Đa nhiệm là kỹ năng cần thiết trong thế giới công nghệ ngày nay, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh và làm việc văn phòng. Thực hiện đa nhiệm đúng cách không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu stress và tiết kiệm thời gian. Với sự hỗ trợ của Microsoft 365 và Edge, việc thực hiện đa nhiệm trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu về bài viết dưới đây để có thêm thông tin bổ ích về đa nhiệm, tính năng của Microsoft 365 và Edge.
I. Giới thiệu về đa nhiệm và tính năng của Microsoft 365 và Edge
1.1. Tại sao đa nhiệm quan trọng trong công việc
Đa nhiệm là khả năng thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc, đây là một kỹ năng quan trọng trong công việc hiện nay. Trong khi thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc, người dùng cần phải tập trung để không bị phân tâm và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Đa nhiệm giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất trong công việc, đặc biệt là khi sử dụng các ứng dụng như Microsoft 365 và Edge. Với tính năng đa nhiệm của các ứng dụng này, người dùng có thể mở nhiều tài liệu, trình duyệt và ứng dụng cùng lúc trên một màn hình và thực hiện các tác vụ một cách hiệu quả hơn.
1.2. Microsoft 365 và Edge là gì và có những tính năng gì liên quan đến đa nhiệm?
Microsoft 365 là một bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến, bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Các ứng dụng này được tích hợp sẵn trên đám mây và có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.
Microsoft Edge là một trình duyệt web được phát triển bởi Microsoft và được tích hợp sẵn trên các hệ điều hành của Microsoft, bao gồm Windows 10, Xbox One và Windows 11. Trình duyệt này được thiết kế để có thể hoạt động tốt trên các thiết bị cảm ứng, với tính năng đa nhiệm mạnh mẽ.
Cả Microsoft 365 và Edge đều có những tính năng liên quan đến đa nhiệm, bao gồm:
- Tính năng “Pin Tab” trên trình duyệt Edge: Tính năng này cho phép người dùng ghim tab của một trang web trên trình duyệt, giúp tránh tình trạng đóng tab không cẩn thận hoặc tình trạng bị đóng khi khởi động lại trình duyệt. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi phải mở lại các trang web quan trọng.
- Tính năng “AutoSave” trên Microsoft 365: Tính năng này cho phép người dùng lưu trữ và cập nhật tài liệu trực tuyến trên OneDrive hoặc SharePoint, giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác và làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu từ nhiều thiết bị khác nhau. Tính năng này cũng giúp người dùng tự động lưu các thay đổi khi làm việc, tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
- Tính năng “Co-authoring” trên Microsoft 365: Tính năng này cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một tài liệu Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint cùng một lúc. Người dùng có thể xem những thay đổi được thực hiện bởi người khác, đồng thời có thể đánh dấu những phần cần sửa đổi, thảo luận trực tuyến và nhận thông báo về các sự thay đổi trên tài liệu. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhóm.
- Tính năng “My Day” trên Microsoft To Do: Tính năng này cho phép người dùng tạo danh sách công việc hàng ngày, ghi nhớ các việc cần làm và lập kế hoạch cho ngày tiếp theo. Người dùng có thể sử dụng tính năng này để theo dõi tiến độ công việc, giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành công việc đúng hạn.
II. Cách thực hiện đa nhiệm với Microsoft 365 và Edge
2.1. Cách mở nhiều tài liệu hoặc tab trên Edge cùng lúc
Để mở nhiều tài liệu hoặc tab trên Edge cùng lúc, người dùng có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Mở trình duyệt Edge lên và truy cập vào trang web mong muốn.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + T” hoặc nhấp vào biểu tượng “+” trên thanh công cụ để mở tab mới.
Bước 3: Lặp lại Bước 2 để mở nhiều tab trên Edge cùng lúc.
Bước 4: Chuyển đổi giữa các tab bằng cách nhấp vào tab tương ứng hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + Tab” hoặc “Ctrl + Shift + Tab” để di chuyển giữa các tab.
2.2. Cách sử dụng tính năng phân chia màn hình trên Windows để đồng thời làm việc trên nhiều ứng dụng Microsoft 365
Để sử dụng tính năng phân chia màn hình trên Windows để đồng thời làm việc trên nhiều ứng dụng Microsoft 365, người dùng có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft 365 cần sử dụng.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím “Windows” + phím mũi tên trái hoặc phải để phân chia màn hình thành 2 phần bằng nhau.
Bước 3: Chọn ứng dụng Microsoft 365 muốn sử dụng trên một nửa màn hình.
Bước 4: Lặp lại Bước 3 để sử dụng ứng dụng Microsoft 365 khác trên phần còn lại của màn hình.
2.3. Cách sử dụng tính năng Task View để quản lý nhiều tác vụ trên một màn hình
Task View là tính năng trên Windows 10 cho phép người dùng xem tất cả các tác vụ đang chạy trên một màn hình và chuyển đổi giữa chúng một cách dễ dàng. Để sử dụng tính năng Task View, người dùng có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím “Windows” + “Tab” để mở Task View.
Bước 2: Nhấp vào tác vụ muốn chuyển đổi hoặc sử dụng phím mũi
Bước 3: Nếu muốn thêm một tác vụ mới, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím “Windows” + “Ctrl” + “D” để tạo một màn hình mới và mở một ứng dụng khác trên màn hình đó.
Bước 4: Nếu muốn đóng một tác vụ, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím “Windows” + “Ctrl” + “F4”.
Bước 5: Nếu muốn đóng một màn hình Task View, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím “Windows” + “Tab” hoặc “Alt” + “F4”.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng Snap Assist để tự động phân chia màn hình thành các khu vực tương ứng với ứng dụng đang sử dụng. Để sử dụng tính năng Snap Assist, người dùng có thể kéo và thả các cửa sổ của ứng dụng vào các khu vực trống trên màn hình.
III. Lợi ích của việc thực hiện đa nhiệm với Microsoft 365 và Edge
3.1. Tăng hiệu suất làm việc
Việc thực hiện đa nhiệm với Microsoft 365 và Edge giúp tăng hiệu suất làm việc bằng cách cho phép người dùng xử lý nhiều tác vụ cùng một lúc. Nếu bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ mà không sử dụng đa nhiệm, thì có thể sẽ tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ đó. Bằng cách thực hiện đa nhiệm, bạn có thể đạt được nhiều kết quả trong thời gian ngắn hơn, giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian hoàn thành tác vụ.
3.2. Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất
Việc sử dụng Microsoft 365 và Edge để thực hiện đa nhiệm giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Bằng cách đồng thời làm việc trên nhiều tài liệu hoặc tab trên Edge, bạn có thể tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các ứng dụng và tránh phải tìm kiếm lại các tài liệu. Nếu bạn sử dụng tính năng phân chia màn hình trên Windows để đồng thời làm việc trên nhiều ứng dụng Microsoft 365, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tăng năng suất bằng cách tránh phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và thực hiện nhiều tác vụ trên cùng một màn hình.
3.3. Giảm stress và tăng sự tập trung
Thực hiện đa nhiệm có thể giảm stress và tăng sự tập trung. Khi bạn chỉ tập trung vào một tác vụ trong một khoảng thời gian dài, bạn có thể trở nên mệt mỏi và không tập trung. Bằng cách đồng thời làm việc trên nhiều tác vụ, bạn có thể giữ được tinh thần sảng khoái và tập trung tốt hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thực hiện quá nhiều tác vụ cùng một lúc có thể làm giảm hiệu quả làm việc, do đó bạn nên quản lý thời gian và tác vụ một cách hợp lý.
Cả Microsoft 365 và Edge đều cung cấp những tính năng hữu ích để thực hiện đa nhiệm, từ việc mở nhiều tài liệu và tab trên trình duyệt đến phân chia màn hình và quản lý nhiều tác vụ trên một màn hình. Với sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ này, người dùng sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Nếu bạn muốn triển khai giải pháp Microsoft 365 cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với Mstar Corp – đối tác chiến lược tin cậy của Microsoft tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những giải pháp tối ưu nhất để giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
