Quản lý tác vụ và dự án hiệu quả là yếu tố quan trọng, đảm bảo sự thành công của mọi tổ chức. Để đáp ứng nhu cầu này, Bitrix24 đã trở thành một giải pháp đáng tin cậy, mang đến khả năng quản lý tác vụ và dự án tối ưu cho các doanh nghiệp nơi trên thế giới. Mstar Corp sẽ hướng dẫn quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24 từ A-Z trong bài viết dưới đây.
Quản lý tác vụ là gì?
Task Management (Quản lý tác vụ) trong dự án là việc theo dõi chặt chẽ tiến độ từ khởi tạo đến hoàn thành, với lịch trình cụ thể. Quy trình này yêu cầu nhà quản lý dự án tuân theo các bước đặt ra để giám sát toàn bộ khía cạnh của tác vụ. Điều này bao gồm việc lập danh sách công việc, phân công nhiệm vụ, kế hoạch thời gian thực hiện và hoàn thành, xác định tác vụ phụ thuộc, ưu tiên và theo dõi tiến độ.
Tại sao nên quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24?
- Bitrix24 – Phần mềm quản lý tác vụ phổ biến, miễn phí và linh hoạt. Có sẵn trên Đám mây hoặc Tự lưu trữ. Dễ dàng tạo tài khoản trong 30 giây, hỗ trợ tối đa 12 người dùng miễn phí và cung cấp 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây. Hơn 35 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp và dự án.
- Bitrix24 độc đáo với tính năng lập kế hoạch thời gian và theo dõi thời gian. Quản lý thời gian làm việc cho từng nhiệm vụ hoặc dự án và theo dõi thời gian thực tế đã sử dụng.
- Phần mềm tương thích đa dạng, hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý dự án như agile, scrum, Kanban, waterfall và nhiều hơn nữa. Các tính năng khác bao gồm nhóm làm việc, trò chuyện nhóm, cuộc gọi, hội nghị truyền hình, lịch chia sẻ, tạo nhiệm vụ từ email, nhiệm vụ định kỳ, mẫu nhiệm vụ và nhiều vai trò khác nhau. Bitrix24 sẽ là người đồng hành hoàn hảo trong việc quản lý tác vụ và dự án của bạn.
Tại sao nên quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24? (Nguồn: Internet)
Vai trò phần quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24
Trong Bitrix24, mỗi tác vụ có thể có nhiều người thực hiện, mỗi người đảm nhận một vai trò và quyền truy cập cụ thể:
- Người chịu trách nhiệm: Người chịu trách nhiệm là người chủ trì thực hiện và hoàn thành toàn bộ tác vụ. Họ có quyền kiểm soát và quản lý tất cả các khía cạnh của tác vụ, từ đầu đến cuối.
- Người tham gia: Người tham gia thường là những thành viên trong nhóm hỗ trợ người chịu trách nhiệm. Họ giúp đỡ và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo tác vụ diễn ra suôn sẻ.
- Người quan sát: Người quan sát có vai trò giám sát tiến độ và hoạt động của tác vụ. Họ không tham gia thực hiện mà tập trung vào việc theo dõi và can thiệp khi cần thiết để đảm bảo tác vụ được thực hiện hiệu quả.
Với sự phân chia rõ ràng về vai trò và quyền truy cập này, Bitrix24 giúp quản lý tác vụ và dự án trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Vai trò phần quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24 (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24 từ A-Z
Cách xem tất cả tác vụ đang tham gia trên Bitrix24
- Bước 1: Nhấp vào mục danh sách tác vụ.
- Bước 2: Trong phần “Tất cả”, bạn sẽ có thể xem tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã tham gia.
- Bước 3: Sử dụng các bộ lọc nhanh được đặt ở phía trên cùng của trang – bao gồm “Đang thực hiện”, “Hỗ trợ”, “Đặt theo tôi” và “Theo dõi” – để hiển thị các nhiệm vụ tùy theo vai trò của bạn. Điều này bao gồm Người chịu trách nhiệm, Người tham gia, Người tạo hoặc Người quan sát.
Cách xem các tác vụ trên Bitrix24 (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn xem tất cả các tác vụ được tạo trên Bitrix24
Quản trị viên và người đứng đầu công ty có khả năng xem tất cả các tác vụ được tạo bởi bất kỳ người dùng nào thông qua việc sử dụng một bộ lọc đã được cấu hình sẵn.
- Bước 1: Truy cập mục “Nhiệm vụ”, sau đó chọn “Tất cả”.
- Bước 2: Nhấp vào thanh tìm kiếm và chọn “Thêm trường”, sau đó chọn “Tham số tác vụ”.
- Bước 3: Chọn tùy chọn “Hiển thị tác vụ tôi không tham gia” và nhấp vào “Tìm kiếm”.
Ngoài ra, quản trị viên cũng có khả năng xem các tác vụ của người dùng bằng cách mở trang hồ sơ của họ trong phần “Nhiệm vụ”. Một giám sát viên của bộ phận cũng có khả năng xem các nhiệm vụ của các cấp dưới của họ thông qua phần “Giám sát”. Tất cả những điều này đều giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các tác vụ một cách hiệu quả và chính xác.
Thay đổi người chịu trách nhiệm với nhiều tác vụ
Những tình huống cần giao tác vụ khi người có trách nhiệm không thể thực hiện, như khi họ đang trong kỳ nghỉ hoặc bị sa thải, có thể được dễ dàng thực hiện bởi cả quản trị viên và người giám sát.
- Bước 1: Mở trang hồ sơ của nhân viên: Truy cập hồ sơ của nhân viên cần thay đổi người có trách nhiệm.
- Bước 2: Trong trang hồ sơ, chọn mục “Tác vụ”.
- Bước 3: Dựa vào danh sách các tác vụ, chọn tác vụ mà bạn muốn giao cho người khác.
- Bước 4: Tại giao diện tác vụ, chọn “Thay đổi người có trách nhiệm” từ danh sách hành động có sẵn.
- Bước 5: Từ danh sách người dùng, chọn người có trách nhiệm mới để thực hiện tác vụ này.
- Bước 6: Bấm “Áp dụng” để hoàn tất việc thay đổi người có trách nhiệm và giao tác vụ.
Cách thay đổi người chịu trách nhiệm trên Bitrix24 (Nguồn: Internet)
Đính kèm tệp tin vào tác vụ
- Bước 1: Tạo tác vụ và đính kèm tệp: Khi bạn đang tạo một tác vụ, bạn có thể nhấp vào nút tương ứng để đính kèm tệp. Điều này cho phép bạn gắn kết tệp liên quan trực tiếp vào tác vụ, giúp tiện theo dõi và quản lý thông tin.
- Bước 2: Đính kèm tập tin vào bình luận: Nếu bạn muốn bổ sung tệp vào bình luận của mình trong quá trình làm việc, bạn cũng có thể làm điều này. Khi viết bình luận, bạn sẽ thấy biểu tượng đính kèm tệp, từ đó bạn có thể chọn và tải lên tập tin cần thiết.
Từ việc xem và phân chia tác vụ cho đến giám sát tiến độ và theo dõi chỉ số hiệu suất, Bitrix24 mang đến giải pháp toàn diện cho nhu cầu quản lý tác vụ và dự án của doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Mstar Corp để được tư vấn cách triển khai giải pháp chuyển đổi số hợp nhất dựa trên nền tảng Bitrix24 phù hợp nhất, giải quyết các khó khăn của doanh nghiệp.
