Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc quản lý lịch hẹn và cuộc họp một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì sự chuyên nghiệp và tối ưu hóa thời gian. Microsoft Bookings xuất hiện như một giải pháp toàn diện, giúp các doanh nghiệp tự động hóa quá trình đặt lịch, quản lý cuộc hẹn và tương tác với khách hàng. Vậy Microsoft Bookings là gì? Những tính năng nổi bật nào giúp công cụ này trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp? Hãy cùng Mstar Corp khám phá trong bài viết dưới đây.
Microsoft Bookings là gì?
Microsoft Bookings là ứng dụng lịch trình online trong bộ công cụ Microsoft 365, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và sắp xếp thời gian họp bằng cách truy cập trực tiếp vào lịch của nhân viên. Microsoft Bookings cho phép người dùng quản lý lịch trình trong một ứng dụng duy nhất, tạo cầu nối hiệu quả giữa quản lý và nhân viên.
Microsoft Bookings là gì? (Nguồn: Internet)
Tính năng của Microsoft Bookings
Đối với nhân viên
- Tạo lịch hẹn trước: Nhân viên có thể dễ dàng tạo lịch trước cho các cuộc hẹn và dễ dàng theo dõi lịch làm việc của bản thân và đồng nghiệp, giúp bạn dễ dàng sắp xếp lịch hẹn để phối hợp công việc thuận lợi hơn.
- Thiết lập mẫu cuộc hẹn: Người dùng có thể thiết lập mẫu cuộc hẹn với thông tin chi tiết như tiêu đề, mô tả, và gửi thông báo xác nhận cho người tham dự.
- Tùy chọn tham gia: Người tổ chức cuộc hẹn có thể tùy chọn cho phép người tham dự tham gia từ thiết bị di động, hoặc gửi xác nhận qua tin nhắn văn bản/email.
- Tạo cuộc hẹn mới: Nhân viên có thể tạo các cuộc hẹn mới một cách dễ dàng và nhanh chóng, chọn mẫu cuộc hẹn phù hợp và thiết lập cuộc hẹn là họp Teams hoặc họp trực tiếp.
Tính năng của Microsoft Bookings đối với nhân viên (Nguồn: Internet)
Đối với người tham dự cuộc hẹn
- Tham gia từ nhiều thiết bị: Người tham dự có thể tham gia cuộc hẹn online thông qua thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho người tham dự.
- Tùy chọn các tính năng trong cuộc họp: Microsoft Bookings cho người dùng tùy chọn bật/tắt âm thanh và video, giúp người tham dự tạo nên trải nghiệm cuộc họp hiệu quả hơn.
Thành phần chính của Microsoft Bookings
Microsoft Bookings được cấu thành từ 3 thành phần chính sau:
- Trang đặt lịch online: Microsoft Bookings là nơi khách hàng tương tác tự đặt lịch hẹn với nhân viên tương ứng trên bất kỳ thiết bị nào, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động. Trang đặt lịch online này có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp vào website của doanh nghiệp.
- Quản lý cuộc hẹn online: Người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý cuộc hẹn, xây dựng lịch làm việc của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp có thể định rõ dịch vụ và mức phí ngay trang đặt hẹn, ghi lại các yêu thích của khách hàng và điều chỉnh dịch vụ.
- Ứng dụng di động: Microsoft Bookings sở hữu cả bản ứng dụng di động, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, quản lý lượt đặt chỗ và cung cấp thông tin mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối Internet.
Thành phần chính của Microsoft Bookings (Nguồn: Internet)
Điểm nổi bật của Microsoft Bookings
Tương thích đa dạng ngành nghề
Khi khởi tạo Bookings cho một tổ chức hoặc bộ phận, người dùng sẽ được hướng dẫn để chọn một trong những ngành doanh nghiệp như: Chăm sóc sức khỏe, Kinh doanh, Giáo dục, Tuyển dụng,… Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng với các mẫu email và cuộc hẹn được tùy chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp với ngành nghề cụ thể. Đối với các doanh nghiệp không thuộc những ngành đã liệt kê, tùy chọn “Khác” sẽ mang lại một trải nghiệm chung, linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu.
Không giới hạn lịch hẹn
Người dùng có thể cân nhắc việc gửi email đặt trước từ tổ chức tổng thể hay từ một bộ phận cụ thể để tăng tính chuyên nghiệp và ý nghĩa đối với người tham dự. Tổ chức lớn có thể thiết lập nhiều lịch đặt trước cho các phòng ban khác nhau, với mỗi lịch chứa tối đa 40 nhân viên, giúp phân bổ công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Biểu mẫu đơn giản
Microsoft Bookings cung cấp các biểu mẫu đơn giản, thêm người tham dự và tùy chọn thêm các ghi chú nội bộ cùng các lời nhắc khác nhau cho người dự và nhân viên. Các loại Cuộc hẹn khác nhau được tạo sẵn giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng. Mỗi lần chọn loại Cuộc hẹn cho một đặt phòng, thông tin chi tiết như chỉ đường đậu xe và các chi tiết chuẩn bị cuộc hẹn sẽ tự động được gửi qua email cho người dự.
Biểu mẫu đơn giản (Nguồn: Internet)
Tham dự không cần tài khoản Teams
Người tham dự sẽ nhận được liên kết vào cuộc họp Teams thông qua email hoặc sự kiện lịch liên quan đến việc đặt trước của cá nhân. Trên máy tính để bàn, người dùng có thể tham gia trên web hoặc tải xuống ứng dụng Teams. Dù tham gia với tư cách là khách hay thành viên (có tài khoản), mọi người đều có thể truy cập vào cuộc họp một cách dễ dàng và thuận tiện.
Microsoft Bookings là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý lịch hẹn và cuộc họp một cách hiệu quả. Với những tính năng vượt trội như trang đặt lịch online, giao diện quản lý dễ sử dụng, và ứng dụng di động tiện lợi, Microsoft Bookings giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
Để trải nghiệm đầy đủ các tính năng của Microsoft Bookings và nhiều công cụ hữu ích khác trong gói Microsoft 365, hãy liên hệ với Mstar Corp – Solutions Partner của Microsoft tại Việt Nam. Mstar Corp cung cấp các gói Microsoft 365 bản quyền với mức giá tốt nhất, cùng đội ngũ chuyên viên hỗ trợ triển khai và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.
