Trong thời đại công nghệ, Microsoft Word là một công cụ không thể thiếu cho công việc và học tập, nhưng đã thực sự tận dụng hết các tính năng của nó chưa? Bài viết này sẽ giới thiệu những thủ thuật trong Word giúp làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn. Từ các phím tắt tiện lợi, cách tạo mục lục tự động, đến những mẹo bảo mật tài liệu, mỗi thủ thuật đều sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc. Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu những thủ thuật qua bài viết này.
Lợi ích của việc biết các thủ thuật trong Microsoft Word
Biết các thủ thuật trong Word mang lại nhiều lợi ích lớn cho người dùng, đặc biệt khi phải làm việc với tài liệu văn bản dài, phức tạp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể của việc nắm vững các mẹo và thủ thuật trong Word:
- Tiết kiệm thời gian: Các phím tắt và công cụ tự động trong Word giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt là khi phải xử lý khối lượng lớn văn bản. Thay vì phải thao tác nhiều bước bằng chuột, có thể sử dụng các phím tắt để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tăng hiệu quả công việc: Biết cách sử dụng thủ thuật trong Word giúp làm việc thông minh hơn. Các tính năng như mục lục tự động, tìm kiếm và thay thế, hay chuyển đổi văn bản thành bảng giúp tổ chức tài liệu khoa học, dễ quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm thiểu sai sót: Các tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp giúp phát hiện lỗi trước khi gửi tài liệu cho người khác, đảm bảo tính chính xác và tránh những sai sót không đáng có. Ngoài ra, các tính năng tự động như căn chỉnh đoạn văn và sắp xếp mục lục giúp giảm thiểu lỗi định dạng.
- Phát triển kỹ năng tin học văn phòng: Việc nắm vững các mẹo trong Word cũng là cách để phát triển kỹ năng tin học văn phòng – một kỹ năng cơ bản và rất được đánh giá cao trong môi trường làm việc hiện đại. Điều này có lợi thế hơn khi ứng tuyển vào các vị trí đòi hỏi kỹ năng máy tính và tăng cơ hội thăng tiến trong công việc.
Thủ thuật trong word giúp nâng cao khả năng tin học văn phòng (Nguồn: Internet)
14 thủ thuật trong Word khi soạn thảo văn bản
Microsoft Word là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong học tập và công việc. Tuy nhiên, có rất nhiều tính năng và thủ thuật trong Word mà không phải ai cũng biết. Dưới đây là một số thủ thuật:
Chuyển chữ thường sang chữ viết hoa
Với Microsoft Word, người dùng có thể chuyển đổi kiểu chữ thường sang chữ hoa hay ngược lại một cách nhanh chóng và đơn giản. Để thực hiện thủ thuật này, tô đen dòng văn bản muốn thay đổi kiểu chữ. Trên giao diện Word, tiếp tục chọn Home, cuối cùng bấm vào Font để chọn kiểu chữ muốn sử dụng:
- Sentence case: Kiểu này sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên trong câu, còn lại sẽ là chữ thường.
- lowercase: Lựa chọn này sẽ chuyển tất cả các chữ cái trong văn bản đã chọn thành chữ thường.
- UPPERCASE: Tất cả các chữ cái sẽ được chuyển thành chữ hoa.
- Capitalize Each Word: Kiểu này sẽ viết hoa chữ cái đầu của từng từ, còn lại sẽ là chữ thường.
- tOGGLE cASE: Một lựa chọn khá độc đáo, chữ cái đầu của từng từ sẽ được viết thường, còn các chữ cái còn lại sẽ được viết hoa.
Dịch văn bản tự động bằng Microsoft Translation
Mở file Word > Tô đen dòng chữ hoặc từ cần dịch > Chọn thẻ Review > Ở mục Language > Nhấn vào Translate
Trong đó:
- Translate Document: Dịch toàn văn bản
- Translate Selected Text: Dịch đoạn text đã chọn
- Mini Translator: Mở cửa sổ dịch nhanh trong Word
Dịch văn bản tự động trong Word (Nguồn: Internet)
Gõ văn bản ở bất kỳ vị trí nào
Để gõ được văn bản mà không phải ở đầu mỗi hàng thì chúng ta thường hay dùng phím cách để di chuyển đến. Đó là nhấp 2 lần chuột vào bất kỳ chỗ nào trên trang Word, con trỏ chuột sẽ hiển thị ở vị trí đó và có thể gõ văn bản tại đó.
Thêm giờ và ngày hiện tại vào Word
Mở thẻ Insert > Ở mục Text > Chọn Date and Time > Hộp thoại Date and Time hiện lên > Chọn định dạng ngày giờ muốn thêm vào > Nhấn OK.
Để cập nhật ngày và giờ chỉ cần nhấn chuột trái vào ngày giờ đã tạo và chọn Update hoặc nhấn F9.
Chụp màn hình (Screenshoot) với Word
Mở file Word > Chọn thẻ Insert > Ở mục Illustrations > Chọn Screenshoot > Chọn Screen Clipping >Nhấn chuột trái vào màn hình.
Sau khi chụp xong chỉ cần vào lại thẻ Insert > Mục Illustrations > Nhấn vào Screenshot và chọn hình vừa chụp.
Mở 2 file Word trong cùng một màn hình
Đối với File Word có sẵn dưới thanh taskbar thì thực hiện như sau: Mở trước 1 file Word muốn mở > Nhấn giữ Shift + nhấp chuột trái vào biểu tượng Word dưới thanh Taskbar.
Đối với File Word có sẵn trên màn hình Desktop thực hiện như sau: Mở trước 1 file Word muốn mở > Thu nhỏ màn hình file Word đó lại > Nhấp 2 lần chuột trái vào file Word có trên Desktop.
Tùy chỉnh front chữ
Để chỉnh sửa, người dùng chỉ cần mở file Word muốn chỉnh sửa và tô đen phần văn bản muốn đổi kiểu chữ hoặc định dạng. Trên thẻ Home, bấm chọn phần Font và nhấn vào mũi tên chéo xuống. Lúc này một hộp thoại mới sẽ mở ra, người dùng chỉ cần chỉnh sửa theo ý muốn và nhấn OK để lưu kết quả chỉnh sửa.
Đặt front chữ mặc định
Để đặt một font chữ làm mặc định, người dùng cần mở một văn bản Word, sau đó truy cập vào menu Format > chọn Font. Tại đây, người dùng chọn kiểu font chữ muốn đặt làm mặc định và nhấp chọn Default > sau đó chọn Yes.
Tính toán trên Word
Mở thanh công cụ và chọn tab Layout. Sau đó, điều hướng đến tùy chọn Formula. Trong hộp thoại mới xuất hiện, người dùng nhập công thức product(left) tại ô Formula, tại ô Number format, nhập #,##0. Cuối cùng, nhấn vào nút OK để hoàn tất. Kết quả của phép tính sẽ được tự động tính toán và hiển thị ngay trong trang Word.
Cách tính toán trong Word (Nguồn: Internet)
Tự động lưu dữ liệu khi đang soạn thảo trên Word
Trên menu Tool, chọn Options, sau đó nhấn vào thẻ Save và tích vào ô Save AutoRecover info every. Thời gian Word tự động lưu dữ liệu là 10 phút, tuy nhiên người dùng có thể tùy chỉnh khoảng thời gian này theo nhu cầu cá nhân.
Kiểm tra chính tả trong bài soạn thảo
Đầu tiên, trên file Word, người dùng chọn mục More và sau đó chọn Options. Trong phần tiếp theo, chọn mục Proofing. Tiếp đó, tick vào hộp kiểm Check spelling as you type và nhấn OK để xác nhận.
Cuối cùng, sao chép đoạn văn bản muốn kiểm tra và dán vào trang Word đang mở. Đoạn văn bản có từ sai chính tả sẽ được đánh dấu bằng dòng gạch dưới màu đỏ, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sửa lại.
Chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên Word
Mở file Word mới > Vào thẻ File > Chọn Open > Chọn file PDF cần sửa đổi > Lúc này Word sẽ thông báo cần mở 1 file Word mới > Chọn OK > Thực hiện chỉnh sửa trực tiếp trên Word.
Lưu ý: Sau khi chỉnh sửa xong hãy lưu file dưới dàng PDF và đổi tên file.
Ẩn nội dung bài văn bản
Mở file Word > Tô đen chữ, ký tự hay đoạn văn bản muốn giấu > Vào thẻ Home > Ở mục Font nhấn vào dấu mũi tên chéo xuống > Ở cửa sổ hiện lên chọn thẻ Font > Chọn Hidden > Nhấn OK. Để bỏ ẩn nội dung chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.
Hiển thị ký tự bị ẩn
Mở file Word cần hiện các lệnh tab, enter hay ngắt dòng > Chọn thẻ File > Chọn Option > Ở mục Display > Phần Alway show these formatting marks on the screen > Tích chọn Show all formatting marks.
Các phím tắt trong Word
Sử dụng phím tắt trong Microsoft Word là cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh chóng hơn. Dưới đây là những phím tắt thông dụng nhất giúp bạn thao tác dễ dàng:
Phím tắt cơ bản
Ctrl + C: Sao chép văn bản
Ctrl + X: Cắt văn bản
Ctrl + V: Dán văn bản
Ctrl + Z: Hoàn tác (Undo)
Ctrl + Y: Làm lại (Redo)
Ctrl + A: Chọn tất cả nội dung
Ctrl + S: Lưu tài liệu
Phím tắt trong Word định dạng văn bản
Ctrl + B: In đậm văn bản
Ctrl + I: In nghiêng văn bản
Ctrl + U: Gạch chân văn bản
Ctrl + Shift + >: Tăng cỡ chữ
Ctrl + Shift + <: Giảm cỡ chữ
Ctrl + Shift + K: Chuyển sang chữ viết hoa nhỏ (Small Caps)
Phím tắt trong Word căn chỉnh văn bản
Ctrl + L: Căn trái
Ctrl + R: Căn phải
Ctrl + E: Căn giữa
Ctrl + J: Căn đều
Phím tắt trong Word hữu ích khác
Ctrl + H: Tìm và thay thế
Ctrl + K: Thêm hyperlink
Ctrl + Enter: Chèn trang mới
Ctrl + P: Mở cửa sổ in
Phím tắt trong Word kiểm tra chính tả và ngữ pháp
F7: Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Shift + F7: Mở từ điển đồng nghĩa (Thesaurus)
Mstar Corp cung cấp các gói dịch vụ Microsoft 365
Mstar Corp cung cấp và triển khai các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực, Mstar Corp trở thành Solutions Partner for Modern Work của Microsoft tại Việt Nam. Mstar cam kết cung cấp phần mềm bản quyền chính hãng, giúp hạn chế các rủi ro về dữ liệu cho khách hàng. Đồng thời, mang đến quy trình tư vấn, tùy chỉnh và triển khai gói Microsoft 365 chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Lời kết
Trên đây là những thủ thuật trong Word giúp làm việc hiệu quả hơn. Những mẹo này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tài liệu của trông chuyên nghiệp hơn. Hãy thử áp dụng và tận dụng tối đa các tính năng của Word để nâng cao hiệu suất làm việc. Doanh nghiệp có thể liên hệ Mstar Corp để được tư vấn và tùy chỉnh gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
