Microsoft 365 là một bộ ứng dụng văn phòng toàn diện, cung cấp cho bạn và đồng nghiệp tất cả các công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, có thể bạn đang bỏ lỡ một số tính năng thú vị có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng Mstar Corp khám phá 20 tính năng Microsoft 365 thú vị, hữu ích trong bài viết dưới đây.
Cộng tác theo thời gian thực
Bạn đang làm việc trên một dự án quan trọng, cần tạo một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày và muốn mọi người trong nhóm đều có thể truy cập, chỉnh sửa tài liệu đó cùng một lúc. Tuy nhiên, bạn lại lo lắng về việc mọi người sẽ làm xáo trộn công việc của nhau.
Với tính năng cộng tác theo thời gian thực của Microsoft 365, bạn có thể yên tâm rằng mọi người trong nhóm của bạn có thể cùng làm việc trên một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày cùng một lúc mà không làm xáo trộn công việc của nhau.
Tính năng này cho phép bạn và đồng nghiệp của mình thấy những thay đổi mà người khác thực hiện ngay lập tức. Bạn cũng có thể trò chuyện với nhau trong khi làm việc để dễ dàng phối hợp và giải quyết các vấn đề.
Cộng tác theo thời gian thực (Nguồn: Internet)
Tính năng Microsoft 365: Chat với đồng nghiệp trong Teams
Bạn đã cảm nhận về tích hợp ứng dụng Microsoft Teams trong Microsoft 365 chưa? Khám phá những tính năng đặc sắc của Teams để thực hiện trò chuyện, chia sẻ màn hình, và thậm chí thực hiện cuộc trò chuyện âm thanh hoặc gọi video với đồng nghiệp mà không cần phải rời khỏi ứng dụng bạn đang sử dụng!
Ngay cả khi bạn đóng ứng dụng, bạn vẫn có thể duy trì cuộc trò chuyện qua Teams trên máy tính hoặc điện thoại của mình. Bạn có thể tiếp tục nói chuyện trong nhóm ngay cả khi đang thực hiện công việc khác, mà không bị gián đoạn.
Tính năng này trở nên đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà. Bạn vẫn có thể theo dõi cuộc họp nhóm và tiến trình công việc trên màn hình điện thoại, giúp bạn duy trì kết nối và hiệu quả làm việc ngay cả khi đang sử dụng máy tính.
Tính năng Microsoft 365: Chat với đồng nghiệp trong Teams (Nguồn: Internet)
Chỉ đồng bộ các tệp tin cần thiết thông qua SharePoint
Giảm lưu trữ các tệp không cần thiết trên ổ cứng của bạn với bản cập nhật tính năng mới nhất. Đồng bộ hóa dữ liệu từ SharePoint và Teams đến máy tính giúp bạn làm việc trực tiếp trong File Explorer và truy cập các tệp offline.
Chia sẻ tài liệu bằng đường liên kết
Bạn không cần đính kèm tệp trong email, đặc biệt khi có giới hạn dung lượng đính kèm chỉ là 25MB – thực sự chẳng thể đính kèm gì nhiều. Thay vào đó, hãy chia sẻ tài liệu bằng cách tạo liên kết tới các nhóm hoặc người liên quan.
Tải tệp của bạn lên bộ lưu trữ đám mây của Office và Microsoft 365, và viết email thông qua Outlook hoặc ứng dụng web Outlook. Thay vì đính kèm tệp, hãy chèn liên kết tới tệp trên bộ lưu trữ đám mây của bạn. Outlook sẽ tự động cấp quyền chỉnh sửa cho những người bạn gửi email. Bạn cũng có thể linh hoạt thay đổi quyền truy cập bất cứ khi nào bạn muốn.
Chèn ảnh vào ô trong Excel – Tính năng Microsoft 365 thú vị
Mặc dù Excel đã có khả năng chèn hình ảnh từ một khoảng thời gian dài, việc sử dụng hình ảnh trong một bảng tính thường đồng nghĩa với việc nó sẽ xuất hiện ở đầu trang, điều mà có lẽ không phải là nơi bạn thực sự mong muốn. Với bản cập nhật mới nhất này, bạn có thể đặt hình ảnh có nguồn gốc trong các ô cụ thể cùng với văn bản mô tả thay thế. Các khả năng cập nhật hình ảnh bổ sung bao gồm di chuyển và thay đổi kích thước trong các ô, sắp xếp và lọc dữ liệu.
Chèn ảnh vào ô trong Excel – Tính năng Microsoft 365 thú vị (Nguồn: Internet)
Chuyển ghi chú trong OneNote thành sự kiện trong Outlook
Trong OneNote, bạn có khả năng biến các ghi chú thành các công việc cần thực hiện, đi kèm với lời nhắc và thời gian cần hoàn thành. Điều này giúp bạn tránh tình trạng bỏ lỡ bất kỳ công việc nào và giữ kiểm soát đối với việc theo dõi công việc đã hoàn thành, cũng như những công việc sắp đến hạn mà bạn cần ưu tiên thực hiện.
Quản lý dự án với Microsoft Planner – Tính năng Microsoft 365 không nên bỏ lỡ
Nếu bạn chưa dùng Microsoft Planner, bạn thực sự đang bỏ lỡ một trong những ứng dụng tuyệt vời nhất của Microsoft 365. Là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, Microsoft Planner mang lại cho người dùng trải nghiệm cộng tác nhóm và tổ chức công việc một cách trực quan thông qua việc sắp xếp công việc dưới dạng bảng. Nó giúp quản lý các dự án đơn giản, tối ưu hóa quy trình làm việc và tập trung tất cả thông tin quan trọng từ tệp, email, lịch và cuộc trò chuyện.
Sử dụng con chuột làm con trỏ laser khi trình bày PowerPoint
Chuyển đổi chuột thành con trỏ laser trong bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ dàng chỉ với một phím tắt đơn giản (Ctrl + P).
Ngoài ra, bạn cũng có thể tính năng Presenter Mode. Tính năng này đã là một phần của PowerPoint trong thời gian dài, nhưng gần đây nó đã được tích hợp cho các thiết bị màn hình cảm ứng. Đơn giản việc giữ ngón tay hoặc bút cảm ứng trên thiết bị, bạn có thể tạo ra con trỏ laser giả mạo màu đỏ.
Ghi âm cuộc họp trong Microsoft Teams
Trong thế giới đầy đủ các công cụ ghi âm, việc thực hiện một cuộc họp được ghi và chèn nó vào một ứng dụng khác (có thể phải đăng ký) thường gặp khó khăn. Microsoft Teams đã mang đến một giải pháp tiện lợi cho vấn đề này. Bây giờ, bạn có thể ghi lại cuộc họp của mình theo thời gian thực. Văn bản xuất hiện trên video của cuộc họp và bao gồm tên cũng như dấu thời gian của người nói. Điều này kết hợp với các tính năng dịch và phụ đề gần đây khác trong Teams, tạo nên trải nghiệm họp trực tuyến độc đáo.
Sử dụng Power Map trong Excel
Power Map là một phần của bộ tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ và tương tác trong Excel, được cập nhật và tích hợp với Power BI – một giải pháp toàn diện để phân tích, hiển thị dữ liệu và chia sẻ thông tin chi tiết.
Với Power Map, bạn có khả năng chuyển đổi các dòng dữ liệu thành bản đồ tương tác 3D. Điều này bao gồm khả năng lọc dữ liệu bằng cách sử dụng ba loại bộ lọc khác nhau: Danh sách, Phạm vi hoặc Nâng cao.
Chuyển đổi file sang PDF
Chuyển đổi từ các tệp Word, Excel, PowerPoint sang định dạng PDF với Microsoft 365 đã trở nên thuận tiện hơn với tính năng “Lưu thành PDF”.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa file PDF, việc chuyển đổi nó thành Word không còn là vấn đề, mà không cần phải lo lắng về các thay đổi định dạng như trước đây.
Chuyển đổi file sang PDF (Nguồn: Internet)
Truy xuất phiên bản bất kỳ
Nếu bạn không chắc về việc tài liệu bạn đang xem có phải là bản hoàn thiện hay không, bạn có thể sử dụng tính năng đồng tác giả của Office và Microsoft 365 để kiểm tra lịch sử, xem các thay đổi, biết ai là người đã chỉnh sửa và nội dung đã được điều chỉnh là gì. Ngoài ra, bạn cũng có khả năng hoàn nguyên tài liệu về phiên bản mà bạn cho là hợp lý nhất.
Lưu ý rằng tính năng này chỉ khả dụng khi bạn sử dụng Office Online (Office trên web). Bản Office tải về trực tiếp vào máy tính không hỗ trợ tính năng này, nghĩa là bạn sẽ không thể khôi phục bản sao đã bị xóa của Excel, Word hay PowerPoint.
Tính năng Resume Reading trong Word để tiếp tục đọc nội dung dang dở
Tính năng Resume Reading trong Word mang lại khả năng cho bạn tiếp tục đọc ở đúng nơi bạn dừng lại, ngay cả khi chuyển sang sử dụng các thiết bị khác nhau! Word tự động đánh dấu trang cuối cùng bạn đã đọc.
Để tận dụng tính năng Resume Reading, bạn cần mở tài liệu được lưu trên đám mây. Các bước thực hiện đơn giản như sau:
- Mở tài liệu được lưu trên đám mây.
- Bạn sẽ thấy biểu tượng dấu trang ở phía bên phải.
- Cuộn qua biểu tượng đó và bạn sẽ thấy tùy chọn để tiếp tục ở chỗ bạn đã dừng lại.
- Nhấp vào liên kết và Word sẽ chuyển bạn đến vị trí con trỏ của bạn khi bạn đóng tài liệu lần trước.
Trả lời email mà không cần mở – Tính năng Microsoft 365 đọc đáo
Kích hoạt Reading Pane – tính năng xem trước trong Outlook để bạn có thể trả lời email mà không cần phải mở chúng.
Reading Pane cho phép bạn xem trước nội dung của email, có thể nhấn Trả lời và gửi phản hồi ngay trong cửa sổ chính của Outlook. Kết hợp tính năng này với Conversations View – chế độ xem cuộc hội thoại để bạn có thể trả lời email một cách nhanh chóng hơn. Bạn sẽ không cần phải mở nhiều cửa sổ khác nhau cho mỗi thư.
Làm việc ngoại tuyến và tự động cập nhật thay đổi
Bộ lưu trữ OneDrive của bạn tự động đồng bộ với thiết bị, cho phép bạn có khả năng làm việc ngoại tuyến trực tiếp trên các tệp. Ngay khi bạn kết nối lại với Internet, phiên bản mới sẽ tự động được tải lên OneDrive. Các phiên bản mới cũng sẽ được đồng bộ và gửi đến bất kỳ thiết bị được kết nối nào khác.
Khả năng đồng bộ làm việc cả offline và online giúp bạn trở nên linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào mạng internet trong những tình huống cụ thể.
Tự sắp xếp hộp thư đến email
Tính năng Clutter của Microsoft tự động áp dụng các quy tắc hộp thư của bạn để sắp xếp email một cách tự động, giữ cho những email có mức độ ưu tiên cao được hiển thị đầu tiên. Những email khác sẽ tự động được chuyển đến thư mục Clutter để bạn có thể xem sau.
Với vai trò là nhà phân phối Microsoft 365 tại Việt Nam uy tín, chuyên nghiệp, Mstar Corp sẽ tư vấn và tùy chỉnh gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, chúng tôi còn thực tế triển khai gói Microsoft 365 tại doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa toàn bộ tính năng và hiệu quả của từng ứng dụng trong gói Microsoft 365.
