuyện với mọi người có trong tag đó. Thêm và quản lý các tag một cách hiệu quả trong Microsoft Teams.
Chọn bố cục video phù hợp
Cuộc họp có thể được xem với nhiều bố cục video khác nhau. Trên bảng điều khiển cuộc họp, người dùng hãy nhấn chọn Xem thêm tùy chọn (…) và lựa chọn một trong các tùy chọn sau:
- Bộ sưu tập: Bố cục 3×3 mặc định. Nếu có hơn 9 người, Teams sẽ ưu tiên hiển thị những người bật camera hoặc nói nhiều nhất.
- Bộ sưu tập lớn: Bố cục 7×7, cho phép xem tối đa 49 người cùng một lúc. Yêu cầu ít nhất 10 người bật camera. Nếu không ai chia sẻ video thì không thể chọn bố cục này từ menu.
- Together Mode: Tạo cảm giác như đang ở cùng một không gian với mọi người trong cuộc họp. Chọn Thay đổi cảnh để thay đổi nền cho tất cả mọi người. Cần ít nhất 5 người trong một cuộc họp để sử dụng chế độ này.
Teams cho phép người dùng thay đổi bố cục video đa dạng (Nguồn: Internet)
Thêm các tab theo mong muốn
Mỗi channel mới trong Teams mặc định có 2 tab là: Conservation và Files. Người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh cho công cụ, trang web và ứng dụng thứ 3 khác thuộc Microsoft 365. Ứng dụng này cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ mà không phải cần chuyển qua lại giữa các cửa sổ khác nhau.
Người dùng có thể thêm các tab khác nhau (Nguồn: Internet)
Tạo các cuộc khảo sát
Thay vì chỉ đặt được câu hỏi trong channel, người dùng có thể tạo cuộc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi hiệu quả hơn. Nhấp vào biểu tượng Biểu mẫu (Forms) bên dưới hộp thông báo để tạo và gửi cuộc thăm dò ý kiến.
Biểu mẫu giúp thu thập phản hồi hiệu quả hơn (Nguồn: Internet)
Gửi Sticker & GIF
Thêm yếu tố thú vị và giảm căng thẳng trong cuộc họp bằng cách gửi Sticker hoặc GIF qua cửa sổ trò chuyện. Giúp tạo bầu không khí thân thiện và sáng tạo hơn.
Giúp cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn (Nguồn: Internet)
Làm mờ phông nền (backgroup)
Trong giai đoạn đại dịch Covid-19 khi nhiều người phải làm việc tại nhà, người dùng thường gặp tình huống xuất hiện các yếu tố ngoài mong muốn hiển thị trong cuộc gọi video. Hãy loại bỏ hình ảnh gây xao nhãng như cuộc sống trong gia đình bằng cách làm mờ nền. Tính năng này có thể tìm thấy khi nhấp vào ba dấu chấm ở cuối cuộc gọi video.
Tính năng làm mờ giúp tránh những tình huống không mong muốn (Nguồn: Internet)
Ghi âm và ghi chép lại cuộc họp
Microsoft Teams hỗ trợ ghi âm cuộc họp và tự động chép lại nội dung dưới dạng văn bản:
- Nhấp vào ba dấu chấm trong thanh công cụ và chọn Start Recording.
- Sau khi kết thúc, bản ghi sẽ được lưu lại trong OneDrive hoặc SharePoint.
Tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng không tham gia được cuộc họp (Nguồn: Internet)
Sử dụng Together Mode
Chế độ Together Mode mang đến trải nghiệm thú vị khi hiển thị tất cả thành viên trong cuộc họp trên cùng một khung hình ảo. Giúp tạo cảm giác gần gũi và tăng tính tương tác.
Tạo ghi chú cuộc họp
Người dùng có thể ghi lại các ý chính trong cuộc họp bằng cách sử dụng tính năng Meeting Notes. Tài liệu ghi chú này sẽ được lưu lại trong tab cuộc họp, giúp người dùng và các thành viên khác dễ dàng xem lại sau.
Meeting Notes ghi lại các ý chính cho cuộc họp (Nguồn: Internet)
Tổng hợp 23 phím tắt cho Microsoft Teams
Sử dụng phím tắt trên Microsoft Teams là một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn. Dưới đây là danh sách các phím tắt được phân loại theo chức năng, giúp tận dụng tối đa nền tảng này:
Phím tắt chung
Những phím tắt này giúp truy cập nhanh vào các tính năng chung của Microsoft Teams:
| Để thực hiện điều này | Trong ứng dụng trên máy tính, nhấn |
| Mở thanh tìm kiếm | Ctrl + E |
| Hiển thị danh sách các lệnh | Ctrl + / |
| Mở trang thiết lập (settings) | Ctrl + , (dấu phẩy) |
| Bắt đầu mở cuộc trò chuyện mới | Ctrl + N |
| Gửi tin nhắn trong hộp thoại | Ctrl + Enter |
Phím tắt điều hướng
Những phím tắt này hỗ trợ bạn di chuyển nhanh giữa các thành phần trong Teams:
|
Để thực hiện điều này |
Trong ứng dụng trên máy tính, nhấn | Trong ứng dụng web, nhấn |
| Đi đến tab Activity | Ctrl + 1 | Ctrl + Shift + 1 |
| Mở tab Chat | Ctrl + 2 | Ctrl + Shift + 2 |
| Truy cập tab Teams | Ctrl + 3 | Ctrl + Shift + 3 |
| Mở tab Calls | Ctrl + 4 | Ctrl + Shift + 4 |
| Xem tab Files | Ctrl + 5 | Ctrl + Shift + 5 |
| Truy cập một channel cụ thể trong team | Ctrl + Shift +G | Ctrl + Shift + G |
Phím tắt nhắn tin
Tăng tốc độ giao tiếp bằng các phím tắt trong cửa sổ chat:
|
Để thực hiện điều này |
Trong ứng dụng trên máy tính, nhấn | Trong ứng dụng web, nhấn |
| Mở trình soạn thảo tin nhắn nâng cao | Ctrl + Shift + X | Không hỗ trợ |
| In đậm văn bản | Ctrl + B | Ctrl + B |
| In nghiêng văn bản | Ctrl + I | Ctrl + I |
| Gạch chân văn bản | Ctrl + U | Ctrl + U |
| Xuống dòng trong hộp thoại (không gửi tin nhắn) | Shift + Enter | Shift + Enter |
| Tắt/mở tiếng micro trong khi nhập tin nhắn | Ctrl + Shift + M | Không hỗ trợ |
Phím tắt cuộc gọi và cuộc họp
Để thao tác nhanh trong các cuộc họp và cuộc gọi, bạn có thể sử dụng các phím sau:
|
Để thực hiện điều này |
Trong ứng dụng trên máy tính, nhấn | Trong ứng dụng web, nhấn |
| Tắt/mở tiếng micro trong khi nhập tin nhắn | Ctrl + Shift + M | Không hỗ trợ |
| Bật/tắt camera | Ctrl + Shift + O | Ctrl + Shift + O |
| Kết thúc cuộc gọi/cuộc họp | Ctrl + Shift + H | Ctrl + Shift + H |
| Bắt đầu cuộc gọi mới | Ctrl + Shift + K | Không hỗ trợ |
| Lên lịch một cuộc họp mới | Ctrl + N | Không hỗ trợ |
| Hiển thị thanh công cụ chia sẻ màn hình | Ctrl + Shift + U | Không hỗ trợ |
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Mstar Corp có bán các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực, Mstar Corp trở thành Solutions Partner for Modern Work của Microsoft. Mstar Corp là một trong những đơn vị tại Việt Nam cung cấp giải pháp Microsoft 365, bao gồm cả Microsoft Teams. Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, Mstar Corp đã xây dựng được danh tiếng nhờ dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng cao và đội ngũ kỹ thuật viên tận tâm.
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Lời kết
Microsoft Teams không chỉ là một công cụ hỗ trợ giao tiếp và cộng tác, mà còn là giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc nhóm. Với các thủ thuật và phím tắt được chia sẻ trong bài viết, bạn có thể tận dụng tối đa tính năng của Microsoft Teams để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, quản lý công việc dễ dàng, và giao tiếp linh hoạt hơn. Nếu doanh nghiệp bạn chưa triển khai giải pháp Microsoft 365, hãy liên hệ với Mstar Corp để được tư vấn về những gói dịch vụ Microsoft.
